Een aanbesteding is veel meer dan een formeel proces.

Bij een aanbesteding ga je vaak zonder elkaar écht te kennen de samenwerking aan. Maar het is natuurlijk wel de bedoeling dat dit het begin is van een duurzame en succesvolle relatie. Hoe zorg je daarvoor? Wat kun je als aanbestedende organisatie doen om je zo goed mogelijk voor te bereiden? In deze blogreeks helpt AFAS je op weg door kennis, ervaringen en tips te delen. In aflevering 1: Consultancy Manager Robin Bosma over trouwen op het eerste gezicht. 

Trouwen op het eerste gezicht, waar hebben we dat eerder gezien…

Robin: ‘Komt bekend voor, hè? Tijdens de kick-off van een project stel ik vaak de vraag: wie kijkt weleens Married at first sight? De groep is dan meestal verdeeld. De helft kijkt het ‘weleens’, de andere helft niet - of durft het niet toe te geven. Het is tenslotte niet bepaald televisie voor de fijnproever. Voor de niet-kijkers een korte uitleg: in het programma ontmoeten koppels elkaar voor het eerst op hun bruiloft. Daarna volgen de huwelijksnacht en de huwelijksreis. Inderdaad, het is precies zoals de naam suggereert: trouwen op het eerste gezicht.’ 

Waarom stel je deze vraag tijdens de kick-off van een project?

‘Ik hoorde het je al denken. Omdat ons werk eigenlijk op hetzelfde neerkomt: trouwen op het eerste gezicht. Als Consultancyteam Overheid & Onderwijs implementeren we zo’n 30 tot 40 aanbestedingen per jaar. We verzorgen implementaties binnen de overheid en het onderwijs. Denk hierbij aan veiligheidsregio’s, gemeenten, mbo’s en universiteiten. Zodra onze collega’s van sales een aanbesteding winnen, ontvangen wij de sleutels en mogen we samen met de klant aan de slag. Net zoals de dappere koppels uit Married at first sight kennen wij de klant echter nog nauwelijks. En zij ons ook niet. We hebben elkaars ‘Tinderprofiel’ (lees: aanbestedingsstukken) doorgenomen en misschien een paar ‘blind dates’ gehad (lees: nota’s van inlichtingen), maar we hebben elkaar nog niet echt ontmoet. Toch stappen we voor jaren met elkaar het huwelijksbootje in.’

Dat klinkt spannend en uitdagend

‘Dat is het ook. Juist omdat de relatie en elkaars cultuur écht begrijpen een cruciale succesfactor is van een implementatie. Als ik naar onszelf kijk: om een goede implementatie door te voeren bij onze klant moeten we de klantorganisatie kennen en om onze software goed te begrijpen moet de klant ook onze organisatie en visie begrijpen. Aanbesteden is een bijzondere manier van inkopen en samenwerken. Je kent elkaar nog niet goed, maar als een project eenmaal start beland je samen in een snelkookpan. Dan komt het moment dat de sluier omhoog gaat. Valt het mee? Valt het tegen? Begrijpt de klant onze aanpak? En weten wij echt wat zij nodig hebben? De wittebroodsweken zijn voorbij; nu begint het echte werk. Dat is anders dan een offertetraject, waarbij beide partijen zich eerst zowel inhoudelijk als cultureel in elkaar verdiepen. Je kunt dan goed onderzoeken: passen we bij elkaar? Bij een aanbesteding zijn er vaste en vrij formele momenten waarbij de partijen informatie met elkaar uitwisselen, maar dat is het. Daarna ga je met elkaar de diepte in en moet maar blijken wat voor vlees je in de kuip hebt.’

Je hoopt natuurlijk dat daarop volgt: ‘En ze leefden nog lang en gelukkig’. Hoe kun je de kans daarop vergroten?

‘Het belangrijkste is dat je op een snelle manier goed met elkaar kennismaakt, want de uitdagingen liggen direct op je te wachten. Door de jaren heen hebben we hier veel ervaring mee opgedaan. We halen bijvoorbeeld zo snel mogelijk de hele projectgroep van de klant naar ons kantoor in Leusden, en we laten zo snel mogelijk onze mensen rondleiden bij de klant. Natuurlijk lopen we altijd tegen verschillen aan: verwachtingen, interpretaties, visies. Meestal weten we die snel te overbruggen en ontstaat er begrip. Maar er blijven altijd dingen die je achteraf eerder had willen weten, eerder had willen zeggen – zaken die het begin van de samenwerking makkelijker hadden gemaakt.’

Zoals? Neem ons eens mee in een ideaal aanbestedingstraject?

‘Stap één is vooraf goed nadenken over waar je met je organisatie naartoe wil. Onze applicatie is een middel, niet het doel. Heb je nagedacht over wat je uiteindelijk wil bereiken en welke impact dat heeft op je processen? En in het verlengde daarvan: wat is de verandering die daarbij hoort en hoe ga je die begeleiden? Dat gaat ook over het meekrijgen van je medewerkers. Daarom is het belangrijk om een hoger doel en een stip op de horizon te hebben met de implementatie van een nieuw systeem. Dit zorgt ook voor een duidelijk kader voor alle besluiten die we moeten nemen tijdens de implementatie.’

Wat kun je nog meer doen ter voorbereiding? 

‘Neem je huidige bedrijfsprocessen onder de loep. Hoe zijn ze nu en hoe zouden ze in het ideale plaatje moeten zijn? Ik raad aan om na te denken over principes die wij bij AFAS ook belangrijk vinden. Bijvoorbeeld het standaardiseren van processen, het inrichten van processen vanuit vertrouwen om administratief werk te vereenvoudigen en het doorvoeren van Manager & Employee Self Service. Leg deze principes eens langs de meetlat en bepaal dan of je vandaag al zou moeten beginnen met verandering. Bill Gates heeft daar een treffende quote over: ‘De eerste regel voor het gebruik van technologie in een bedrijf, is dat de automatisering die wordt toegepast op een efficiënte bedrijfsvoering de efficiëntie zal vergroten. De tweede regel is dat automatisering die wordt toegepast op een inefficiënte bedrijfsvoering de inefficiëntie zal vergroten.’ Zo is het precies. Ga er niet van uit dat de verandering een automatisch gevolg is van een systeemimplementatie. Die begint al ver voor de implementatie en werkt ver door na de implementatie.’

Over welke kennis en kunde moet je als aanbestedende partij beschikken?

'Vraag jezelf af in hoeverre je ervaring hebt met projectmatig werken. Een aanbesteding betekent meestal een grote belasting van je organisatie. Je gaat immers samen je bedrijfsvoering opnieuw inrichten. Daar zijn bepaalde competenties voor nodig. Hoe organiseer je projecten van deze omvang? Hoe ga je om met tijd en geld? Die kennis moet je in huis hebben. Dat geldt ook voor de mensen die het beheer gaan doen. Wij geloven: de meest blije klanten zijn de meest zelfstandige klanten. Implementatietrajecten doen we op basis van gelijkwaardigheid. De klantorganisatie zelf zal een grote bijdrage leveren aan het project. Wij nemen dit niet van je over. We vinden het belangrijk dat je weet wat, hoe en waarom het zo is ingericht. Zodat je daarna zelf snelheid kunt maken. Dat betekent dat mensen uit je organisatie betrokken moeten zijn bij de implementatie. Beschik je nog niet over de juiste kennis en competenties? Als je dat van tevoren weet kun je bijschakelen en buiten de deur kijken. In ons partnernetwerk is veel ervaring aanwezig om de klant op het gebied van beheer te begeleiden bij de implementatie.’

Wat zou je organisaties die aan de vooravond staan van een aanbesteding nog willen meegeven?

‘Wees realistisch in wat je uitvraagt. Wij zeggen altijd: na een implementatie volgt niet een punt, maar een komma. Daarmee bedoelen we: na de implementatie begint het pas, want dan kun je gaan doorontwikkelen. Dus vraag niet meteen een droomkasteel uit, want dat is te groot en te veel. Begin met een goede basis, dat wat wij de AFAS-villa noemen. Dan kun je sneller afronden en daarna meters maken met de optimalisatie. Het mooie is dat je met AFAS een applicatie in handen hebt die je zelf goed verder kunt ontwikkelen en beheren. Daarom willen we onze klanten van zoveel mogelijk kennis voorzien.’

In de volgende blogs delen collega’s uit jouw team hun kennis en expertise. Wat hoop je dat deze reeks oplevert? 

‘Deze reeks is bedoeld voor iedereen die via een aanbesteding op zoek is naar een nieuwe samenwerkingspartner. Met de jarenlange ervaring die wij hebben hopen we jullie een geweldige start te geven. Want, anders dan in een echt huwelijk, moet je als aanbestedende klant voor je het weet weer op datingpad…’