Hoe voorkom je wildgroei in externe inhuur?

Externe inhuur centraal regelen werkt alleen als de mensen die ermee werken vooraf meepraten, stelt Stijn Popelier, senior accountmanager bij Haert. Een drinkwaterbedrijf liet zien wat dat oplevert: de wildgroei aan leveranciersovereenkomsten maakte plaats voor één interne inhuurdesk, met meer inzicht in kosten en minder administratie voor managers.

Waar wildgroei begint

In veel organisaties ligt het inhuurbudget bij de inhurende manager. Heeft die snel versterking nodig, dan ligt het voor de hand om binnen het eigen netwerk te zoeken. Hij vraagt een offerte op, accepteert soms direct het voorgestelde tarief en tekent de voorwaarden van de leverancier. Voor de manager is dat een werkbare route. Voor de organisatie kan het betekenen dat afspraken per afdeling verschillen en dat de eigen inkoopvoorwaarden buiten beeld raken. Bovendien houdt de manager er taken aan over die weinig met zijn eigenlijke werk te maken hebben. Een broker of MSP kan die taken centraal beleggen en managers helpen bij het vinden en inhuren van een geschikte professional.

Meer partijen dan HR en Inkoop

Inhuur wordt meestal bij HR of Inkoop neergelegd. Maar ook andere afdelingen hebben er belang bij. HR let op capaciteit, arbeidsmarkt en goed opdrachtgeverschap. Inkoop bewaakt leveranciers, contracten en rechtmatigheid. Finance wil weten wat inhuur kost, en IT kijkt naar koppelingen met bestaande systemen en veilige toegang voor externen. De manager weet het beste hoe snel iemand moet kunnen starten en welke ondersteuning in de dagelijkse praktijk werkt.

Die belangen botsen regelmatig. De manager heeft morgen iemand nodig, terwijl Inkoop eerst meerdere offertes wil vergelijken. Volgens Stijn kan geen van beide perspectieven de inrichting alleen bepalen. Het gaat bovendien niet om standaard inkoop. Bij mensenwerk telt niet alleen wat iemand kost, maar ook hoe de dienstverlening in de praktijk verloopt.

Niet de oude aanbesteding overnemen

Een nieuw traject begint vaak bij het contract dat afloopt: wat is eerder aanbesteed en welke eisen moeten worden bijgesteld? Dat lijkt efficiënt, maar de behoeften kunnen inmiddels zijn veranderd. Misschien is er meer behoefte aan inzicht in kosten en doorlooptijden, aan ondersteuning bij het contact met leveranciers, of aan hulp bij het vinden van professionals in een schaarse markt. Wie de oude aanbesteding als uitgangspunt neemt, herhaalt vrijwel vanzelf de oude inrichting.

Stijn pleit daarom voor een andere volgorde. Eerst gesprekken met HR, Inkoop, Finance en IT en vooral met de managers die er dagelijks mee werken. Waar lopen zij tegenaan, welke taken kosten onnodig veel tijd en waar wil de organisatie meer grip? Daarna volgt de markt. Een gesprek met mogelijke inschrijvers ruim voor de aanbesteding laat zien welke oplossingen er zijn en of de wensen haalbaar zijn. Pas dan volgt de vertaling naar de aanbesteding.

Keuzes die ertoe doen

Wat dit oplevert, zijn concrete keuzes. Mag een manager zelf een kandidaat voordragen? Zijn er richtlijntarieven? Wie onderhoudt het contact met leveranciers? Komt er een interne of externe inhuurdesk en hoe sluit die aan op de bestaande systemen? Ook moet duidelijk zijn welke dienstverlening nodig is: alleen ondersteuning bij contracten, administratie en facturatie, of ook een partner die leveranciers aanstuurt en adviseert. Wie uitsluitend op prijs stuurt, kan uitkomen bij een oplossing die goedkoper lijkt maar niet biedt wat nodig is.

Als de belangen uiteenlopen, adviseert Stijn de manager veel gewicht te geven, omdat die er elke dag mee moet werken. Dat betekent niet dat de manager altijd zijn zin krijgt, maar wel dat de gekozen werkwijze aan moet sluiten op de praktijk.

Plan de tijd in

Een zorgvuldig traject begint volgens Stijn al twee jaar voordat het contract afloopt. Het ophalen van behoeften, het raadplegen van de markt en het maken van keuzes kosten tijd. Na de gunning duren implementatie en migratie vaak nog drie tot zes maanden. Het draagvlak bepaalt in al die fasen het resultaat: herkennen medewerkers zich niet in de nieuwe aanpak, dan zoeken ze eigen routes en keert de versnippering terug. Hij geeft drie vragen mee voor het hele traject. Wat is de gewenste situatie? Welke belangen spelen daarbij? En wie moet erbij worden betrokken om het te laten slagen?