Rechtmatigheidsonderzoek jeugdigen

De gemeente West Betuwe bevond zich in een situatie waarbij ze mogelijk onterecht zorgkosten betaalde voor diverse jeugdigen met een zorgdossier, omdat deze personen eigenlijk onder de verantwoordelijkheid van een andere gemeente vielen. Dit bracht niet alleen financiële risico's met zich mee, maar ook een complexe administratieve puzzel.

Grote financiële risico's

Om helderheid te scheppen in deze situatie en mogelijke financiële risico's te mitigeren, zette de gemeente een ambitieus project op met als doel het verkrijgen van inzicht in de verantwoordelijkheid over 83 jeugdigen en, indien mogelijk, de overdracht van deze dossiers naar de juiste gemeente. Een uitdaging, aangezien de benodigde informatie terugging tot jaren geleden en het project dus een intensieve inspanning vereiste.

Vanwege de omvang van het project en de beperkte capaciteit binnen de gemeente, werd besloten om het project buiten de reguliere lijn te organiseren. Van Dam Datapartners werd gevraagd om dit complexe onderzoek en de overdracht van de dossiers over te nemen.

Dossieronderzoek

Er zijn door de gemeente West Betuwe verschillende bestanden aangeleverd van jeugdigen met een Jeugdwet-indicatie waarvan de financiële verantwoordelijkheid mogelijk bij een andere gemeente lag. Daarnaast is ongeveer één keer per twee weken een nieuw dossier aangeleverd om te onderzoeken. Deze hebben wij ook meegenomen in het project. In totaal ging het om 83 dossiers. Deze dossiers zijn geanalyseerd en nader onderzocht. Wanneer na controle van de administratieve systemen geen zekerheid was dat de gemeente West Betuwe verantwoordelijk bleek voor de Jeugdzorg, is veelvuldig contact geweest met ketenpartners zoals Gecertificeerde Instellingen en zorgaanbieders. Van alle onderzochte dossiers is in het toegangsdomein (Suite4Sociaal) vastgelegd wat hiervan de onderbouwing is. Daardoor is het voor de uitvoering helder dat wanneer de jeugdzorg met verblijf niet onderbreekt, de verantwoordelijk bij West Betuwe blijft liggen. De dossiers zijn door ons onderzocht, gedocumenteerd en indien mogelijk overgedragen.

We vinden het belangrijk dat de gemeente nadat onze opdracht is afgerond, ook zelfstandig aan de slag kan met het onderzoeken van de dossiers. Daarom hebben we voorstellen gedaan voor structurele borging van het onderzoeken van de dossiers.

Investering en betrokkenheid

Bij het project waren de volgende personen en partijen betrokken:

• Projectcoördinator vanuit Van Dam Datapartners
• Adviseur vanuit Van Dam Datapartners

Er is geïnvesteerd in de inzet van de projectcoördinator en de adviseur. Dit komt neer op een totale investering van € 20K.

Kwalitatieve resultaten

In totaal zijn 83 dossiers onderzocht. Van 72 dossiers bleek de verantwoordelijkheid bij gemeente West Betuwe te liggen en bij 6 dossiers bleken andere gemeenten de verantwoordelijkheid te moeten dragen. Van 5 dossiers is het nog onduidelijk bij wie de verantwoordelijkheid ligt. In totaal is er € 207.000 aan vooruitbetaalde bedragen teruggehaald. Met het potentieel terug te halen bedrag in de nog nader te onderzoeken dossiers kan het totaal nog oplopen tot een bedrag van € 271.000,-.

Toepasbaarheid

De aanpak bij gemeente West Betuwe was maatwerk, gericht op het efficiënt analyseren en overdragen van complexe dossiers door middel van diepgaand kwalitatief onderzoek. Dit dossieronderzoek is tijdsintensief, maar levert aanzienlijke (financiële) voordelen op, zoals bij West Betuwe het terugdringen van onterecht betaalde kosten in de jeugdzorg.

Hoewel dit project specifiek gericht was op het corrigeren van financiële verrekeningen, sluit het aan bij het bredere onderzoeksaanbod van Van Dam Datapartners. Wij voeren regelmatig onderzoek uit voor gemeenten in situaties waar onzekerheid bestaat over de verantwoordelijkheid voor dossiers of financiële verplichtingen, bijvoorbeeld na accountantscontroles. Voor gemeenten die behoefte hebben aan een snelle inschatting van risico's, bieden we ook een lichtere variant aan: de Quickscan. Deze geeft inzicht in mogelijke risico's op basis van beschikbare data, zonder dat een diepgaand dossieronderzoek nodig is.

Dit project laat zien hoe een datagedreven en gerichte aanpak gemeenten kan helpen niet alleen kosten te besparen, maar ook duurzame inzichten te verkrijgen voor betere besluitvorming en een efficiëntere organisatie. Door deze methoden kunnen gemeenten op een verantwoorde en toekomstbestendige manier sturing geven aan hun jeugdzorg en andere complexe dossiers.