Niet 35.000, maar 25.000 ambtenaren minder

Bij de rijksoverheid moeten in 2035 niet 35.000 ambtenaren minder werken, maar 25.000. Relatief gezien gaat het dus niet om de door het vorige kabinet nog gewenste 22 procent minder ambtenaren, maar om een kleine 16 procent. Voor veel organisaties betekent de taakstelling van 3,5 miljard euro wel een reductie van 20 procent in het personeel. En voor sommige organisaties kan dat oplopen tot 45 of zelfs 60 procent.

Strategische bezuiniging

Een groot deel van de taakstelling zal neerslaan bij de uitvoering. ‘Dat versterkt de noodzaak van het maken van scherpe keuzes’, schrijft staatssecretaris Slagvaardige Overheid Eric van der Burg in een langverwachte voortgangsbrief aan de Tweede Kamer. Het kabinet kiest voor een ‘strategische bezuiniging, langs de lijnen van de inhoud’, aldus Van der Burg. En dus moeten er keuzes worden gemaakt over wat de overheid anders, minder of niet meer gaat doen. Naast een aantal pijlers waarlangs deze keuzes kunnen worden geordend, werken alle ministeries ook decentraal eigen voorstellen uit om anders te gaan werken en te bezuinigen.

Besparing door efficiency

De meerjarige aanpak voor een toekomstbestendige rijksdienst moet binnen een half jaar worden opgeleverd. De keuzes die het kabinet daarin maakt, werkt het uit langs de volgende kaders: besparingen door efficiency, strategische keuzes en aanvullende decentrale keuzes en vermindering van taken. Een derde van de taakstelling moet worden ingevuld door besparing door efficiency. ‘We maken een algemene efficiency van maximaal 0,5 procent per jaar.’ Strategische keuzes worden geordend naar vier pijlers: standaardisatie en beperkingen in de bedrijfsvoering, vereenvoudiging van ketens en regelingen, betere (digitale) dienstverlening en ‘terugdringen van de torens van sturing, controle en advies’.

Minder adviescommissies

In een interview in het AD stelt Van der Burg dat het kabinet het aantal adviescolleges en -commissies, meer dan 175, wil terugdringen. Om welke het dan gaat, zegt hij niet, omdat dit later moet komen uit de inhoudelijke voorstellen die de ministeries gaan doen of vanuit de commissies zelf. Op de vraag of het kabinet adviescommissies dan niet ‘monddood’ maakt, antwoordt Van der Burg: ‘Je hebt veel meer aan tien adviezen en evaluaties die aan alle kanten ter harte worden genomen dan aan veertig rapporten over hetzelfde onderwerp die onderin een la belanden.’ Ook zegt hij dat er geen vacaturestop komt, omdat dit ‘te rigide’ zou zijn. Verder gaat het kabinet minder zzp’ers inhuren, meer werken met digitale oplossingen en meer kantoorruimte schrappen. ‘Voor elke twee ambtenaren is straks nog maar één werkplek.’

Geleerde lessen

In de Kamerbrief noemt Van der Burg ook een aantal ‘geleerde lessen’ vanuit vorige taakstellingen in de afgelopen twintig jaar. Eén ervan is dat de formatieve effecten van AI en automatisering niet moeten worden overschat. ‘Het leidde tot nieuwe taken, tot meer capaciteit en tot meer inhuur. Een aantal organisaties heeft momenteel forse legacy-uitdagingen.’ Een andere les is om rekening te houden met de ‘ongewenste effecten van een rigoureuze aanpak’. Dat is een van de redenen om geen vacaturestop te hanteren, want dit leidde er eerder toe dat relatief veel goede mensen vertrokken, er geen nieuwe instroom van talent was en jonge mensen niet door konden groeien. ‘Je mist dan jaren later hele cohorten in het arbeidsbestand.’

Veelbelovende ideeën

De opdracht van de Ministeriële Taskforce Slagvaardige Overheid is te zorgen voor een eenvoudiger, slimmere en kleinere overheid. Dat gaat volgens de volgende actielijnen: vereenvoudiging, uitstekende (digitale) dienstverlening, productiviteitsverhoging van de rijksdienst en het doorbreken van Haagse muren. Er is, naar onder meer Rotterdams voorbeeld, een methodiek ontwikkeld voor doelstellingen en monitoring. Daarbij zijn organisaties primair zelf verantwoordelijk voor agendering en het concreet doorvoeren van veranderingen. ‘De taskforce jaagt aan, regisseert de besluitvorming, monitort de voortgang en agendeert eventuele problemen in die voortgang.’ Verder is met alle bewindspersonen en de ambtelijke top gesproken over mogelijke ‘doorbraakprojecten’. De taskforce jaagt de voortgang op de doorbraken aan en brengt die in beeld. Van der Burg gaat nog in gesprek met medeoverheden, het bedrijfsleven, verenigingen en maatschappelijke organisaties. Die hebben intussen al ‘veelbelovende ideeën’ aangereikt en ‘verantwoordelijkheid gepakt’ met waardevolle initiatieven.

Aantrekkelijke werkgever

Daarbij is het cruciaal dat de rijksoverheid een aantrekkelijke werkgever is én blijft voor talent, schrijft Van der Burg. Dat vereist dat we hen stimuleren om de beste versie van zichzelf te zijn en dat we goed voor hen zorgen.’’ Jonge ambtenaren beginnen vaak zeer gemotiveerd aan hun loopbaan, maar ervaren veel overbodige overleggen, bovenmatige verantwoording en grote interne gerichtheid, constateert de staatssecretaris. ‘Dat vraagt om een andere manier van werken. De ruimte om te kunnen handelen moet omhoog. Er is meer focus nodig op inhoud dan op proces. Daarnaast moet het ziekteverzuim omlaag en is goed performancemanagement noodzakelijk, op alle niveaus.’

Oplossing voor gegevensdeling

Terugkomend op de vier actielijnen wil het kabinet uitstekende dienstverlening leveren, een productievere rijksdienst en Haagse muren doorbreken. De dienstverlening moet onder meer verbeteren door te werken aan een structurele oplossing voor het delen van gegevens, ‘alleen ten behoeve van proactieve dienstverlening’. De loketfunctie van de overheid moet ook verbeteren. Die aanpak krijgt vorm in 28 initiatieven bij ruim 40 gemeenten en acht publieke dienstverleners. ‘Zo ontstaat een samenhangend netwerk dat dienstverlening vanuit de situatie van inwoners en ondernemers organiseert, in plaats van vanuit afzonderlijke organisaties.’

Productievere rijksdienst

De rijksdienst moet productiever worden door efficiëntere bedrijfsvoering en inzet van technologische ontwikkelingen. Ook een betere inkoop en interne dienstverlening en de inzet van AI moet de rijksdienst productiever maken. Het doorbreken van de Haagse muren is een voorwaarde voor het succes van de drie andere actielijnen. Volgens Van der Burg werkt de robuustheid van de Haagse muren ook door op de cultuur binnen de Rijksdienst. ‘Ambtenaren ervaren dat de doorgeslagen verantwoordingscultuur effectieve samenwerking en ruimte voor ambtelijk vakmanschap in de weg zitten.’

Kritisch kijken naar websites

Voor grote veranderingen wacht hij het rapport van de Commissie Toekomst Rijksdienst af, maar Van der Burg wil alvast inzetten op (als gezegd) minder adviescommissies en -colleges, gerichter toezicht en het strategisch beperken van beleidsevaluaties (nu 400 per jaar) naar tien of twintig. Tot slot wordt kritisch gekeken naar het aantal websites van de rijksoverheid. Er staan nu bijna 1700 websites van de rijksoverheid geregistreerd. ‘Hierdoor is de informatievoorziening versnipperd en weinig toegankelijk.’