Gezocht: AI-tooling voor Woo-afhandeling

Gesneden koek voor de een, een prille ontdekkingstocht voor de ander: AI-toepassingen voor de Woo-afhandeling zijn inmiddels core business bij Reveal ZyLAB, maar veel overheden aarzelen nog en het kabinet is pas sinds begin dit jaar begonnen met een actieve verkenning. Welke verantwoorde AI-tooling is het meest kansrijk om doorlooptijden flink te verkorten en miljoenen euro’s per jaar te besparen? ‘Wat het kabinet zoekt, doen we bij Reveal ZyLAB allemaal al. Doordacht en op een verantwoorde manier,’ zegt Hans Willers, adviseur bij Reveal ZyLAB.

De cijfers liegen er niet om. De vertraging bij het afhandelen van Woo-verzoeken bij ministeries kost het Rijk jaarlijks 15 tot 60 miljoen euro. De schatting komt van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. En de vertraging is inderdaad flink. Gemiddeld is de doorlooptijd bij ministeries 188 dagen. Ruim vier keer zo lang als toegestaan. Indrukwekkend? Zeker. Verrassend? Niet echt. Niet als je weet dat het afhandelen van Woo-verzoeken momenteel een arbeidsintensief, handmatig proces is, vertelt Hans Willers. ‘Ambtenaren moeten grote hoeveelheden bestanden handmatig doorzoeken, verspreid over meerdere systemen en afdelingen. Ook moet elk document worden getoetst op uitzonderingsgronden, zoals privacy, veiligheid en bedrijfsbelang. Dat vereist specialistische kennis. En er is een groeiend tekort aan Woo-juristen. Het werk wordt als te routinematig ervaren en in sommige gevallen worden specialisten weggekocht door buurgemeenten.’

Het rapport ‘AI & Open Overheid’ signaleert nog dat het ‘onwenselijk is dat 250 middelgrote en kleine gemeenten elk afzonderlijk het wiel uitvinden’, terwijl er geen technische expertise is om dit zelf te bouwen.

De recent gepresenteerde getallen misten hun effect niet. In een Kamerbrief van begin dit jaar gaat (toenmalig) minister Frank Rijkaart van Binnenlandse Zaken in op de urgentie om de Woo-afhandeling te versnellen en de werklast van ambtenaren te verminderen. Hij schetst enkele beloftevolle AI-toepassingen bij verschillende overheden en schrijft het bedrijfsleven meer te willen betrekken bij de opschaling en doorontwikkeling en bij het ontwikkelen van nieuwe AI-initiatieven. Hans: ‘Het kabinet is met het verkennen van marktpartijen wat ‘late at the party’, maar het is goed dat de minister het nu oppakt.’

We doen het al!

Vijf AI-toepassingen worden als meest kansrijk gezien, zo concludeert Hans na het lezen van de Kamerbrief en het onderzoeksrapport ‘AI & Open Overheid’. ‘Overheden zoeken het vooral in AI waarmee je snel kunt zoeken en vinden, waarmee je kunt toetsen op uitzonderingsgronden, kunt clusteren en de-dupliceren, automatisch kunt lakken en waarmee je tijdlijnen van besluitvorming kunt genereren. Precies het type vraagstukken waar wij ons platform voor hebben ontwikkeld.’

• Snel zoeken en vinden?
  Reveal ZyLAB biedt een intelligente zoekfunctie voor grote documentcollecties, inclusief e-mails en chatberichten. ‘Doordat we zoeken met AI kunnen we ook analyseren, classificeren, de-dupliceren en opleveren.’
• Toetsen op uitzonderingsgronden?
  ‘Onze AI-tool AJI is in staat om juridische kaders consistent toe te passen en uitzonderingsgronden te herkennen. Een fantastisch en supersnel hulpmiddel bij het toetsen of een document wel of niet onder het Woo-verzoek valt.’
• Automatisch lakken?
  Daar is Reveal ZyLAB al jaren in gespecialiseerd. ‘Automatisch lakken op persoonsgegevens en andere uitzonderingsgronden zorgt voor minder handmatig werk en een consistentere redactie,’ aldus Hans.
• En tijdlijnen genereren?
  Daarvoor wijst Hans op de audit-trail van Reveal ZyLAB. ‘Die is van groot belang voor bezwaar- en beroepsprocedures. We kunnen vastleggen wat alle stappen zijn geweest, welke zoekvragen zijn gesteld en wat de motivatie is geweest om iets te lakken. Dit alles doen we snel, auditeerbaar en in lijn met privacywetgeving. En de toepassingen zijn schaalbaar, geschikt voor zowel grote ministeries als kleinere gemeenten.’

Iedereen kan het!

Een belangrijke ontwikkeling bij Reveal ZyLAB is ASK, de AI-chat functie. ‘Je hoeft geen wetenschapper meer te zijn om de goede zoekvraag te formuleren. Met ASK kun je in natuurlijke taal een vraag stellen aan documenten en je krijgt in natuurlijke taal antwoord,’ zegt Hans enthousiast. ‘Voorheen moest je als ambtenaar kennis hebben van zoekmethodieken. Een goede query maken was ingewikkeld, waarbij je een lange lijst operatoren moest invullen. Nu de hoeveelheid data bij de overheid enorm toeneemt, is vragen stellen met trefwoorden helemaal veel werk geworden. Bovendien kan je vraag te vaag en te breed zijn, waardoor je zowel te veel antwoorden kunt krijgen als relevante documenten kunt mislopen. Met ASK ga je conceptueel door een dataset. Het begrijpt de context en de intentie, zoekt semantisch, zodat het antwoorden vindt die je bij het gebruik van trefwoorden mist. ASK stelt eventueel vragen tussendoor: bedoel je dit, zoek je misschien ook dat? Kortom, met ASK kan iedereen zoeken. En dat helpt enorm bij het capaciteitstekort.’

Veilig en vertrouwd

Het kabinet zoekt met name ‘verantwoorde’ AI-toepassingen. Bij Reveal ZyLAB buigt een speciaal comité zich over veiligheid en privacy. ‘Het ontwikkelen van AI is niet iets dat we er even naast doen,’ zegt Hans. Hij haalt de AI-pledge aan van Reveal ZyLAB, een framework dat het verantwoord en veilig AI-gebruik garandeert. ‘Daarin staat onder meer dat we voor het trainen van onze AI-modellen nooit klantdata gebruiken zonder expliciete toestemming. En natuurlijk zijn we ‘secure’ en hebben we alle beveiligingsmaatregelen genomen. We hebben alles goed doordacht en doen dit al best een tijd. De minister zoekt onder meer naar AI-toepassingen voor snel zoeken en snel vinden. Als ik dat toepas op zijn eigen zoektocht: die moet ook snel iets opleveren. Wij kunnen helpen om snel de juiste oplossingen te vinden, want alles wat de minister zoekt, hebben we al in huis.’