Griffier, stap naar voren in het formatieproces

Juist bij de ‘wisseling van de macht’ ligt een belangrijk moment voor de strategisch adviseur van de gemeenteraad. Formatieprocessen bepalen immers voor jaren het samenspel in de raad en tussen raad en college. Wie de lokale democratie serieus neemt, kan de griffier in die fase niet aan de zijlijn laten staan.

Het gebeurt regelmatig dat de griffier bij de formatie aan de zijlijn staat. Het formatieproces wordt dan een puur politieke aangelegenheid waarbij de griffie zich terughoudend opstelt. Een gemiste kans! Het formatieproces is namelijk cruciaal voor de kwaliteit van het lokale bestuur. Daarom kan de griffier zich geen afwachtende houding veroorloven.

De griffier moet hierbij drie doelen scherp houden. Ten eerste door te zorgen voor een gelijk speelveld voor gekozen politici. In raden zitten na verkiezingen nieuwe gezichten. Zonder begeleiding hebben ervaren raadsleden een duidelijke voorsprong. De griffier kan helpen die kennisongelijkheid te verkleinen. Ten tweede moet de griffier het politieke primaat beschermen. De keuzes voor de nieuwe bestuursperiode horen bij de raad. Niet bij het zittende college, niet bij ambtenaren en ook niet bij de burgemeester. Ten slotte moet de griffier zorgen voor een zorgvuldig en transparant proces. Formatieruzies en onduidelijke stappen schaden het vertrouwen in de lokale democratie. Juist daar kan de griffier structuur bieden.

Een belangrijke bijdrage ligt in de voorbereiding. Door kandidaat-raadsleden en lijsttrekkers te informeren over mogelijke vormen van samenwerking, typen akkoorden en stappen in het proces. Er is winst te boeken met procesafspraken. Bijvoorbeeld over het houden van een openbare duidingsbijeenkomst als start van de formatiefase. Dit soort afspraken creëert rust, voorspelbaarheid en transparantie. Ze voorkomen dat tijdens de formatie moet worden onderhandeld over de spelregels zelf.

De verkenningsfase is bij uitstek het moment waarop de griffier een actieve rol speelt. Alle partijen zijn betrokken en er ontstaan de eerste lijnen voor samenwerking. De griffier kent de lokale politieke verhoudingen en kan een (onafhankelijke) verkenner snel op vlieghoogte brengen. Ook bij de verslaglegging is die rol logisch. Het verslag van de verkenning weegt politiek zwaar: het vormt de basis voor de volgende fase en legitimeert de gemaakte keuzes. Zorgvuldigheid en ervaring zijn dan essentieel.

Na de verkenning verandert de rol van de griffier. Zodra partijen onderhandelen over een coalitieakkoord is het niet langer logisch om aan tafel te zitten. De griffier bewaakt in deze fase de informatiepositie van alle raadsleden en zorgt dat het uiteindelijke akkoord en de voordracht van wethouders zorgvuldig en transparant in de raad worden behandeld. De inhoudelijke ondersteuning van de onderhandelingen ligt bij de organisatie die ook verantwoordelijk is voor de uitvoering. Alleen bij een raadsbrede samenwerking ligt een grotere rol voor de griffie in deze fase voor de hand.

Naar voren stappen is niet eenvoudig. Het formatieproces is vrijwel ‘wetteloos’ en vaak bepaalt de traditie hoe het proces verloopt. In de toenemende behoefte aan onafhankelijke ondersteuning, mede door politieke versplintering en afnemende ervaring, moeten niet alleen verkenners en formateurs voorzien. Juist de griffier kan als legitieme procesbewaker bijdragen aan de voorwaarden voor een eerlijk en zorgvuldig proces. Griffiers, blijf daarom niet aan de zijlijn staan maar stap naar voren!

Job van Meijeren is adviseur lokale democratie bij Necker en auteur van het formatiehandboek Binnenskamers. Marijke van de Plasse is griffie-expert en werkt als interim-griffier voor Necker