De meeste gemeenten staan aan de vooravond van moeilijke keuzes. Hoewel het ravijnjaar op korte termijn gedempt lijkt te zijn, neemt het gemeentefonds in 2028 fors af. De vraag blijft dan ook op tafel liggen: waar kunnen we structureel besparen zonder direct te snijden in maatschappelijke voorzieningen?
Gemeenten laten miljoenen liggen
Tijd voor een slimme inkooprevolutie
Een vaak over het hoofd geziene knop is inkoop. Toch besteden gemeenten volgens de VNG jaarlijks 42 miljard euro aan de inkoop van goederen, diensten en werken. Dat is grofweg 36 procent van het totale inkoopvolume van de overheid. Een relatief kleine optimalisatie van de inkoopstrategie kan dus een groot effect hebben op de begroting.
Wat zegt de wetenschap?
Volgens recent onderzoek van dr. Vitezslav Titl en prof. dr. ir. Fredo Schotanus (Universiteit Utrecht) zou de Nederlandse overheid jaarlijks tussen de 255 en 561 miljoen euro kunnen besparen door anders aan te besteden: iets minder vaak kiezen voor complexe ‘Beste Prijs-Kwaliteitverhouding’-modellen (BPKV) en vaker simpelweg gunnen op de Laagste Prijs (LP), daar waar het kan en zinvol is.
Gemeenten kunnen tot 203 miljoen euro per jaar besparen door slimmer in te kopen
De BPKV-methode wordt soms toegepast in situaties waarin de kwaliteit van leveranciers nauwelijks verschilt of waarin de gevraagde producten standaard zijn. In zulke gevallen levert het alleen maar extra werk en kosten op. Denk aan schoonmaak, drukwerk, standaardsoftware of eenvoudige civiele werkzaamheden.
De berekende besparingen zijn gebaseerd op een verschuiving van 5 tot 10 procent van BPKV naar LP, mits zorgvuldig toegepast en met de juiste screening van leveranciers.
En gemeenten dan? Die zijn verantwoordelijk voor 36 procent van het totale inkoopvolume. Als we deze verhouding aanhouden, zou het besparingspotentieel voor gemeenten tussen de 92 en 203 miljoen euro per jaar liggen bij een verschuiving van 5 tot 10 procent.
Met andere woorden: door kritisch te kijken naar welke aanbestedingen eenvoudiger kunnen, ligt er een structureel besparingspotentieel van 92 tot 203 miljoen euro per jaar. Dit potentieel zou voor gemeenten zelfs groter kunnen zijn, omdat zij mogelijk minder complexe aankopen doen en vaker werken met (lokale) kleinere leveranciers dan bijvoorbeeld organisaties als Rijkswaterstaat.
Dat is een aanzienlijk bedrag, zeker gezien de bezuinigingsdruk in het sociaal domein, de jeugdzorg of bij lokale voorzieningen.
Wat kunnen gemeenten doen? Gemeenten kunnen de volgende stappen overwegen: zij kunnen hun huidige inkoopportfolio screenen om te bepalen waar nu BPKV wordt toegepast terwijl LP zou volstaan. Ze kunnen daarnaast pilots uitvoeren met LP bij standaarddiensten, zoals kantoormeubilair of schoonmaak. Ook is het belangrijk extra kritisch te zijn op nieuwe uitgaven: kan er gebruik worden gemaakt van bestaande oplossingen, of kan een norm iets minder scherp worden gesteld? Verder kunnen gemeenten samenwerken via regionale inkoopsamenwerkingen, om dubbel werk te verminderen, kennis en contractmodellen te delen en gebruik te maken van schaalvoordelen. Een onderzoek naar schaalvoordelen kan hierbij inzicht geven in de potentie. Tot slot is er ondersteuning vanuit de VNG beschikbaar, bijvoorbeeld via de propositie Inkoop & Aanbesteden.
Gemeenten die hun inkoopstrategie moderniseren, kunnen niet alleen besparen, maar ook hun uitvoeringskracht versterken – zonder direct fors te hoeven ingrijpen in het sociaal domein of op de belastingen. Het is tijd voor een slimme inkooprevolutie. Niet door harder te werken, maar door beter te kiezen.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.