Evaluatie van gemeenschappelijke regelingen: waar begin je?

Sinds de wetswijziging van 2022 bevat elke gemeenschappelijke regeling verplicht een evaluatiebepaling. In juridische termen: de regeling moet ‘bepalingen bevatten omtrent de evaluatie van de regeling’. Maar wat betekent dat in de praktijk?

Veel bestuurders weten dat er ‘ergens’ iets over een evaluatie in de regeling staat. Maar zodra de evaluatie op de agenda komt, rijst de vraag: waar beginnen we eigenlijk? Wat moet er precies geëvalueerd worden? En hoe geven we dit vorm, op een manier die werkbaar én waardevol is?

Bij KokxDeVoogd begeleiden we regelmatig gemeenschappelijke regelingen bij het opstellen, herzien én evalueren van hun samenwerking. Op basis van die ervaring delen we drie praktische handvatten om u op weg te helpen.

1. Begin bij de regeling zelf

De eerste stap is even eenvoudig als belangrijk: bekijk wat er al in de regeling staat over de evaluatie. De wet schrijft namelijk slechts één ding voor — dat er een bepaling ís. Maar hoe die bepaling eruitziet, dat heeft het bestuur eerder zelf mogen bepalen.

Sommige regelingen houden het kort: “Deze regeling wordt eens in de vier jaar geëvalueerd.” Andere regelingen gaan verder en leggen ook de scope, onderwerpen of evaluatiemethode vast. Hoe dan ook: de bepalingen bieden een eerste afbakening. Ze vormen het vertrekpunt van de evaluatie — óók als ze vaag of summier zijn. Neem dus de tijd om ze goed te lezen en bespreek in het algemeen bestuur of aanvullende kaders gewenst zijn.

2. Bepaal de scope van de evaluatie

Zodra u weet wat de regeling zegt, is de volgende vraag: wat willen we precies evalueren?

De evaluatie kan smal worden opgezet — bijvoorbeeld gericht op het functioneren van een specifiek gremium (dagelijks bestuur, algemeen bestuur of bijvoorbeeld de ambtelijke adviescommissie), of een specifiek aspect van de samenwerking (de P&C-cyclus of de wijze van verantwoording). Maar u kunt ook kiezen voor een bredere insteek: hoe functioneert de samenwerking als geheel? Worden de beoogde doelen gehaald? Sluiten structuur, werkwijze en resultaten nog aan bij wat de deelnemers willen?

Let op: de geest van de wetswijziging is niet alleen ‘regelmatige evaluatie’, maar vooral ook het versterken van de democratische legitimatie. Dat vraagt om in de evaluatie in ieder geval aandacht te besteden aan de positie van de gemeenteraden en de rol van het algemeen bestuur.

Daarnaast is het goed om vooraf te bepalen hoe diepgaand de evaluatie moet zijn. Moet het een brede en intensieve exercitie worden, met interviews, enquêtes, benchmarking en/of analyse? Of kan het lean & mean, passend bij een regeling die goed draait? Wat u ook kiest: leg dit expliciet vast in een besluit van het bestuur. Zo is helder wat de bedoeling is en waar de lat ligt.

3. Werk met een analysekader

Input ophalen is essentieel voor een goede evaluatie. Maar: zoveel mensen, zoveel meningen. De kunst is om te structureren: waar willen we de samenwerking precies op beoordelen, en wanneer loopt het goed, en wanneer is er sprake van verbeterpunten?

Daarom is het verstandig om een analysekader op te stellen. In rekenkamertermen ook wel een normenkader genoemd. Dit zorgt voor structuur en transparantie en in de beoordeling van het functioneren van de samenwerking. Het biedt handvatten om niet alleen te beschrijven wat er gebeurt, maar ook te toetsen hoe goed het werkt en waar verbetering mogelijk is.

Het analysekader is deels gebaseerd op de regeling en onderliggende afspraken. Ook is het mogelijk om objectieve normen op te stellen voor het functioneren van een regeling op basis van ‘best practices’ van samenwerkingen in Nederland en eerder uitgevoerde evaluaties.

Door vooraf normen en beoordelingscriteria vast te leggen, maakt u de evaluatie scherper en beter navolgbaar. En belangrijk: zo voorkomt u dat het gesprek alleen over losse ervaringen of ‘de waan van de dag’ gaat.

Tot slot: evalueren is een vak

Met deze drie handvatten — check de regeling, kies de scope, werk met een analysekader — komt u een heel eind. Maar een succesvolle evaluatie vraagt méér dan een goed begin. Het verzamelen en analyseren van input, het objectief beoordelen van processen en resultaten en het formuleren van bruikbare aanbevelingen vereist ervaring, expertise en onafhankelijkheid.

In een volgende blog delen we onze visie op de normen die horen bij een goed functionerende gemeenschappelijke regeling.