Niet snel reden voor geheim beraad

Bij de keuze om een bijeenkomst wel of niet in de openbaarheid te laten plaatsvinden, moet eerst worden bepaald of het gaat om een bijeenkomst waarin besluitvorming plaatsvindt of wordt voorbereid. Van voorbereiding van de besluitvorming (en dus van een vergadering in de zin van de Gemeentewet) zal in de praktijk al snel sprake zijn.

Besloten vergaderen is uitzondering

Dat schrijft demissionair minister David van Weel van BZK in antwoord op vragen van D66-Kamerlid Joost Sneller. Die stelde al eerder vragen naar aanleiding van onderzoek van De Stentor naar ‘geheime beraden’ door gemeenteraden en deed dat nu opnieuw, omdat uit nieuw onderzoek van De Stentor bleek dat 35 gemeenten, waaronder grote gemeenten als Almere, Haarlem, Leiden en Zwolle, nog steeds in het geheim beraden. ‘Besloten vergaderingen dienen altijd een uitzondering te zijn en openbare vergaderingen de regel’, stelt Van Weel. ‘In verreweg de meeste gevallen zal alleen achter gesloten deuren kunnen worden vergaderd als de raad besluit tot een besloten vergadering volgens de procedure die hiervoor in de Gemeentewet is opgenomen.’

Mogelijke besluitvorming

Hoewel de wet niet bepaalt met welk doel wordt vergaderd en wanneer er een vergadering moet zijn, is uit de bepalingen wel af te leiden wanneer de wet veronderstelt dat sprake is van een vergadering, vervolgt hij. ‘Dat is het geval wanneer sprake is van een bijeenkomst van de raad of een raadscommissie waarin sprake is van (voorbereiding van) besluitvorming.’ Als dat zo is, is de Gemeentewet van toepassing op de vergadering en moet die openbaar zijn. Van voorbereiding van de besluitvorming (en dus van een vergadering in de zin van de Gemeentewet) zal in de praktijk al snel sprake zijn, stelt Van Weel. ‘Als er een bijeenkomst is met raadsleden waarbij een onderwerp aan de orde is waarover later mogelijk besluitvorming in de raad zal plaatsvinden, dan verdient het aanbeveling dit als vergadering in de zin van de Gemeentewet te beschouwen.’

Politieke keuze

Van Weel begrijpt dat er incidentele bijeenkomsten in gemeenten kunnen zijn die geen enkel verband hebben met het besluitvormingsproces, zoals heidagen of recepties rond feestdagen. Maar: ‘In verreweg de meeste gevallen zal het verband met het eigenlijke raadswerk er wel zijn en is het vanuit het beginsel van openbaarheid wenselijk om alleen besloten te vergaderen als een raadsmeerderheid (of een meerderheid van de commissie) daartoe besluit volgens de procedure die hiervoor in de Gemeentewet is vastgelegd.’ Maar de suggestie om hier als minister actief op te handhaven miskent de eigen verantwoordelijkheid van gemeentebesturen bij de keuze om al dan niet in openbaarheid te vergaderen, vindt hij. ‘Het besluit om in een bepaald geval al dan niet besloten te vergaderen is een politieke keuze van de betreffende raad of raadscommissie. Daarbij kan van een korting op de algemene uitkering uit het Gemeentefonds, zoals sommigen hebben gesuggereerd, geen sprake zijn.’

Beslismodel opstellen

Wel roep hij alle gemeenten op om ‘terughoudend’ om te gaan met de mogelijkheid om in beslotenheid te vergaderen, ‘en telkens kritisch te bezien of een vergadering echt niet in de openbaarheid kan plaatsvinden’. Om te bepalen of een overleg openbaar dan wel besloten plaatsvindt en welke procedure al dan niet moet worden doorlopen, kan het handig zijn om als gemeentebestuur een beslismodel op te stellen op basis van het hiervoor gestelde, schrijft Van Weel. ‘Dit kan helpen bij het op een juiste wijze toepassen van het wettelijk kader en kan er ook aan bijdragen dat in alle gevallen kritisch wordt bezien of een besloten vergadering echt nodig is.’ Hij memoreert dat het handhaven van het uitgangspunt van ‘openbaar tenzij’ en de juiste toepassing van het wettelijk kader een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van het gemeentebestuur. ‘Zowel de gemeenteraad en de raadscommissies als het college hebben hierbij een rol.’