Decentraal door met actieve openbaarmaking

De trouwe lezer van deze pagina is inmiddels aardig ingevoerd geraakt in de passieve openbaarmaking en de ondersteuning die Revea- ZyLAB daarbij biedt. Hoog tijd om de route van de actieve openbaarmaking te verkennen. Zeker nu de ontwikkeling van een landelijk zoekportaal spaak loopt, en de bal bij decentrale bestuursorganen komt te liggen. Bij het inrichten van een eigen Woo-portaal of traject helpt Reveal-ZyLAB met tooling. ‘Door recente aanpassingen in onze software kunnen we nog meer handmatige werkzaamheden automatiseren, terwijl de medewerker de volledige controle houdt.’

Donkere wolken

‘Stop het centrale zoekportaal, kies een decentraal model!’ Zo luidde eerder dit jaar de oproep van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) aan de staatssecretaris. De VNG, het IPO en de Unie van Waterschappen sloten daarbij aan en riepen hun achterban op om niet te wachten op Den Haag. Hans Willers, adviseur bij Reveal-ZyLAB, ziet hoe donkere wolken zich daar samenpakken: ‘De bouw van de GWV, de Generieke Woo-voorziening, loopt flink achter op schema. Dit zou een landelijk zoekportaal moeten worden voor alle documenten die overheidsorganisaties uit eigen beweging openbaar moeten gaan maken. Maar van de zeventien informatiecategorieën die artikel 3.3 van de Woo noemt, zijn er pas vijf verplicht en aangehaakt bij het landelijke portaal. En doordat de ontwikkeling van het landelijk portaal stokt, stokt ook de inwerkingtreding van de volgende verplichte informatiecategorieën.’

Op zijn vroegst komt een en ander pas begin 2028 weer op gang, zo heeft minister Rijkaart van BZK begin dit jaar laten weten. Het is niet het eerste uitstel, weet een licht mismoedige Hans. ‘Dit volgt op eerdere bijstellingen, zoals rondom PLOOI en de Woo-index daarna. Sinds 2021 is al ten minste 28 miljoen euro uitgegeven aan ontwikkeling, terwijl een werkend systeem met meerwaarde nog ver weg is.’

Decentraal model

De oproep om decentraal aan de slag te gaan met actieve openbaarmaking, waarbij overheden de wettelijk verplichte informatie op eigen websites gaan publiceren, sluit aan bij de boodschap van Reveal-ZyLAB. ‘Meerdere gemeenten pakken de handschoen al op. Die ontwikkeling steunen we.’ Toch is ook een decentraal model voor de actieve openbaarmaking niet op een achternamiddag gebouwd. Publiceren bij de bron vraagt van een overheid om een volledig traject van verzamelen, beoordelen, anonimiseren, publiceer-klaar maken én zelf publiceren. Volgens Hans is actieve openbaarmaking in de praktijk dan ook geen publicatieknop, maar een informatie- en organisatievraagstuk. ‘Ik zie terugkerende knelpunten bij het inrichten van een eigen traject of portaal. Documenten zijn bijvoorbeeld verspreid over zaaksystemen, DMS’en, mailboxen en archieven. Voordat je iets openbaar kunt maken, moet je zorgen dat het systematisch wordt gevonden en samengebracht.’

Een ander knelpunt is de capaciteit. De verantwoordelijkheid belandt vaak bij juridische of informatiebeheer-teams die niet de inhoudelijke kennis hebben over de stukken uit de vakafdelingen.

Datalek voorkomen

Net als bij de passieve openbaarmaking speelt ook bij de actieve openbaarmaking het anonimiseren. Vóór publicatie moeten persoonsgegevens en andere te beschermen informatie worden beoordeeld en verwijderd. ‘Dat is tijdrovend en foutgevoelig, zeker bij grote volumes.’ Hans wijst op een recent voorbeeld, van half juli (2026): uit onderzoek van NOS en Nieuwsuur blijkt dat gemeenten nog steeds documenten publiceren met persoonsgegevens van inwoners. Dit gebeurde bijvoorbeeld wanneer inwoners een vergunning aanvroegen of reageerden op plannen voor hun woonomgeving. Niet alleen namen, maar ook adressen, geboortedata, burgerservicenummers en paspoortnummers van inwoners waren zichtbaar.

Ook is het zaak om verborgen metadata in documenten te verwijderen om te voorkomen dat er ongewild informatie mee-lekt bij publicatie. ‘Dit is zeker cruciaal na het datalek van april vorig jaar, waarbij namen van ambtenaren via metadata in gepubliceerde beslisnota’s mee-lekten,’ aldus Hans.

Tooling voor actieve openbaarmaking

Voor het traject dat gemeenten inrichten, biedt Reveal-ZyLAB volledige procesondersteuning. ‘Met onze tooling zorgen we voor een goed functionerend traject. Informatie uit verschillende bronnen kun je laten verzamelen en doorzoekbaar maken. Relevante stukken kun je automatisch laten beoordelen en selecteren per informatiecategorie, en we zorgen voor automatisch lakken en het opschonen van de metadata.’ De tooling biedt nog meer gemak, vult Hans zichzelf aan. ‘Met de software kun je ook je workload beter managen. Wat komt binnen, hoeveel mensen heb ik nodig, welke termijnen spelen een rol? We hebben recent enkele aanpassingen gedaan in onze software, waardoor de procesondersteuning verder verbeterd is. We automatiseren nog meer handmatige werkzaamheden, maar de ambtenaar houdt nog steeds volledige controle over het proces.’

Last but not least: binnenkort lanceert Reveal-ZyLAB het Woo-portaal, of het ZyLAB ONE-portaal, voor de actieve en passieve openbaarmaking. Hans: ‘Via het portaal kun je als externe een Woo-verzoek indienen en de status volgen, en de ambtenaar kan via het portaal documenten publiceren.’ Al brandt het op de lippen, meer geheimen geeft de adviseur van Reveal-ZyLAB nog niet prijs over het nieuwe Woo-portaal. Voor de nieuwsgierige lezer: blijf deze pagina vooral in de gaten houden!