Nieuw Woo-portaal versnelt proces voor indiener én behandelaar

Een uit de hand gelopen hobby. Zo typeert Hans Willers het nieuwe Woo-portaal van Reveal-ZyLAB. ‘Er komen steeds weer functionaliteiten bij.’ Nu landelijk is besloten dat decentrale overheden zelf hun systemen voor openbaarmaking moeten inrichten, komt de ‘hobby’ goed van pas. In het vorige artikel op deze pagina werd het Woo-portaal al aangekondigd. Het is tijd om wat geheimen te onthullen.

Het nieuwe Woo-portaal is niets minder dan een omgeving waarin de verzoeker een Woo-verzoek kan indienen en kan volgen en waarin de behandelaar de verzoeken kan afhandelen en de documenten kan publiceren. Hans Willers, adviseur van Reveal-ZyLAB, kan het niet gemakkelijker maken. Hoewel?

De route van de verzoeker

Wie een Woo-verzoek wil indienen, hoeft bij gebruik van het Woo-portaal geen account aan te maken. Inloggen hoeft dus ook niet. ‘Het is heel laagdrempelig’, stelt Hans. ‘Je krijgt een volgnummer en kunt de status van je verzoek volgen. Via het portaal ontvang je ook de documenten en kun je communiceren met de instantie waar je het verzoek hebt ingediend.’ Dat communiceren kan via de AI-assistent, als althans het betreffende bestuursorgaan voor de optie ‘AI’ heeft gekozen. ‘De verzoeker krijgt dan de vraag welke documenten precies worden gevraagd, mails of verslagen bijvoorbeeld, en uit welke periode. ‘Hoe duidelijker en verfijnder het verzoek is, hoe sneller de verzoeker krijgt waar het hem echt om gaat.’

Het bestuursorgaan kan zelf de verduidelijkingsvragen bepalen voor de AI-assistent en ook de toon van de communicatie. De indiener is ook geholpen met de vragen. Niet iedereen is even handig in het doen van een Woo-verzoek, sommigen kunnen wel wat assistentie gebruiken. Anderzijds ziet Hans steeds meer AI-gegenereerde en daardoor zeer uitgebreide Woo-verzoeken langskomen. ‘Die trend maakt contact aan de voorkant helemaal belangrijk voor het bestuursorgaan en dan helpt het doorvragen door de AI-assistent. Zeker bij een uitgebreid Woo-verzoek is een efficiënte workflow cruciaal. Het Woo-portaal is daarvoor een heel mooie oplossing.’

De route van de behandelaar

Natuurlijk registreert het Woo-portaal alle binnengekomen Woo-verzoeken, om mee te beginnen. ‘Er wordt ook meteen gecheckt of er eerder een vergelijkbaar verzoek is geweest, zodat de data die al gepubliceerd is meteen kan worden hergebruikt.’

En er is meer tooling: voor het classificeren, categoriseren en afhandelen van verzoeken. De ambtenaar kan een Woo-verzoek met AI laten samenvatten en nauwgezet bijhouden wanneer een verzoek is afgehandeld en of er verdaging is toegepast. ‘Uiteindelijk kun je via het Woo-portaal de documenten eenvoudig publiceren, controleren en vrijgeven’, aldus Hans.

Het nieuwe Woo-portaal wordt gekoppeld aan de ZyLAB ONE-Software, die zorgt voor het verwerken van de documenten en het lakken. ‘De systemen zijn geïntegreerd en zo ontstaat er één keten waarin alles goed wordt afgehandeld.’

Een Woo-portaal waarin AI kan worden aangezet of uitgezet, waarbij indiener en behandelaar zicht hebben op de voortgang en waarmee de hele keten op een gestructureerde en efficiënte manier wordt bediend: het is een aanpak die volgens Hans naadloos past in het Samen Kiezen Model van de VNG en het ACOI (Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding). Dit model beschrijft in acht stappen hoe een verantwoord Woo-traject eruitziet. Eerder dit jaar nam staatssecretaris Van der Burg het ACOI-advies over om de invoering van actieve openbaarmaking niet langer te laten afhangen van de landelijke voorziening, en het publiceren van documenten over te laten aan de decentrale bestuursorganen. Het Woo-portaal sluit daar naadloos op aan.

Het Samen Kiezen Model gaat onder meer uit van een tussenpersoon die contact opneemt met de aanvrager om te kijken of een specificering van het verzoek mogelijk is en die ook het proces begeleidt. ‘Wij zetten AI vooral in bij het indienen en het verduidelijken van het verzoek. Daarna is er gewoon een menselijke behandelaar. De organisatie bepaalt zelf hoeveel AI ze inzet en waarvoor.’

Lancering

Eind dit jaar is het officiële lanceermoment van het Woo-portaal voorzien. De ‘hobbyisten’ van Reveal-ZyLAB testen het portaal momenteel bij klanten. ‘Het is een generiek portaal, dat we wereldwijd willen inzetten en willen blijven ontwikkelen voor organisaties die te maken hebben met informatieverzoeken. De Woo is een van de toepassingen.’

De tests verlopen positief. Het portaal zorgt duidelijk voor een forse verlaging van de workload. ‘Dat dat wenselijk is, merken we bij al onze klanten. Soms wordt een ambtenaar echt overvallen door een stapel mails met Woo-verzoeken. Dan is het supergaaf als er ondersteuning is via het Woo-portaal. Wij bieden bestuursorganen tools om gemakkelijker aan de wet te voldoen en tegelijkertijd aan het stuur te blijven. Zeker gemeenten komen om in het werk, ambtenaren worden er soms gek van. Het Woo-portaal is een oplossing om mensen niet gek te laten worden.’