Essay: Makkelijke taal maakt aanbesteden professioneler

Gemeenten besteden jaarlijks zorg en ondersteuning aan, met grote gevolgen voor het dagelijks leven van inwoners. Toch zijn de documenten waarin we vastleggen wat we inkopen en waarom, vaak geschreven in ingewikkelde, ambtelijke taal, ziet Thom van Veen, adviseur sociaal domein. De aanbestedingen zijn juridisch correct en inhoudelijk onderbouwd, maar niet altijd begrijpelijk voor de mensen om wie het uiteindelijk draait.

In het verlengde van de transitie binnen het kader van de decentralisaties van 2015, zijn diverse gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden in het sociaal domein herhaaldelijk geconfronteerd met de noodzaak tot het aangaan van aanbestedingsprocedures. Geconstateerd wordt echter dat dergelijke trajecten dikwijls voldoende in lijn brengen met de van kracht zijnde uitgangspunten, kwantitatieve databestanden, coalitie- en bestuursakkoorden, alsook de geldende landelijke wet- en regelgeving en diverse landelijke convenanten. Hoewel de relevante informatievoorziening reeds toegankelijk is gesteld voor zowel de inwoner als de potentiële marktpartij, rijst de vraag hoe de actuele participatie en aansluiting van deze stakeholders gedurende de gehele procedure geborgd kan worden. In het navolgende stuk wordt een reeks interventies uiteengezet, teneinde de traceerbaarheid van de aanbesteding te optimaliseren voor actoren die niet over specifieke expertise op het gebied van inkooprecht beschikken.

Bepalend voor de kwaliteit

Helder toch, de tekst hierboven? Voor ambtenaren die dagelijks met deze kost te maken hebben is dit prima te volgen. Voor zeker 2,5 miljoen Nederlanders is dit niet het geval. Dit klinkt misschien als een theoretisch probleem, al ziet dat er in de dagelijkse praktijk zo uit: beleidsstukken en aanbestedingsdocumenten bepalen uiteindelijk de kwaliteit van de zorg die de inwoner ontvangt. Als de taal waarin deze strategieën worden geschreven een barrière vormt, sluiten we de belangrijkste experts uit: de inwoners zelf. Betere taal is dus geen ‘aardig extraatje’. Het is een voorwaarde voor een betere dienstverlening.

Te vaak communiceren we in dure, moeilijke en ambtelijke taal om aan te geven hoe een inkoopstrategie wordt vormgegeven. Zo’n tekst - en eigenlijk elke ambtelijk geschreven tekst - voedt het wantrouwen bij inwoners alleen maar meer. Dat moet toch beter kunnen?

Vraag eens om taalkundig advies

Tijdens mijn werk bij de regionale aanbesteding jeugdhulp in een jeugdhulpregio merkte ik hoe pijnlijk dit contrast kan zijn. Ik zag documenten die technisch klopten, maar die voor ervaringsdeskundigen en soms zelfs voor professionals niet goed leesbaar waren. Gelukkig hebben steeds meer gemeenten al oog voor makkelijke taal of laaggeletterdheid. Een mooi begin, al kan het altijd beter. Aan de hand van een regionale aanbesteding jeugdzorg laat ik zien waar valkuilen zitten. En hoe die vermeden kunnen worden.

Binnen gemeenten is er vaak al een beeld over wat er ingekocht moet worden en waarom. Dit is vastgelegd in akkoorden, strategieën en plannen. De vertaling naar de inkoop­strategie wordt dan makkelijker gemaakt. Maar hoe leesbaar deze is voor de leek, daar wordt niet direct over nagedacht. Vaak ligt er nog een adviesraad tussen die een advies geeft. In veel gevallen geeft de raad advies op de inhoud, en niet of het helder en leesbaar is voor inwoners die geïnteresseerd zijn.

Vaak toetsen we de stukken alleen binnen onze eigen kring. Zo bevestigen we elkaars jargon en verstevigen we de muren van de ivoren toren, terwijl we onbewust het contact met de werkelijkheid achter de voordeur verliezen. Vraag de adviesraad een keer om taalkundig advies. Hoe vinden jullie dit opgeschreven? Het is daarnaast ook interessant om de (voormalige) doelgroep mee te laten lezen. Zij hebben de zorg of hulp al een keer ontvangen. Hoe lezen zij de uitgangspunten en ideeën in deze inkoopstrategie? Kunnen zij dit volgen, inhoudelijk en taalkundig? 

Wat als je nu de belangrijkste organisaties voor je aanbesteding samenbrengt en hun mening vraagt? Met die gedachte zette de regio haar marktconsultaties op. Inwoners, ervaringsdeskundigen, adviesraden, toegang en aanbieders werden hierin bijeengebracht. De toegang en aanbieders legden de hulpbehoevende in zo makkelijk mogelijke taal uit wat er van ze verwacht werd, wat er zou gaan gebeuren en hoe zaken in elkaar steken. Want waarom zouden wij het deze partners moeilijker maken om eerst onze taal te vertalen om uit te kunnen leggen?

Onduidelijkheid leidt tot meer vragen

Waarom schrijven wij geen aanbestedingsdocumenten op B1-niveau? Het geeft in een latere fase, bijvoorbeeld de beoordelingsfase, meer ruimte op sturen. De vragen die aanbieders stellen tijdens de Nota van Inlichtingen bieden namelijk extra bedenktijd in hoe je bepaalde zaken wilt inrichten. Maar het voor jezelf vaag houden maakt het ook voor andere collega’s onduidelijk wat je ermee bedoelt.

Bovendien maakt het beantwoorden van vragen daarover niet makkelijker. Daarnaast wordt dit vaak opgevat als onvoorbereid. Investeer daarom liever meer moeite in het verduidelijken van de tekst, in plaats van alles vaag houden. Ja, dat kost op het moment van schrijven meer tijd. Toch scheelt het aan de achterkant extra tijd bij de Nota van Inlichtingen. Iedere onduidelijke zin lijdt namelijk zo tot vijf vragen. Daarnaast bespaart het extra tijd tijdens de inschrijvingsfase en uitleg aan de inwoner. Tijd investeren in de voorkant bespaart dus tijd in de uitvoeringsfase.

Moeilijker voor kleinere aanbieders

Er komt een punt in de aanbesteding dat aanbieders de kans hebben om zich in te schrijven op de aanbesteding. Bij een inschrijving moeten veel stukken worden meegestuurd en worden opgeleverd. Dit staat vaak allemaal uitgelegd in de offerteaanvraag. Ook hier speelt taal een belangrijke rol in hoe de inschrijvingsstukken worden opgeleverd. Hoe moeilijker of netter deze zijn geschreven, des te meer tijd het kost om aan te leveren. Voor een grote aanbieder is dit misschien niet een groot probleem. Die hebben het vaker gedaan en hebben meestal voldoende capaciteit. Kleinere aanbieders hebben hier meer last van.

Vaak horen we dat deze strikte, juridische taal noodzakelijk is voor de rechtszekerheid en om bezwaren te voorkomen. Maar is dat zo? Juist onduidelijke teksten leiden tot meer vragen en interpretatieverschillen. Bovendien creëren we hiermee een onzichtbare barrière. We selecteren dan niet meer op de beste zorgverlener, maar op de beste formulierinvuller.

In bijna ieder toekomstbeeld en strategie van gemeenten worden de woorden ‘samen’ en ‘vertrouwen’ genoemd. Waarom schrijven we dan nog niet samen? Blijkbaar vinden gemeenten die zeggen hiervoor te staan het toch moeilijk om dit waar te maken. Een eerste stap is om de kleinste documenten, webpagina’s, campagnes of aanbestedingen samen te formuleren.

Sommigen zullen bepleiten dat schrijven in simpele taal onprofessioneel overkomt richting de raad en het college. Toch is echte professionaliteit juist de kunst om complexe materie voor iedereen begrijpelijk te maken. ‘Moeilijk schrijven’ is geen teken van intelligentie, het is een gebrek aan connectie met de doelgroep.

Thom van Veen is adviseur sociaal domein bij adviesbureau Haute Equipe. Hij voert opdrachten uit die te maken hebben met dementie, laaggeletterdheid en aanbestedingen.

Dit is een ingekort versie. Lees het volledige essay in Binnenlands Bestuur 19 (inlog).