Dijkversterking bij Doeveren

Na de aanscherping van de Waterwet bleek in 2020 dat de dijk langs de Maas bij het Brabantse dorp Doeveren niet meer aan de veiligheidsnormen voldeed. Onder meer door piping, waarbij water en zand onder de dijk doorstroomt, en de gebrekkige bekleding is de waterkering bij hoogwater bijzonder kwetsbaar. Daarom werkt waterschap Aa en Maas de komende jaren aan de versterking van de vier kilometer lange dijk. Arcadis ondersteunde het waterschap in de planuitwerkingsfase. Mede dankzij de Agile Scrum-aanpak werd deze fase snel en efficiënt afgerond en verliep de samenwerking in prettige harmonie.

Het initiatief voor de Scrum-werkwijze kwam van waterschap Aa en Maas. “In de verkenningsfase bleek de kostenraming hoger uit te vallen dan het normbedrag van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), dat het project grotendeels financiert”, legt projectmanager Ton van Gorp van het waterschap uit. “Omdat de doorlooptijd de grootste invloed heeft op de kosten, zochten we naar een andere aanpak. Die vond ik tijdens een community voor projectmanagers van het HWBP, waar een presentatie werd gegeven over lean management. Dit vormt de basis van Agile Scrum.”

Kortere doorlooptijd

Door het toepassen van Agile en Scrum kunnen verschillende werksporen – zoals techniek, omgeving, planprocedures, conditionering en contractvorming – gelijktijdig en in samenhang worden uitgewerkt. Daarvoor worden de werkpakketten opgesplitst in kleinere taken met haalbare deadlines. Van Gorp: “Deze taken worden parallel aan elkaar opgepakt en wekelijks integraal besproken. Het voordeel daarvan is dat de raakvlakken steeds goed in beeld zijn en dat je makkelijk met werk kunt schuiven als dat nodig is. Dit maakt de doorlooptijd van het hele project een stuk korter.”

'Agile Scrum maakt de doorlooptijd van een project een stuk korter'

Sprints van drie weken

Het waterschap schakelde Arcadis in om de planuitwerkingsfase in goede banen te leiden. “Samen met het IPM-team van het waterschap hebben we de Agile Scrum-aanpak verder uitgewerkt en ontwikkeld”, vertelt projectleider Diederik van Hogendorp van Arcadis. “Ook voor ons was het nieuw. Binnen onze organisatie hadden we wel ervaring met Agile werken, maar niet voor dit soort grote waterveiligheidsprojecten.”

Het samengestelde Scrumteam bestond uit zowel medewerkers van het waterschap (Scrum Master en techniek-, omgevings- en contractmanagers) als van Arcadis (ontwerpleider en managers planuitwerking, conditionering en procedures). Dit team werkte intensief samen in Sprints van drie weken. “Na elke Sprint lieten we tijdens de Sprint Review aan Ton (die als opdrachtgever van het Scrumteam fungeerde) en andere interne stakeholders zien wat we hadden bereikt”, zegt Van Hogendorp. “Zo voegden we stap voor stap waarde toe.”

'We voegden stap voor stap waarde toe'

Bijzonder succesvol

Een andere manier van werken is altijd even wennen. “Natuurlijk liep het niet meteen helemaal soepel en moesten we soms even zoeken”, aldus Van Hogendorp. “Maar we hielden vast aan het plan, ook omdat ons team uitstekend op koers werd gehouden door de Scrum Master van het waterschap.” Deze Scrum Master had geen ervaring met dijkversterkingen, maar bewaakte het proces en herinnerde het projectteam continu aan de gemaakte afspraken. Van Hogendorp: “Zo konden we snel bijsturen en heel flexibel werken. Mede daardoor verliep het project bijzonder succesvol en wisten we zelfs alle oorspronkelijke mijlpalen te behalen. Voor een HWBP-project is dat heel uitzonderlijk.”

'We wisten alle oorspronkelijke mijlpalen te behalen'

Projectteam op veldbezoek, vlnr: Wing Hong Wong (WSAM Technisch Manager), Wiebe Janssen (Arcadis, ontwerpleider), Nancy ten Have-Ceelen (WSAM, Omgevingsmanager), Rimker van der Linden (Arcadis, Proceduremanager), Hannah Wilson (Arcadis, projectbeheerser), Diederik van Hogendorp (Arcadis, Manager Planuitwerking), Kirsten Kuijstens (WSAM Scrum master), Jan-Marten Kamphuis (Arcadis, Manager Conditionering), Ton van Gorp (WSAM Project Manager), Bob van den Heuvel (WSAM, Contractmanager).

Soft skills

Het IPM-team en het Scrumteam stonden voortdurend met elkaar in contact, evalueerden regelmatig hun samenwerking en besteedden ook bewust aandacht aan teambuilding. “Juist omdat je in deze constructie zo intensief samenwerkt, moet je elkaar goed kennen, begrijpen en aanvoelen”, zegt Van Gorp. “Soft skills vormden dan ook een niet te onderschatten succesfactor.” Omdat de twee teams elkaar steeds beter leerden kennen, konden ze de aanvankelijke spanningen goed bespreekbaar maken. “Als je weet wat er bij iemand speelt en er sprake is van wederzijds begrip en respect, werk je beter samen”, zegt Van Hogendorp. “Ook geef je elkaar dan gemakkelijker feedback, juist als het erom spant. Ik durf zelfs te stellen dat we allemaal gedurende het project ook als persoon zijn gegroeid.”

'Juist als je zo intensief samenwerkt, moet je elkaar goed begrijpen en aanvoelen'

Absolute meerwaarde

Ondanks de beperkte ervaring van beide organisaties met Agile Scrum overtrof het resultaat alle verwachtingen. De planuitwerkingsfase werd binnen de deadline afgerond en de totale voorbereiding duurde zelfs ruim een jaar korter dan de 48 maanden die het HWBP ervoor reserveert. Dit toont aan dat een goede samenwerking, open communicatie en een focus op waardecreatie leiden tot een succesvol resultaat. “Inmiddels hebben we alle fasen van Tuckman doorlopen en met de komst van de aannemer komen we in de overgangsfase van Performing naar Adjourning terecht”, zegt Van Gorp.

“Agile Scrum helpt niet alleen om efficiënter en sneller te werken”, concludeert Van Hogendorp. “Het waarborgt ook de kwaliteit, omdat je voortdurend evalueert en bijstuurt. Bovendien versterkt het de samenwerking zowel binnen afzonderlijke teams als tussen organisaties.” De projectleider van Arcadis wil de methode in de toekomst dan ook vaker toepassen. “Zeker bij HWBP-projecten heeft het absoluut meerwaarde, zoals bij deze opdracht is gebleken.”