Op het gemeentehuis
Uit onderzoek van bureau Tiem in 14 gemeenten blijkt dat Het Nieuwe Werken wel op de agenda staat van gemeentesecretarissen, maar dat zij worstelen met de invoering ervan. Volgens Tiem-onderzoeker Annet Dijk-Schepman speelt de eis van het lijfelijk aanwezig zijn op de werkvloer een grote rol. ‘Sommige bestuurders verlangen fysieke aanwezigheid. Dat speelt in bedrijfsleven veel minder. Ook burgers rekenen erop dat zij een ambtenaar te spreken krijgen als zij naar het gemeentehuis komen’, zegt ze.
Thuiswerken
De meeste gemeenten omschrijven Het Nieuwe Werken redelijk eng, namelijk als plaats- en tijdonafhankelijk werken. De nadruk ligt vooral op thuiswerken (telewerken) en veel minder op hoe medewerkers hun werk organiseren, bijvoorbeeld in tijd.
Afstemming
Problemen waar gemeentesecretarissen mee worstelen zijn onder andere hoe de onderlinge afstemming met collega’s te regelen als mensen elkaar niet meer op de werkvloer treffen. Een andere knelpunt is hoe de bereikbaarheid van medewerkers te waarborgen als burgers langskomen voor een fysieke ontmoeting. Lastig vindt de ambtelijke leiding het ook om tot resultaatafspraken te komen met thuiswerkers. Die worsteling is groter dan binnen de zakelijke dienstverlening, omdat men daar meer gewend is om resultaatgericht te werken.
Loslaten
‘Gemeenten worstelen met het loslaten. Dat ze moeite hebben met het maken van resultaatafspraken, hangt daarmee samen. Gevoelsmatig worden medewerkers dan te veel uit het oog verloren’, aldus de onderzoekers. ‘De grote uitdaging is medewerkers echt te vertrouwen en verantwoordelijkheden bij hen neer te leggen. Men wil wel, maar weet nog niet goed hoe.’
Gemeentesecretarissen zien volgens Dijk-Schepman wel de voordelen van Het Nieuwe Werken, met name om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Het rapport over Het Nieuwe Werken bij gemeenten is te downloaden via de website www.tiem.nl.
Gemeentesecretaris worstelt met Het Nieuwe Werken
Gemeenten vinden het moeilijk om Het Nieuwe Werken in te voeren. Een belangrijke sta-in-de-weg is dat de leiding vindt dat ambtenaren…
Loslaten
‘Gemeenten worstelen met het loslaten. Dat ze moeite hebben met het maken van resultaatafspraken, hangt daarmee samen. Gevoelsmatig worden medewerkers dan te veel uit het oog verloren’, aldus de onderzoekers. ‘De grote uitdaging is medewerkers echt te vertrouwen en verantwoordelijkheden bij hen neer te leggen. Men wil wel, maar weet nog niet goed hoe.’
Gemeentesecretarissen zien volgens Dijk-Schepman wel de voordelen van Het Nieuwe Werken, met name om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Het rapport over Het Nieuwe Werken bij gemeenten is te downloaden via de website www.tiem.nl.
Gemeentesecretarissen zien volgens Dijk-Schepman wel de voordelen van Het Nieuwe Werken, met name om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Het rapport over Het Nieuwe Werken bij gemeenten is te downloaden via de website www.tiem.nl.
Gemeentesecretarissen zien volgens Dijk-Schepman wel de voordelen van Het Nieuwe Werken, met name om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Het rapport over Het Nieuwe Werken bij gemeenten is te downloaden via de website www.tiem.nl.
Reacties: 19
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
mooi inzicht in het verchil tussen publieke en private sector. Maar ik ben blij dat ik nooit meer bij een bank e.d. hoef te wachten en zo ongeveer alles per internet af kan doen:-)
Er voor zorgen dat er in elke wijk van een gemeente een aantal ambtenaren wonen.
Dan kunnen de burgers gewoon thuis langs komen bij de ambtenaren.
Hoe dicht bij de burger kun je staan?
En de koffie mag natuurlijk gedeclareerd worden.
Als burgers nu een ambtenaar willen spreken en daarvoor onaangekondigd naar het gemeentehuis komen, moeten ze ook vaak een afspraak maken en daarvoor opnieuw terug komen
Thuiswerkende collega's zijn lastig te bereiken. Zaken die met het meteen even langsgaan snel kunnen worden afgehandeld moeten worden uitgesteld tot de collega er weer is.
En als voor hen geldt dat de prestatie wordt beoordeeld en de feitelijk gewerkte uren dus niet controleerbaar zijn, waarom moeten collega's die in het gemeentehuis werken dan wel "klokken" om hun tijd te verantwoorden?
Is het nieuwe werken niet gewoon een nieuwe hype? Van flexwerkplekken komen we toch ook allemaal terug? En als we allemaal thuis gaan zitten staan er nog meer kantoorpanden leeg! En als je de baliemedewerker dus niet thuis kan laten werken ben je een minder aantrekkelijke werkgever? Als je het mij vraagt riekt het naar weer een speledingetje voor de happy few.
En dat je niet bij de bank hoeft te wachten heeft helemaal niks met het nieuwe werken te maken. Dat is automatisering en ik durf te wedden dat die medewerkers gewoon vlak naast de server werken.
De terughoudendheid van gemeentsecretarissen t.a.v. thuiswerken valt goed te begrijpen. En thuiswerkende ambtenaar is, immers, 'uit beeld'. Over te behalen resultaten buiten kantoor kunnen (en moeten ook) afspraken gemaakt worden. Fysieke afwezigheid levert echter een communicatiezwakte op, omdat de thuiszitter niet direct bereikbaar is. En juist in lastige kwesties zijn contactruis en multizintuigelijkheid in elkaars aanwezigheid belangrijk om tot goede - goed gedeelde - oplossingen te geraken. Hoewel thuiswerken voor ambtenaren niet onmogelijk moet zijn, dient opgepast te worden voor het ontstaan van de ambtenaar-kluizenaar.
Het nieuwe werken is toch meer dan het thuis kunnen werken. Thuis werken op zich is niet nieuw. Het nieuwe werken is je ambtenaren als volwassen mens beschouwen, die zelf kan beoordelen en regelen hoe het werk het beste gedaan kan worden. Met het nieuwe werken vervallen alle 'oude' onderdelen niet, zoals werkoverleg en afspraken met elkaar maken om oog-in-oog te overleggen. Iedereen blijft wel onderdeel van het geheel.
Bovenstaand stukje zegt genoeg wat gemeentesecretarissen zelf doen als ze thuis werken, vandaar die achterdocht en oudbolligheid. Het ligt nu eenmaal helemaal aan de functie die iemand heeft of hij thuis kan werken of niet. Zelf ben ik vuilnisman, dus ik kan niet thuis werken.
@ ook burgers verwachten dat zij een ambtenaar te spreken krijgen....? Dit lijkt me sowieso naief. Iemand kan partime werken, of op locatie werken of ziek zijn of op vakantie...dus dat je een afspraak moet maken lijkt me niet meer dan normaal. Ik heb overigens jaren als gemeenteambtenaar gewerkt en nog nooit een burger op bezoek gehad. Het nieuwe werken is volgens mij maatwerk, waarbij je rekening houdt met persoon en type werk. En als je daarnaar kijkt zul je zien dat veel ambtenaren echt niet elke dag op het stadskantoor hoeven zijn....
Noodzakelijk voor HNW is zelfsturing en vertrouwen. Zelfsturing van medewerkers kan alleen als leidinggevenden zelf een visie en doelstellingen hebben bepaald. Op basis van die uitgangspunten kunnen de deeldoelstellingen en resultaten worden bepaald voor de medewerkers. Met resultaatafspraken en reguliere evaluatieafspraken tussen leidinggevenden en medewerkers kan je de mensen 'loslaten '. Vaak vinden huidige leidinggevenden het moelijk voor zichzelf de visie, doelstellingen en (deel)resultaten te bepalen. Sturing op aanwezigheid en adhoc operationele sturing lijkt makkelijker. In die manier van leidinggeven en denken zit vaak het probleem waardoor HNW lastig is in te voeren. Het vereist namelijk een andere manier van leidinggeven en structuur (pro-actief, obv visie, resultaten, evaluatie).
Bestaat Bob Proper echt? Als ik een overdreven stereotype van een ambtenaar neer wil zetten gebruik zijn argumenten. Maar als hij echt bestaat is het meteen een verklaring voor het moeizaam van de grond komen van het nieuwe werken. HNW biedt namelijk voordelen voor ambtenaren en cliënten (voor Bob; ik bedoel burgers die willen dat de gemeente een dienst verleend (voor Bob, ik bedoel dat je de burger daadwerkelijk helpt door je werk goed te doen)). Een ambtenaar zou mij bijvoorbeeld op een moment dat het mij schikt (aan het einde van de dag of 's avonds) kunnen helpen. Vooral als dit hem ook (beter) past is hier weer de bekende win-win situatie.
En met mobiele telefoons en laptops is bereikbaarheid gegarandeerd. En overleggen kunnen gewoon worden gehouden. Je kan namelijk ook vanuit je stoel thuis naar je stoel in de vergaderruimte op het gemeentehuis komen.
@Jaap - Helemaal mee eens
@procesje - Dat zal de uitkeringsambtenaar leuk vinden wanneer hij thuis nee moet verkopen aan een cliënt. Kan persoonlijke enmateriële schade ook worden gedeclareerd? Je moet nooit de vraag van de klant verbinden aan de verblijfplaats van de ambtenaar. Lang niet iedereen kan de functie van de medewerker van de persoon zelf scheiden. Kijk maar eens hoe er naar medewerkers van de belastingdienst of naar deurwaarders wordt gekeken.
Er blijft een groot verschil zitten tussen het beeld dat de politiek heeft bij het functioneren van een gemeente en wat HNW voor ogen heeft. Service is voor veel bestuurders het fysiek maximaal aanwezig en toegankelijk zijn, in plaats van allereerst en boven al tijdig inhoudelijk het juiste antwoord krijgen op een goed gestelde vraag. Het laatste kan heel goed digitaal, maar het is slecht te combineren indien je voortdurend wordt gestoord door telefoontjes van mensen die - volgens gemeentelijke etiquette - direct te woord moeten worden gestaan.
HNW moet vooral daar worden toegepast waar het naast het werk privé een meerwaarde heeft. Bereikbaarheid is goed te regelen. In ruil voor persoonlijke vrijheid kan bijvoorbeeld van de werknemer worden gevraagd telefonisch (of via mobiel internet) bereikbaar te zijn voor vragen. Zoiets is goed te faciliteren. Behalve het gekraai van kinderen op de achtergrond hoef je zelfs niet eens te merken dat de medewerker niet op zijn plaats in het gemeentehuis zit.
Door het verschuiven van taken naar de gemeente krijgen de verschillende gemeentehuizen plaatsgebrek. In dat geval is het zinvol om te beoordelen wie onder HNW 'thuis kan blijven' om ruimte te maken voor de mensen die niet op het gemeentehuis kunnen worden gemist. Door niet te hoeven (ver)bouwen kan de gemeente ook bezuinigen.
Ik persoonlijk zou het tweede deel van de argumentatie van Jaap missen, want emailverkeer brengt niet altijd de boodschap over zoals je had gewenst (ieder mens heeft zo zijn gebruiksaanwijzing en tête-a-tête communicatie wordt vaak gemakkelijker aanvaard.
Het is en blijft een kwestie van vertrouwen en verantwoordelijkheid aankunnen. Een belangrijk punt blijft dat Het Nieuwe Werken meer inhoudt dan alleen onder kantoortijd thuis te werken. Je kunt ook zelf je tijd indelen en bijvoorbeeld 's-avonds werken en overdag iets anders gaan doen. Je loopt dan tegen bereikbaarheidsproblemen aan. Anderzijds is het met al die parttimers nu al problematisch om iemand te bereiken en vergaderingen te beleggen met een groter aantal personen, en dan heb ik het nog niet over de vrijdag. Als fulltimer kan ik mij daar wel eens aan ergeren. Een ander verwijt die ik wel eens hoor, ook tav het nieuwe werken is dat degene die wel aanwezig zijn extra worden belast met telefoontjes, vragen etc.
Dankzij "het nieuwe werken" (het lijkt wel de titel van een Bommel-verhaal) bij de banken waar door sommigen respondenten hoog van wordt opgegeven, is de service van banken aan degenen die niet over internet beschikken (ouderen) tot een minimum beperkt, terwijl thans voor allerlei diensten moet worden betaald, die voorheen gratis waren. Ik kan me goed voorstellen dat de gemeentesecretarissen met deze materie (waarvan de opmars vermoedelijk niet te stuiten is) worstelen. Ik vind het zelf nog steeds prettig om persoonlijk geholpen te worden in plaats van door een computer of via een antwoordapparaat.
Een hypothetische mogelijkheid is de volgende.
De kern van de terughoudendheid van gemeentesecretarissen ten aanzien van "het Nieuwe Werken" kan te maken hebben met een gering vertrouwen in de resultaatgerichtheid en loyaliteit van (veel) ambtenaren. Het is vloeken in de kerk, maar als we even uitgaan van deze hypothese, wat zou dan de oorzaak van dat geringe vertrouwen kunnen zijn?
Een mogelijke verklaring kan de volgende zijn. Voor alle duidelijkheid plaats ik hem tussen aanhalingstekens:
"Op veel plekken is de ambtelijke organisatiecultuur niet resultaatgericht, althans niet zozeer gericht op echte resultaten, maar vooral op een politiek-opportuun imago van resultaatgerichtheid. Er wordt veel onderling gebabbeld, gewichtig gedaan, met papier geschoven. Er worden ingewikkelde processen opgetuigd, gecommuniceerd, geëvalueerd (maar dan zonder evaluatie van de ingewikkeldheid zelf) en bijgesteld. Daar gaat veel tijd, geld en energie in zitten.
Echt gaan sturen op resultaten kan heel goed door middel van email, mobiele telefoon en efficiënt, spaarzaam vergaderen. Maar dat vereist wel een meer zakelijke omgang met elkaar. Die nieuwe omgangsvormen zouden ertoe leiden dat een heleboel onzin zichtbaar wordt. En dat zou budgetten en banen gaan kosten.
Het eisen van fysieke aanwezigheid is een manier om een hoge werklast in stand te houden. Door niet efficiënter te gaan werken kan men een grote organisatie in stand houden of althans de ruimte geven om voort te bestaan en uit te dijen. Dat is voor sommige managers en bestuurders aantrekkelijk. Het helpt ze om op de korte termijn interne conflicten te vermijden. Ook geeft een grote organisatie hun een gevoel van belangrijkheid en kansen op promotie.
Veel ambtenaren zijn ook helemaal niet zo loyaal als ze zich voordoen. Bijvoorbeeld als hun managers en bestuurders ook niet loyaal zijn naar hen. Als zulke ambtenaren mogen thuiswerken, zullen sommigen van hen hun ambtelijke werk opeens veel efficiënter gaan doen en de daardoor ontstane vrije tijd opvullen met nuttige en/of aangename privé-activiteiten. Maar dat is niet de bedoeling! De werkgever heeft dan minder mogelijkheden voor sociale controle om die ambtenaren ertoe te bewegen voor elkaar een zware werklast te vormen, of althans het toneelstuk te blijven spelen dat ze een zware werklast hebben. De toegenomen efficiëntie van thuiswerkende ambtenaren zal vroeg of laat leiden tot onthullingen en daarmee tot imago-technische problemen.
Ambtenaren die werken op het niveau waar men zijn werk zelfstandig zou kunnen indelen, bijvoorbeeld beleidsmedewerkers, moeten vaak doen alsof ze zakelijke resultaten nastreven terwijl ze eigenlijk een politicus bedienen die deels andere, politieke resultaten nastreeft. Deze dubbelheid maakt het bij de overheid soms moeilijker om te sturen op zakelijke resultaten. Een ambtenaar die prima toneelspeelt, kan voor zijn politieke baas van groot nut zijn, ook als zijn zakelijke resultaten bedroevend zijn. Totdat hij een keer door de mand valt. Dan is opeens de gemeentesecretaris verantwoordelijk.
Vandaar dat de terughoudendheid van de gemeentesecretarissen begrijpelijk is. Zij vormen de primaire schakel tussen de politieke en de ambtelijke omgeving. Als er in de ambtelijke omgeving toneel gespeeld moet worden, dan willen ze er graag voor kunnen zorgen dat er goed toneel wordt gespeeld. Acteurs in een toneelstuk kunnen niet thuiswerken. Hun lijfelijke aanwezigheid is altijd vereist, zowel tijdens repetities als tijdens de uitvoering. Alleen door zich telkens in te leven en zelf te gaan geloven in hun rol, kunnen ze die met overtuiging over het voetlicht brengen."
Ha Bob, ik heb een jaar in een zogenaamd 'virtueel team' gewerkt, als fulltime functie. Dit is volgens mij inmiddels een beetje oud woord. Het komt er op neer dat mijn team bestond uit een mannetje of 10, in 6 verschillende landen op 4 continenten. En het ging prima! Natuurlijk kan ik niet om 2 uur 's middags mijn tijd mijn collega in Singapore bellen, maar qua bereikbaarheid hadden we het prima in orde. Meetings wekelijks erg vroeg in de ochtend (6 uur mijn tijd), zodat we gezamelijk de lopende dingen door konden spreken en verder had iedereen e-mail, telefoon, webmessenger, etc. Ik werkte zelf meestal 3 dagen thuis en 2 dagen op ons NL kantoor (voor de gezelligheid, ookal waren het niet echt mijn collega's). Als jouw thuiswerkende collega niet bereikbaar is, dan moet je hem er eens op aanspreken!
Kwestie van bij de goede kant beginnen en zorgen dat je de juiste expertise bij de hand hebt. Een goede implementatie staat of valt met het vertrouwen durven uitspreken in je mensen. Als je het gevoel hebt dat niet te kunnen dan heb je óf te maken met medewerkers waarvan je al eerder afscheid had moeten nemen óf er zit een probleem bij je eigen leiderschapscapaciteiten. Hoe dan ook, Het Nieuwe Werken is niet iets wat je op een regenachtige middag bedenkt en binnen enkele weken invoert. Met een zorgvuldige voorbereiding kun je tot grote resultaten komen, waarbij plezier, zelfontplooiing en organisatieresultaten hand in hand gaan. Gemeentesecretarissen, bel gerust!
Veerrtien gemeenten......representief onderzoek dus, net als veel van die negatief getinte koppen in dit blad. Vraag eens een paar anderen ofzo. Ik kan je er wel een paar noemen die gewoon zonder angst en werkende weg de grenzen proberen op te zoeken. Samen met geinteresseerde medewerkers, en uitgaande van vertrouwen. Het is trouwens ook een uitdaging dat barbapappabegrip "HNW"niet te gebruiken. Gewoon een goede werkgever proberen te zijn en ontwikkelingen waar mogelijk benutten. Doorontwikkelen met een beetje durf. VNG uitvindingen en regels soms maar eens laten voor wat ze zijn. Dat soort dingen.
Allereerst moet het toch maar weer van mijn hart dat het jammer is dat HNW weer hoofdzakelijk als thuiswerken wordt beschouwd.
HNW, een vorm van sociale innovatie, kan vele vormen innemen. Daar waar het gaat om gemeenten kan ik me voorstellen dat er altijd een bepaalde offline bereikbaarheid wenselijk is. Door teams hiervoor verantwoordelijk te maken, kunnen zij onderling regelen dat die offline bereikbaarheid ook daadwerkelijk wordt ingevuld. De meeste mensen vinden het heerlijk als er werkelijk vertrouwen is en zij daarbij ook een bepaalde verantwoordelijkheid dragen. De angst zit vaak bij directie, managers en in dit geval de gemeentesecretaris (hoewel er volgens mij ook voldoende gemeenten zijn waar die slag iets makkelijker wordt gemaakt).
Die angst komt ergens vandaan. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat zij zelf nooit vertrouwen hebben gekregen en het ook heel moeilijk vinden het te geven. Het zou bijvoorbeeld ook kunnen dat zij zichzelf niet vertrouwen en het daardoor niet kunnen geven. Het kan ook nog dat er ooit dingen zijn voorgevallen waardoor zij het lastig vinden vertrouwen te geven. Als er geen vertrouwen en verantwoordelijkheid wordt gegeven, zal het ook niet worden genomen!!!
Openheid is hier de 3e belangrijke sleutel. En daar staan gemeenten als interne organisatie niet echt bekend om. Vaak spelen de politieke spelletjes en het vasthouden aan posities een hele belangrijke rol in het (dis)functioneren van organisaties/gemeenten. Gun je bijvoorbeeld jouw medewerker om zich te ontwikkelen en door te groeien? Zit jij zelf op een positie waar je ook wel thuis hoort, of ben je daarnaartoe doorgegroeid door oneigenlijke promoties, etc, etc.
Loslaten is essentieel. O.a. loslaten van die angst die er is.
Al met al is het geen verandering van de een op de andere dag. En het is ook altijd maatwerk. Waar staat de organisatie nu en waar zou de organisatie kunnen staan als je kijkt naar bijvoorbeeld de verschillende behoeften van alle stakeholders, dus ook burgers, politiek, etc? En wat kun je daarvan invullen kijkend ook weer naar alle stakeholders.
Sommige burgers vinden het heerlijk dat zij 's avonds een telefoontje zouden kunnen plegen naar de gemeente, terwijl anderen juist weer graag naar het gemeentehuis gaan op tijdstip x. Maar ook zullen sommige ambtenaren graag hun uren verschuiven, waardoor zij overdag wat meer tijd hebben voor privé aangelegenheden en dan 's avonds willen werken, terwijl anderen graag naar de locatie van het gemeentehuis zullen willen komen. Elk mens is verschillend en kan ook het verschil maken als we die ruimte creëren.
@ Sandra en Michiel: Neem de volgende keer de tijd voor een korte tekst. Misschien wordt die dan wél gelezen.