Archiefbesluit biedt meer ruimte voor strikter cloudbeleid

De invoering van de vernieuwde Archiefwet zal niet alle problemen oplossen in de informatiehuishouding bij de overheid, aldus minister Letschert van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Wel geeft de bijbehorende Archiefregeling overheden meer ruimte om een strikter beleid te voeren over de opslag van overheidsdocumenten in de cloud.

Letschert schrijft dit in reactie op vragen van Kamerlid Mohandis (Progressief Nederland) naar aanleiding van een kritisch artikel op Binnenlands Bestuur. Daarin stelt ambtenaar Ali Aminshahidi op persoonlijke titel dat het huidige selectiestelsel is gebaseerd op het papieren tijdperk. Minister Letschert laat desgevraagd weten dat ze deze mening niet deelt. Ze schrijft: ‘De Archiefwet 20.. staat vereenvoudiging van categorieën bij de waardering van documenten expliciet toe, en biedt daarmee ruimte voor waardering volgens andere methodieken dan de klassieke procesmatige waardering.’ De invoering van de nieuwe Archiefwet staat gepland voor 1 januari 2027.

Nieuwe bepaling

Mohandis gaat in zijn vragen in op de afhankelijkheid van buitenlands technologie bij de opslag en verwerking van overheidsinformatie in de cloud. Hij wil weten hoe Letschert dit beoordeelt in het licht van de Amerikaanse CLOUD Act. Zij wijst erop dat niet alleen de Archiefwet wordt gemoderniseerd, maar ook het Archiefbesluit (een algemene maatregel van bestuur) en de Archiefregeling. In het concept van deze ministeriële regeling wordt een bepaling opgenomen ‘op grond waarvan de opslag en verwerking van documenten moet plaatsvinden binnen het grondgebied van de Europese Unie, in landen binnen de Europese Economische Ruimte, of binnen landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, tenzij het verantwoordelijk overheidsorgaan vanwege zijn taak op grond van internationale verdragen hiervan moet afwijken’.

‘De concept-Archiefregeling 20.. geeft hiermee richting en biedt nadrukkelijk ook de ruimte voor overheden om een strikter beleid te voeren’,  schrijft Letschert. Voor de Verenigde Staten geldt vooralsnog het EU-US Data Privacy Framework (DPF) als wettelijke basis voor het veilig doorgeven van persoonsgegevens. Verder wijst Letschert op de aankomende herziening van het cloudbeleid door BZK, die al enige tijd op zich laat wachten.

‘Significante stap in goede richting’

Overheden zijn zelf verantwoordelijk voor goed informatiebeheer. OCW kan wel normen vaststellen, zoals standaarden en regels voor metadata. Letschert benadrukt dat de problemen met informatiebeheer bij de overheid niet opeens achter de rug zijn als de vernieuwde Archiefwet zijn intrede doet. Wel is het een ‘significante stap in de goede richting die op korte termijn kan worden gezet’, aldus de minister.