Analyse omzetgevolgen nieuw inkoopmodel jeugdzorg

De manier waarop jeugdzorg wordt bekostigd en toegewezen aan jeugdigen is sinds januari 2023 veranderd. Vóór de wijziging werd jeugdzorg in de regio specifiek toegewezen aan de jeugdige. Hiervoor werd een vijfcijferige code gebruikt (de productcode) waarin onder meer het opleidingsniveau van de behandelaar werd gespecificeerd. Elk opleidingsniveau had een eigen code en een eigen tarief. Op basis van deze codes werd de zorg ingekocht en toegewezen aan verschillende aanbieders. 

Een nieuw inkoopmodel

Sinds januari 2023 wordt er geen  vijfcijferige, maar een tweecijferige code gebruikt voor de inkoop. Het opleidingsniveau en het tarief, dat de zorgaanbieder zelf bepaalt, vult de zorgaanbieder nu zelf in bij de declaratie. Deze nieuwe manier wordt aspecifiek toewijzen genoemd. 

De invoering van het nieuwe inkoopmodel 'specialistische jeugdhulp' brengt tevens aanvullende voorwaarden met zich mee. Zorgaanbieders mogen bij gelijkblijvende productie een maximale omzetstijging of -daling van 5%  doormaken.

Datagedreven onderzoek

Het Regionaal Serviceteam Jeugd IJsselland (RSJ), verantwoordelijk voor de inkoop en het contractmanagement van jeugdzorg voor elf gemeenten, wilde deze bandbreedte van 5% toetsen voor betrokken zorgaanbieders.

Van Dam Datapartners heeft een datagedreven aanpak gehanteerd waarbij analyses en visualisaties werden gebruikt om omzetverschillen inzichtelijk te maken. Een Power BI-dashboard werd ingezet als middel om deze analyses te ondersteunen, aangevuld met strategisch stakeholdermanagement en uitgebreide datakwaliteitsverbeteringen.

De resultaten uit het onderzoek vormen de basis voor strategische evaluaties van het nieuwe model, gesprekken met zorgaanbieders en het verbeteren van datakwaliteit en samenwerking tussen stakeholders.

Wennen aan de verandering 

Het nieuwe aspecifiek toewijzen is een behoorlijke verandering. Om te borgen dat de kwaliteit van de zorg consistent blijft, is als voorwaarde gesteld dat bij gelijkblijvende productie een zorgaanbieder een maximale omzetstijging of -daling van 5% mag laten zien. Wijkt een aanbieder van deze 5%-norm af? Dan is dit een reden voor RSJ  Ijsselland om met deze aanbieder in gesprek te gaan. 

Data op orde

Om te kunnen toetsen of de betrokken zorgaanbieders aan de 5%-norm voldoen, is een onderzoek en analyse van omzet- en declaratiedata nodig. Hiervoor is het noodzakelijk dat data up-to-date zijn, declaraties conform het nieuwe model zijn doorgevoerd en dat foutieve en ontbrekende productcodes worden gecorrigeerd. Expert Vera van Van Dam Datapartners ging als data-analist aan de slag om deze verbeterslag te maken en de data op de juiste manier te verwerken. Vera heeft intensief samengewerkt met de gemeentes en de externe partij die de database beheert. In overleg werd een voorstel gedaan voor aanpassingen in de databasestructuur en het Power BI-model. Ook was er een gezamenlijk overleg met alle gemeentes om het belang van tijdige en juiste aanlevering te benadrukken en de samenwerking te versterken. Het belang van goede communicatie en samenwerking tussen stakeholders werd sterk benadrukt, waardoor aanvankelijke twijfel kon worden omgezet in constructieve samenwerking.

Analyse en inzicht

Collega Remco van van Dam Datapartners startte intussen met een handmatige uitvraag naar de omzet- en declaratiedata bij een groep zorgaanbieders om een initiële analyse te maken. Zo kon de door Vera toegepaste methodiek worden getest en tegelijkertijd de datakwaliteit van het RSJ getoetst aan de hand van de opgevraagde data van de zorgaanbieders.

Vera heeft vervolgens een dashboard ontwikkeld in Power BI waarin voor alle zorgaanbieders in één oogopslag te zien was hoeveel omzet zij hebben gedraaid en hoeveel dit procentueel afwijkt van de omzet ten tijde van het oude inkoopmodel. Ook zijn hier verdiepende analyses op subgroepen in kaart gebracht en kan er per productcode worden gezien hoeveel omzet er precies is gedraaid.

Resultaten onderzoek

De inzet van Vera en Remco heeft concreet geleid tot:

1. Versterkte samenwerking
   Overleggen met alle betrokken gemeentes en externe partijen zorgden voor afstemming en het versterken van samenwerking. 
2. Data-integratie en -kwaliteitsverbetering
   Foutieve en onbekende productcodes werden aangepakt, wat leidde tot een reductie van fouten van 60% naar 10%.  De achterstanden in data-aanlevering daalden drastisch: van vijf gemeentes met achterstanden tot wel zeven maanden naar één gemeente met slechts drie maanden achterstand.
3. Dashboardontwikkeling en visualisatie
   In één oogopslag inzicht in de omzetverschillen per aanbieder, waarmee direct duidelijk wordt of aanbieders binnen de norm van ±5% vallen. Het Power BI-dashboard biedt verdiepende analyses, inclusief filters per productcode en subgroepen. De trends en afwijkingen zijn in één oogopslag zichtbaar, waarmee snel kan worden bepaald welke aanbieders nader onderzoek vereisen.
4. Toekomstbestendigheid
   Demo’s ondersteunden gebruikers bij het interpreteren van de data en het effectief inzetten van het dashboard in strategische besluitvorming. Door aanpassingen in de database en het Power BI-gegevensmodel is de data nu beter geschikt voor het nieuwe inkoopmodel. Een verdere analyse toonde de effecten van het nieuwe inkoopmodel aan en maakte een vervolgproject mogelijk, gericht op aanbieders met opvallende cijfers.

Het interne datakwaliteitstraject, (inclusief het bouwen van het dashboard) en het stakeholdermanagementproject liepen parallel aan elkaar hebben en zijn in ongeveer zes maanden afgerond. Vera is daarbij als interim data-analist ingezet en Remco als externe projectondersteuner. Contractmanager Rob leidde het project.

Toekomstvisie en borging 

Het Power BI-dashboard vormt de basis voor verdere analyses en gesprekken met zorgaanbieders, waarbij opvallende omzetverschillen worden onderzocht. Het dashboard laat zien hoe data niet alleen administratieve lasten verlicht, maar ook bijdraagt aan een eerlijker en transparanter jeugdzorgsysteem.