Vraag een financieel adviseur naar interne doorbelastingen en je krijgt een zucht. Vraag een budgethouder ernaar en je krijgt een vragende blik. Een college- of raadslid weet vaak niet eens dat het bestaat. Toch gaat er in vrijwel elke gemeente jaarlijks veel tijd in zitten.
Stop met intern rondpompen
Interne doorbelastingen zijn bij gemeenten te complex. Vereenvoudig: het BBV eist weinig en een uitlegbaar model geeft juist meer grip.
Het principe is eenvoudig. Salariskosten gaan naar een kostenplaats en worden via uurtarieven en verdeelsleutels doorgezet naar taakvelden, investeringen of grondexploitaties. Soms maken zelfs de kosten van HR, communicatie en de concernstaf die rondreis. Het resultaat is een financieel bouwwerk waarop weinig mensen werkelijk grip hebben.
Dat bleek ook uit twee webinars die dit jaar over dit thema werden gehouden. De helft van de deelnemers is ontevreden over de eigen systematiek van interne doorbelastingen. Slechts 22 procent is tevreden. Gevraagd naar één woord kwamen ze met ‘complex’, ‘ingewikkeld’ en ‘lastig’. Iemand typte zelfs: ‘leugenstaatje’. De grootste knelpunten zijn de administratieve last en de acceptatie in de organisatie.
Opvallend is dat gemeenten meestal geen verkeerd model kiezen. Maar liefst 68 procent werkt met een gemengd model: uren registreren waar het moet, vaste sleutels voor de rest. Het gaat mis doordat dat model jaar na jaar wordt verfijnd. Er komen kostenplaatsen, tarieven en uitzonderingen bij, terwijl oude onderdelen zelden verdwijnen. Een derde van de deelnemers heeft de systematiek sinds de invoering nooit fundamenteel herijkt.
Achter die verfijning zit vaak de behoefte aan controle. Maar geregistreerde uren zijn niet automatisch betrouwbare uren. Wie op vrijdagmiddag zijn week alsnog over twintig codes verdeelt, levert vooral schijnnauwkeurigheid. Om nog maar te zwijgen van degenen die dat aan het einde van de maand of het jaar doen. Leugenstaatje?
De kernvraag bij elke doorbelasting is: wat valt er om als we hiermee stoppen? Is het antwoord 'niets'
Ondertussen zorgt het ook voor verwarring. Drie op de vier deelnemers zeggen dat hun budgethouders het interne uurtarief niet goed naast een inhuurtarief kunnen leggen. Een eigen medewerker van 110 euro per uur naast een inhuurkracht van 95 euro lijkt inhuur goedkoper te maken. Maar de overhead in het tarief van de eigen medewerker verdwijnt niet als je inhuurt. Eerlijk vergeleken staat er een lager tarief tegenover die 95. Een tarief dat niemand begrijpt, misleidt.
Het BBV vraagt veel minder detail dan vaak wordt gedacht: toerekening bij investeringen en grondexploitaties, onderbouwing van kostendekkende tarieven en apart inzicht in de overhead. Een verplichte urenregistratie of voorgeschreven methode kent het BBV niet.
De kernvraag bij elke doorbelasting is daarom: wat valt er om als we hiermee stoppen? Is het antwoord ‘niets’, dan kan het weg. Begroot direct waar het kan en werk elders met enkele stabiele sleutels die je bij de begroting vastlegt. En dat werkt. Bij een middelgrote gemeente ging de kostenverdeelstaat daardoor van 400 naar 60 regels, met ongeveer 80 procent minder registratielast.
Toch vinden juist de financials die ik spreek het lastig om die stap te zetten. Elke vereenvoudiging voelt als verlies aan grip en controle. Maar doorbelasten is een middel, geen doel. Een uitlegbare benadering van de werkelijkheid is waardevoller dan een perfect ogend model dat bijna niemand begrijpt.
Wie dat durft te omarmen, levert geen grip in. Integendeel: dan begrijpen eindelijk ook de budgethouder, de directie en het college waar het over gaat.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.