Waarom datagedreven werken niet overal lukt

In mijn vorige blog schreef ik over de stap van data verzamelen naar data gebruiken in de praktijk. Maar waarom lukt dat bij het ene team beter dan bij het andere? Teams binnen dezelfde gemeente beschikken vaak over vergelijkbare systemen en databronnen. Toch verschilt de manier waarop medewerkers ermee werken behoorlijk.

In mijn werk bij Team Veiligheid in de gemeente Almere zie ik dat het verschil vooral ontstaat wanneer mensen ontdekken wat data voor hún werk kunnen betekenen.

Vragen die leiden tot een nieuw inzicht

Teams die data goed weten te benutten, hebben niet per se meer data of betere systemen. Ik merk juist dat medewerkers meer gerichte vragen gaan stellen. Ze weten vaak heel goed wat er in hun wijk speelt en kennen de problemen uit de praktijk. Op een gegeven moment ontstaat de behoefte om iets verder uit te zoeken. Komen de cijfers overeen met wat we in de praktijk zien? Waar komt een ontwikkeling vandaan? Zou een beter inzicht in de cijfers wellicht helpen om iets beter te kunnen begrijpen?

De vraag begint bijvoorbeeld met een opvallende ontwikkeling. Samen kijken we vervolgens wat er precies achter die vraag zit en welke data kunnen helpen om daar antwoord op te geven. Soms bevestigt de analyse wat iemand al dacht. Soms levert de data juist een nieuw inzicht op. En dat gesprek vind ik interessant. De data worden dan onderdeel van het werk in plaats van iets wat alleen in een rapport of dashboard terechtkomt.

Wat houdt mensen tegen om data te gebruiken?

Bij collega's die de stap nog niet is gemaakt, zie ik twee dingen. Deels is het onwetendheid: mensen weten simpelweg niet wat data voor hen kan doen. Ze zien het als iets van analisten en IT, niet als iets van henzelf. Daarnaast vraagt datagedreven werken om een andere manier van denken. Dat kost tijd. Het betekent dat ervaring en intuïtie worden aangevuld met inzichten uit data. Die omslag vraagt oefening en vertrouwen.

Hoe een analist kan helpen

Dat betekent ook iets voor de rol van de analist. Die hoeft niet te wachten tot er een verzoek om een rapportage binnenkomt. Door met teams in gesprek te gaan, kun je laten zien welke mogelijkheden er zijn. Ik probeer ervoor te zorgen dat collega's begrijpen wat ze kunnen vragen, zonder dat ze zelf de techniek hoeven te beheersen. De analist is in deze situatie geen "rapportmachine", maar een sparringpartner. Vanuit deze gesprekken kan een vervolgvraag ontstaan, waardoor men steeds beter begrijpt welke waarde data kunnen hebben bij verschillende vraagstukken.

Kleine stappen die een groot verschil maken

Je hoeft niet per se een grootschalig verandertraject in te zetten om dit voor elkaar te krijgen. Het kan beginnen met één collega en één vraagstuk uit de dagelijkse praktijk. Wanneer iemand vervolgens terugkomt met een nieuwe vraag omdat hij of zij heeft ontdekt wat data kan toevoegen, is er iets veranderd. Dan worden data onderdeel van de manier waarop iemand naar een antwoord of oplossing zoekt.

Dit vat voor mij de kern van de ontwikkeling richting meer datagedreven werken samen. Data veranderen in informatie zodra professionals die informatie verbinden aan hun kennis, ervaring en de werkelijkheid waarin zij werken en er waarde aan hechten. Op deze manier heb ik gemerkt dat mensen steeds beter de taal van data leren spreken en ervaart men om werk effectiever te doen en meer verschil te maken.