Succesvolle aanbestedingsplanning

Een goed georganiseerde aanbesteding met realistische planning levert jouw organisatie directe voordelen op: meer inschrijvingen, betere kwaliteit van de inschrijvingen en een goed lopend proces. Dit artikel biedt inspiratie om een optimale planning te maken en zo het beste resultaat te behalen.

Voorbereiding: marktverkenning

Een gedegen voorbereiding vergroot de kans op succes. Met een marktconsultatie peil je wat de markt kan bieden en welke partijen interesse hebben in deelname aan de aanbesteding. Overweeg een vrijblijvende marktconsultatie, zes tot twaalf maanden vooraf, om van potentiële leveranciers input te krijgen op de inhoud van de opdracht of de voorgenomen opzet van de aanbesteding. Dit helpt je de vraagstelling aan te scherpen en onvoorziene risico’s (met als gevolg vertragingen in de aanbestedingsprocedure) te voorkomen. Met oog op de planning draagt een marktconsultatie bij aan een realistische inschatting van het aantal verwachte inschrijvingen. Zo kun je bijvoorbeeld de beoordelingstijd van de inschrijvingen afstemmen op het aantal inschrijvingen of kun je aanvullende maatregelen overwegen om de markt te activeren bij lage interesse. Lees hier meer over de waarde van marktconsultatie bij aanbestedingen.

Vooraankondiging: tijd geven levert jou winst op

Vooraankondigingen bieden de markt vooraf duidelijkheid over het moment van publicatie van je aanbesteding. Door aankondigingen drie tot zes maanden van tevoren te publiceren, geef je potentiële inschrijvers tijd om zich voor te bereiden en bewuste keuzes te maken over welke aanbestedingen het best passend voor hen zijn. Dit resulteert vaak in meer inschrijvingen en betere voorstellen.

Publicatie: realistische termijnen stellen

Bij de publicatie van de aanbesteding is het belangrijk om deadlines en doorlooptijden in verhouding te brengen met de complexiteit van het project. Bij een openbare Europese aanbestedingsprocedure geldt een minimumtermijn 45 kalenderdagen, gerekend vanaf de verzenddatum van de aankondiging. Houd er hierbij rekening mee dat een complexe aanbesteding (met bijvoorbeeld veel verschillende kwaliteitsvragen, meerdere soorten dienstverlening en percelen etc.) meer voorbereiding en uitwerking vergt van marktpartijen voor het indienen van een goede inschrijving. Als de termijn minimaal is, hebben marktpartijen dus minder tijd om een kwalitatief goede aanbieding te doen. Een te krappe doorlooptijd in combinatie met een complexe uitvraag kan zelfs leiden tot minder inschrijvingen. Houd ook altijd rekening met vakantieperiodes en feestdagen zodat inschrijvers ook dan voldoende tijd en capaciteit hebben om een goede inschrijving te doen. Inschrijftermijnen van 3 maanden zijn in de zomerperiode steeds gebruikelijker.

De belangrijkste deadlines

Bij een aanbesteding zijn er verschillende deadlines om rekening mee te houden. In hoofdlijnen zijn dit de belangrijkste momenten:

• Sluitingsdatum voor het stellen van vragen (Nota van Inlichtingen) :  Bied inschrijvers vooral voor de eerste ronde van de Nota van Inlichtingen voldoende tijd (minimaal 1 à 2 weken) om je aanbestedingsstukken goed te analyseren en daar verdiepende vragen over te stellen. Een goede eerste NvI zorgt voor duidelijkheid waardoor inschrijvers al in de beginfase van het aanbestedingstraject de informatie hebben die nodig is voor een goede inschrijving. Dat voorkomt extra druk op de tweede vragenronde.
• Sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving:  Naast een realistische totale doorlooptijd is het hierbij ook van belang dat de sluitingsdatum minimaal 10 dagen na de laatste nota van inlichtingen is gepland. Zo hebben inschrijvers de mogelijkheid om eventuele wijzigingen naar aanleiding van deze nota goed te verwerken. Loopt de publicatie van deze tweede nota vertraging op? Dan ben je verplicht de deadline voor indienen ook op te schuiven.
• Presentaties of casussen:  Indien een presentatie, interview of casus onderdeel is van het aanbestedingstraject, adviseren wij om deze niet direct na sluitingsdatum van de offerte in te plannen. Aanbestedingsteams werken vaak nauw samen met hun operationele collega's en het opstellen van de offertes en het voorbereiden op presentaties vergt beide veel tijd en voorbereiding. Een minimale periode van 2 à 3 weken (waarin je de binnengekomen offertes kunt beoordelen) tussen sluitingsdatum en presentatie zorgt voor optimale kwaliteit.
• Beoordelingstermijn en gunningsdatum:  Het aanstellen van reserveleden in het beoordelingsteam kan onnodige vertragingen bij de beoordeling voorkomen. Zorg daarnaast voor voldoende tijd tussen de inschrijving, eventuele presentaties en de beoordeling, zodat je met voldoende tijd en aandacht kunt beoordelen.

Duidelijke voordelen

Een realistische aanbestedingsplanning biedt duidelijke voordelen voor aanbestedende diensten. Het leidt tot meer én betere inschrijvingen, een soepel proces en versterkt je reputatie in de markt. Met een zorgvuldige voorbereiding, realistische termijnen en goede communicatie bouw je aan succesvolle aanbestedingen die voor alle partijen meerwaarde opleveren. Onze grootste tip: begin op tijd (ruim voor het aflopen van het aan te besteden contract) zodat er gedurende het traject ruimte is voor onvoorziene omstandigheden.