Hoe stel je een toekomstgerichte software-aanvraag op?

Bij een aanbesteding ga je vaak zonder elkaar écht te kennen de samenwerking aan. Maar het is natuurlijk wel de bedoeling dat dit het begin is van een duurzame en succesvolle relatie. Hoe zorg je daarvoor? Wat kun je als aanbestedende organisatie doen om je zo goed mogelijk voor te bereiden? In deze blogreeks helpt AFAS je op weg door kennis, ervaringen en tips te delen. In aflevering 2: Salesmanager Non-Profit Erik Bierman over de uitdagingen die komen kijken bij een software-aanvraag en hoe je daarmee om kunt gaan.

Om maar meteen met de potentiële misstappen te beginnen: welke valkuilen zie jij bij organisaties die een aanvraag indienen?

‘Veel organisaties stellen hun aanvraag op vanuit één afdeling. Vaak is dat Finance of HR. Maar software raakt de hele organisatie. Toch kijkt men meestal niet naar het grote geheel. Het contract met de huidige leverancier loopt af, of de software werkt niet goed meer. Dan is er vaak één afdeling die roept: we hebben iets nieuws nodig. Maar er wordt weinig nagedacht over de vraag: waar willen we als organisatie naartoe?

Tegenwoordig is software niet alleen een boekhoudpakket. Het ondersteunt processen door de hele organisatie. Als je wilt dat het nieuwe systeem goed aansluit bij de praktijk, moet je ook meerdere afdelingen betrekken. Vraag jezelf af: wie gaan er allemaal mee werken? Begrijpen zij hoe het systeem werkt? Kunnen zij zelfstandig bij de informatie die ze nodig hebben?’

Hoe helpt AFAS organisaties om vooraf goed te bepalen of de software écht aansluit bij de gewenste situatie?

‘We organiseren vaak verkennende sessies met bijvoorbeeld gemeenten. Daar zitten dan mensen van HR, Finance en Functioneel Beheer aan tafel. Samen kijken we naar wat er nu knelt in de dagelijkse praktijk. Zo ontstaat een duidelijk beeld van wat de organisatie écht nodig heeft. Het helpt als je vooraf in gesprek gaat met collega’s uit verschillende teams. Vraag: wat moet de nieuwe software voor jou oplossen? Als mensen zich gehoord voelen, raken ze meer betrokken. Daardoor verloopt de invoering van het nieuwe systeem veel soepeler. Je voorkomt ook dat je een systeem aanvraagt dat wel ‘nieuw’ oogt, maar in de kern hetzelfde doet als het oude. Dat bedoel ik met ‘oude wijn in nieuwe zakken’. Dan los je weinig op.’

Hoe zou jij dit proces aanvliegen?

‘Breng eerst in kaart waar de pijn zit. Waar lopen de processen stroperig, waar is het inzicht beperkt? En vooral: durf dat bespreekbaar te maken binnen de organisatie. Zeker omdat het gaat om langdurige contracten wil je een toekomstbestendig systeem dat meegroeit en past bij de doelen van je organisatie. Vervolgens is het tijd om de markt te verkennen. Wat kunnen partijen die software leveren ons brengen? Haal het net op en laat je inspireren. Daarna moet je jezelf belangrijke vragen gaan stellen, want dan is het tijd om de opties te toetsen. In deze fase is het slim om iemand te hebben die het proces begeleidt. Die persoon helpt je om de juiste processen in kaart te brengen en om de markt goed te begrijpen. Past alles binnen één systeem? Mooi. Maar als dat niet zo is, kun je ook kiezen voor een aanbesteding met meerdere onderdelen (percelen).’

Hoe zorg je ervoor dat niet alleen finance, maar ook HR, IT en operationele afdelingen zonder moeite met de software kunnen werken?

‘Door te kiezen voor één systeem waarin alle processen samenkomen, maak je het voor iedereen makkelijker. En je opent de deur naar slimme toepassingen, bijvoorbeeld op het gebied van AI. Gemeenten die met de software van AFAS werken, krijgen bijvoorbeeld automatische waarschuwingen bij afwijkende boekingen of opvallende stijgingen in contracten. HR-afdelingen kunnen met behulp van AI trends ontdekken in ziekteverzuim of vertrekredenen. De kracht zit in de verbondenheid van de data: doordat alle informatie uit HR, salaris en financiën samenkomt, worden verbanden zichtbaar die anders verborgen blijven. De organisatie kan hierdoor beter strategische keuzes maken en hoeft maar één software pakket te beheren.’

Wat is voor jou een schoolvoorbeeld van een organisatie die dankzij een bredere blik een succesvollere implementatie heeft doorgevoerd?

‘Dan denk ik meteen aan RDW. Dit zelfstandig bestuursorgaan werkte met een maatwerksysteem waarin elke afdeling zijn eigen oplossing had gebouwd. Ze kozen ervoor om over te stappen naar het standaard ERP-systeem van AFAS. Dat betekende dat ze sommige gewoontes moesten loslaten. Maar het resultaat was het waard: de adoptie ging sneller, processen zijn nu efficiënter, medewerkers hebben meer inzicht, en het systeem is makkelijker te gebruiken. Doordat ze werkprocessen hebben ingericht in plaats van geprogrammeerd, kunnen ze sneller optimaliseren. Zo halen ze veel meer uit hun software.’

Met het oog op de toekomst: hoe kunnen organisaties hun softwarekeuze beter laten aansluiten op verdere groei en nieuwe ontwikkelingen?

‘Denk goed na over wat de verschillende afdelingen zoals HR en finance nodig hebben. Als je dat helder hebt, werk je samen aan hetzelfde doel: een toekomstbestendige organisatie. Stel jezelf de vraag: kiezen we voor een oplossing die alleen vandaag werkt? Of eentje die meebeweegt met de toekomst? Kijk naar trends zoals AI en veranderende wetgeving. Kies software die daarin kan meegroeien.’

Wat zou je organisaties die aan de vooravond staan van een aanbesteding nog willen meegeven?

‘Met een goede software-aanvraag help je niet slechts één afdeling verder, maar je hele organisatie. Bij AFAS zien we dagelijks dat organisaties die vooraf breed hebben gekeken daar jarenlang voordeel van hebben. We putten daarbij uit tientallen jaren ervaring met aanbestedingen binnen de overheid en non-profit. We weten waar het vaak misgaat, maar vooral ook wat wél werkt. Die kennis delen we graag, zodat organisaties niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Mijn belangrijkste advies: begin intern, inventariseer behoeften, creëer draagvlak en formuleer een aanvraag die recht doet aan de toekomst van je hele organisatie.’