Ook AI eenvoudig en praktisch inzetten?
Yonder, onderwijsinstelling voor mbo en voortgezet onderwijs, zag direct kansen.
Zo’n 1.000 klanten hebben de AFAS AI-assistent Jonas al geactiveerd en gebruiken deze dagelijks. Voor hen is AI geen ingewikkelde technologie, maar gewoon slimme ondersteuning van processen die collega’s tijd bespaart.
Ook bij Yonder, onderwijsinstelling voor mbo en voortgezet onderwijs, zagen ze direct de kansen. Gwenja Wouters, AFAS-beheerder, was meteen nieuwsgierig naar wat AI voor haar organisatie kan betekenen. Jonas haalt nu automatisch gegevens op, rekent bedragen uit de vergoeding van vrijwilligers en helpt HR met kant-en-klare antwoorden.
Waarom ben je direct met AI aan de slag gegaan?
Gwenja: “Toen AFAS AI aankondigde, dacht ik meteen: interessant. En zoals altijd testen we een nieuwe versie eerst in de acceptatieomgeving. Nadat Profit 4 uitkwam, heb ik Jonas meteen geactiveerd. Eerst liep ik vast omdat de gekoppelde bestanden te groot waren, en de workflow vastliep. Dat heb ik toen losgelaten. Ik ben gewoon klein begonnen en dat bleek effectief.”
Waarvoor gebruik je Jonas nu binnen je organisatie?
"We gebruiken Jonas in ons ‘Vraag HRM’-proces. Collega’s stellen daar bijvoorbeeld vragen over verlofsaldo of de fietsregeling. Vroeger betekende dat veel zoekwerk in Profit, maar Jonas haalt die gegevens nu automatisch op. Hierdoor kunnen HR-medewerkers met één klik antwoord geven. Zo worden al tientallen vragen per week sneller afgehandeld, zonder extra druk op het team. Dat scheelt enorm, zeker met 1.800 medewerkers. En het slaat aan. Ik zag dat een medewerkers zijn bericht begon met ‘Hoi Jonas’. Dan weet je dat Jonas ingeburgerd is. Mijn collega’s van HRM worden steeds enthousiaster. Ze merken dat Jonas echt helpt. Als je snel het juiste antwoord krijgt, hoef je niet meer zelf te zoeken.”
Zijn er andere processen waar jullie Jonas inzetten?
“Ja, voor de contractbeheerder van onze inkoopafdeling haalt Jonas nu automatisch de benodigde gegevens op. Dat moest iemand voorheen handmatig doen. En wat ik zelf echt heel praktisch vind, is dat Jonas kan rekenen. Vrijwilligers voeren hun gewerkte uren eenvoudig in via OutSite. In combinatie met de uurprijs rekent Jonas automatisch het totaalbedrag uit. Finance hoeft het bedrag alleen nog maar te checken. Zo verloopt de workflow van e-factuur naar uitbetaling merkbaar sneller. vrijwilligers krijgen hun vergoeding dus eerder, en dat merken ze.”
Wat is je ideaalbeeld voor de toekomst?
“Het is fantastisch dat Jonas zelf antwoorden uit documenten haalt, zoals cao’s of beleidsstukken. Mijn droom is ook grotere document te gaan koppelen. Dan doet Jonas echt werk en hoeft een collega alleen nog maar te checken of het klopt. Ik verwacht dat Profit 6 weer nieuwe AI-mogelijkheden brengt waarmee we dit kunnen waarmaken.”
Wat is je grootste uitdaging met AI?
“Tijd. Ik zou eigenlijk alle workflows willen nalopen om te checken waar Jonas nog meer van waarde is. Maar dat lukt niet zomaar naast al het andere werk. Ik probeer daarom bewust ‘Jonas-tijd’ vrij te maken. Want elke keer dat je hem slimmer inzet, levert het iets op.”
Wat raad je andere organisaties aan?
“Je hoeft echt geen AI-expert te zijn om je organisatie van AI te laten profiteren. Nieuwsgierigheid is genoeg. Begin klein en bouw het uit. Als je ziet wat het jezelf en je collega’s oplevert, ben je snel om. Je moet er alleen wél tijd voor vrijmaken.”
Hoe gaan we bij AFAS om met AI?
Zeg, wat doen jullie eigenlijk met AI? Die vraag krijgen we vaak. Begrijpelijk, AI is tegenwoordig hét onderwerp als het om softwareontwikkeling gaat. Op deze pagina vind je meer informatie.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.