Aanbesteden in het sociaal domein

Het sociaal domein is continu in beweging. Waar u de ene dag werkt aan de uitvoering rondom specifieke doelgroepen of acute vraagstukken, ligt de volgende uitdaging alweer klaar: het vergroten van grip op kosten, het verbeteren van samenwerking in de keten of het omgaan met nieuwe wet- en regelgeving rond gegevensuitwisseling. Denk daarbij aan ontwikkelingen zoals rondom de Participatiewet in balans en verschillende minimaregelingen, de aanscherping van contractstandaarden en de toenemende eisen rondom archivering, vernietiging, gegevensdeling en privacy. 

Tegelijkertijd groeit de druk op de uitvoering: processen moeten transparanter, datagedrevener en beter beheersbaar worden ingericht. Optimaal ingerichte en ondersteunende automatisering is daarbij geen luxe, maar een noodzakelijke voorwaarde voor een goed functionerende organisatie. De aanschaf en implementatie hiervan is echter complex, mede door de afhankelijkheden van leveranciers, standaarden en architectuurontwikkelingen zoals Common Ground. 

Er zijn daarom veel aandachtspunten waar u rekening mee moet houden om tot een toekomstbestendige oplossing te komen. Hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie niet alleen voldoet aan de huidige eisen, maar ook voorbereid is op wat gaat komen? En hoe haalt u daadwerkelijk het optimale resultaat uit een (Europese) aanbesteding?

Redenen voor vervanging

De meest voorkomende redenen voor een aanbesteding zijn dat uw contract met uw huidige leverancier afloopt of dat u mogelijkheden ziet om verbeteringen door te voeren ten opzichte van de huidige situatie. Direct vanaf het begin komen er dan al belangrijke vragen op u af. 

Belangrijke stappen aan het begin

Een van de meest fundamentele vragen is of uw organisatie op zoek gaat naar één applicatie voor verschillende onderdelen van het sociaal domein als Participatie, WMO en Jeugd, of dat u kiest voor (verschillende) specialistische applicaties. Beide zijn een grote uitdaging en beide kunnen legitieme keuzes zijn, afhankelijk van de situatie van uw organisatie. Deze keuze heeft grote gevolgen voor het vervolgtraject. 

De aanpak waar wij u mee helpen legt daarom veel nadruk op de voorbereiding en het begin van het keuzetraject. Veel organisaties beginnen direct specifieke punten op te schrijven voor het pakket van eisen. Wij raden aan om eerst goed te kijken naar de huidige situatie. Welke mogelijkheden voor verbetering ziet u in uw huidige organisatie, zowel qua procesondersteuning als techniek? Wat is de visie op het sociaal domein? Welke processen wilt u wel en niet onderbrengen in uw applicatie(s)? Wanneer bent u tevreden? Welke service verwacht u van een leverancier?

In veel gevallen is het daarom verstandig om voordat u een pakket van eisen opstelt, te beginnen met een inventarisatie. Niet alleen van uw eigen wensen, maar ook van wat de markt te bieden heeft. Door deze stap zorgvuldig te nemen, houdt u de voorbereiding efficiënt en effectief. Dan kunt u een marktverkenning doen met de juiste leveranciers om uw beeld verder aan te scherpen. 

Het grondig uitvoeren van deze eerste twee stappen geeft u veel inzicht en informatie voor de richting van uw keuzetraject en het opstellen van een programma van eisen. Op die manier zorgt u ervoor dat u niet te weinig, maar ook niet te veel vraagt van uw potentiële leveranciers. Het is in de praktijk meermaals voorgekomen dat een gemeente te veel eist in een aanbesteding en dan geen keuze meer heeft doordat er maar één, of helemaal geen leveranciers inschrijven. Dat kan funest zijn voor het vinden van de juiste oplossing voor uw organisatie.  

Vervolgstappen in het proces

Ook bij het opstellen van het programma van eisen dat in een aanbesteding gepubliceerd wordt en in de fase waarin vragen worden beantwoord in nota(s) van inlichtingen zijn er veel aandachtspunten om scherp op te zijn. De specifieke formulering van een eis of de formele beantwoording van een vraag kan zomaar leiden tot uitsluiting van een leverancier die u mogelijk wel heel goed kan helpen. 

Dat wil niet zeggen dat u niet kritisch mag zijn. Als u de inschrijvingen heeft ontvangen, dan is het belangrijk om de antwoorden van uw leveranciers op een goede manier te wegen. Bieden zij echt wat u heeft gevraagd? Of niet? Of hebben ze wellicht een voorstel voor een andere invulling van uw eisen en wensen? Het zijn allemaal situaties die veel voorkomen in de praktijk.

Verificatie

De verificatiefase van een aanbesteding is daarom van groot belang. Nadat u een keuze heeft gemaakt op basis van een grondige objectieve beoordeling stelt u in deze fase vast of de leverancier van uw keuze echt waar kan maken wat deze belooft. Deze stap wordt door veel organisaties overgeslagen of slechts heel beperkt uitgevoerd, waarna men bij implementatie voor verrassingen komt te staan.