Kosten besparen met procesmanagement: lessen uit de industrie

Gemeenten staan onder druk om efficiënter te werken, zeker met het ravijnjaar 2028 in zicht. Terwijl de industrie haar productiviteit tussen 2002 en 2022 met 65% verhoogde, blijft de administratieve sector achter. Volgens FD-econoom Mathijs Bouman heeft twintig jaar digitalisering nauwelijks resultaat opgeleverd binnen de administratieve sector. Wat kunnen administratieve organisaties leren van de industrie?

Slimmer organiseren: van afdelingen naar productgerichte teams

De industrie heeft haar productiviteit verhoogd door de organisatie fundamenteel anders in te richten. Waar de organisatie voorheen per vakgebied was ingericht, werden de vakmensen gehergroepeerd in productcellen. Elk team is verantwoordelijk voor een volledig product. Dit leidt tot minder overdracht, minder management en snellere doorlooptijden. Het resultaat: snellere, betere en goedkopere productie en dienstverlening.

Waarom 'Morgen in Huis' bij online bestellingen geen toeval is

Wanneer je iets online bestelt, bijvoorbeeld bij Coolblue, Nike of Bol.com, is het bijna vanzelfsprekend dat je bestelling de volgende dag al in huis is. Deze belofte is geen toeval, maar een resultaat van ver doorgevoerde Lean-principes. Door processen te stroomlijnen, verspilling te elimineren en het werk just-in-time te organiseren, hebben deze bedrijven hun logistieke ketens zo ingericht dat snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie hand in hand gaan. De een-dag-productie maakt alles veel eenvoudiger en overzichtelijker en iedere ochtend zijn “alle” bestellingen afgeleverd. De klant ervaart gemak, terwijl de organisatie kosten bespaart door minder voorraad, minder fouten en minder coördinatie. Maximale klantwaarde leveren met minimale verspilling.

Nog een voorbeeld; De Zelfstandig Behandel Centra (ZBC)

In de ziekenhuizen bestond de niet urgente eerste behandeling van een hartklachten uit een lang proces met vijf losse afspraken, verdeeld over één maatschap en drie verschillende afdelingen. Er was veel afstemming, wachttijd en regelwerk voor zowel patiënt als zorgverlener. De totale doorlooptijd vaak enkele weken als de klacht niet urgent beoordeeld was. Door de zorg anders te organiseren – niet rond afdelingen, maar rond de patiënt – is het proces radicaal vereenvoudigd.

Elke vrijdag is er een inloopochtend bij de ZBC voor maximaal tien patiënten, te boeken via de huisarts. De cardioloog ontvangt de patiënten op volgorde, waarna zij direct drie onderzoeken ondergaan binnen hetzelfde gebouw. Na ongeveer 2,5 uur volgt een tweede afspraak met de cardioloog, waarin de resultaten worden besproken en een behandelplan wordt opgesteld.

Het resultaat? Geen vijf losse afspraken meer, maar één gestroomlijnd proces. Minder overdracht, minder wachttijd, en meer duidelijkheid voor de patiënt.

Procesmanagement voor administratieve organisaties

In administratieve organisaties is het werk vaak versnipperd, verspreid over verschillende vak afdeling of “zuilen” en hierom moeilijk te overzien. Het grote nadeel ten opzicht van bijvoorbeeld productie, logistiek of zorg, is dat het werkproces fysiek niet “zichtbaar” is. De grote rol van procesmanagement is dan ook het zichtbaar en bespreekbaar maken van ‘het werk’. Procesmanagement applicaties helpen organisaties om hun bedrijfsfundament op orde te krijgen, waardoor vanuit overzicht en inzicht doelgerichte stappen kunnen worden gezet.

Procesmanagement levert vele tastbare voordelen op:

• Door vakmensen te betrekken bij procesonderzoek en -verbetering ontstaat draagvlak en “People Driven Change”. Medewerkers gaan op natuurlijke wijze meewerken aan grote verbeterprojecten, omdat deze direct voortkomen uit hun dagelijkse werk. Deze projecten zijn niet langer losstaande projecten van de afdeling IT of kwaliteit.
• Een tweede groot voordeel van het empoweren en laten “zelfsturen” van medewerkers is dat dit resulteert in minder behoefte aan middenmanagement, waardoor het natuurlijk verloop bij gemeenten grotendeels kan worden ingezet om tegemoet te komen aan de bezuinigingsopdracht.
• Door processen opnieuw in te richten, kan de organisatie met minder medewerkers meer werk verzetten. Standaardisatie wordt vergaand doorgevoerd en processen worden direct en just-in-time gemanaged. Continu verbeteren is een integraal onderdeel van het werk, waarbij medewerkers 10% van hun tijd besteden aan verbeteractiviteiten.
• Ook maakt een solide procesbasis vele andere projecten succesvoller én goedkoper. Wanneer de “in-control” of “de basis op orde” fundering is bereikt zorgt dat ervoor dat er vaak al 30 tot 40% kan worden bespaard op andere projecten, zoals digitalisering, inrichten van Zelfservice, Rechtmatigheid, en Risicomanagement. Door deze projecten te koppelen aan procesmanagement blijven organisaties daarbij ook “In Control”, ook wanneer processen. veranderen. De veranderingen in werkprocessen worden direct doorgevoerd naar de andere projecten.

Procesmanagement als fundament voor duurzame verandering

Procesmanagement is geen extra project, maar een strategische basis voor betere dienstverlening, lagere kosten en een dynamische organisatie. Het maakt werk zichtbaar, creëert overzicht en inzicht alvorens actie te ondernemen en biedt een stevig fundament voor andere projecten en doelstellingen. Door processen te herontwerpen en teams rond de klant of burger te organiseren, kunnen we de dienstverlening verbeteren én tegelijkertijd kosten besparen.

Zet de stap naar procesvolwassenheid met Engage Process

Engage Process brengt teams bij elkaar, zorgt voor gedeelde inzichten en helpt organisaties om écht procesgericht te werken. Geen losse initiatieven meer, maar een gezamenlijke aanpak die leidt tot blijvende verbeteringen en zichtbare resultaten.