Personeelstekort en geldgebrek belemmeren overheden

Gemeenten staan voor grote opgaven. Ze moeten verduurzamen, de openbare ruimte onderhouden, zorg bieden en werken aan leefbaarheid. Tegelijkertijd worden nieuwe colleges geconfronteerd met personeelstekorten. Betekent dit dat gemeenten hun ambities moeten dimmen? Volgens Rein-Aart van Vugt, accountant bij Deloitte, wordt het effect van personeelstekorten vaak overschat. ‘Ik zie wel spanning tussen bestuurlijke ambities en uitvoeringskracht, maar ik denk niet dat je de uitvoeringskracht versterkt door meer mensen binnen te halen.’ Hij erkent dat er schaarste is. ‘Vooral specialistische functies zijn lastig te vervullen, denk aan financiële adviseurs, ruimtelijke ordening en projectontwikkeling. Maar de reflex om bij elk probleem direct naar extra personeel te kijken, is niet altijd terecht.’

Reële planningen

Volgens Van Vugt kunnen gemeenten vooral winst behalen door reële planningen van hun ambities te maken. ‘Planningen zijn vaak te optimistisch. Daarnaast kun je veel bereiken met innovaties in het inrichten van procedures en werkprocessen.’

Erik Koster, adviseur bij Exilo, een bureau dat gemeenten adviseert over bedrijfsvoering en control, is het met Van Vugt eens. ‘Wijzen op het personeelstekort is een beetje een historische reflex. Ja, we willen het wel, maar we hebben er geen mensen voor, hoor je dan. Het is belangrijk om te bedenken hoe je het werk op een andere manier kunt vormgeven, waardoor je het misschien met minder mensen kunt doen.’ Ook hij denkt dat beter plannen helpt, in combinatie met meer afstemming. ‘In de praktijk gebeurt het vaak dat een straat wordt opengebroken omdat er nieuwe lantaarnpalen neergezet worden, terwijl diezelfde straat drie maanden later weer wordt opengebroken omdat de riolering wordt vernieuwd.’

Te vroeg

Hoewel uit het rapport Integraal Overzicht Financiën Gemeenten, dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) jaarlijks publiceert, keer op keer blijkt dat het personeelstekort een belangrijke oorzaak is voor het niet waarmaken van de ambities, wordt dit niet in elke gemeente zo ervaren. ‘Natuurlijk merken we dat er een personeelstekort is, met name op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling en financiën’, zegt Kees Verweij, directeur van de gemeente West Betuwe. ‘Maar het is te vroeg om te zeggen dat we daardoor onze ambities moeten bijstellen.’

Volgens Katie Zwetsloot, concerndirecteur bedrijfsvoering in de gemeente Utrecht, lukt het de gemeente over het algemeen goed om aan personeel te komen. ‘Ik denk dat het personeelstekort bij ons minder nijpend is dan in sommige andere gemeenten. Onze centrale ligging, de omvang van de gemeente en het politieke klimaat maken dat we nog steeds een aantrekkelijke werk­gever zijn.’

Fysieke projecten

Maar ook in Utrecht is het personeelstekort in bepaalde onderdelen wel degelijk voelbaar. Met name binnen stedelijke ontwikkeling en fysieke projecten zijn gespecialiseerde medewerkers lastig te vinden. ‘Dat leidt soms tot vertragingen, waardoor investeringsbudgetten niet volledig worden benut’, zegt Zwetsloot. ‘Maar zelfs daar spelen externe factoren, zoals stikstofregels, bezwaarprocedures en beperkingen bij aannemers minstens zo’n grote rol.’

Zowel Zwetsloot als Verweij geven aan dat het eerder de financiën zijn die voor een rem op de ambities zorgen dan het gebrek aan personeel. ‘Eigenlijk hebben colleges altijd ambities die verdergaan dan wat er financieel mogelijk is. Dat vraagt inventiviteit en creativiteit. We proberen uit alle macht oplossingen te bedenken om het werk goed te kunnen uitvoeren’, stelt Verweij. ‘Door processen te veranderen en te kijken waar we kunnen vereenvoudigen of versnellen.’ Ook Zwetsloot zet in op slimmer werken.

Vertragingen

Uit jaarrekeningen, begrotingsenquêtes en onderzoeken van lokale rekenkamers blijkt al een paar jaar dat de realisatie achterblijft bij de ambitie zoals die in de begroting is verwerkt. Volgens Van Vugt is dat vooral een gevolg van de ambities te optimistisch plannen en begroten. Bestuurders en ambtenaren denken te rooskleurig over wat er in een bepaalde periode kan worden bereikt en gaan uit van scenario’s waarin alles volgens plan verloopt, terwijl de praktijk veel weerbarstiger is. Procedures duren langer, er zijn meer belanghebbenden die ergens iets van willen of moeten vinden en projecten worden steeds complexer. ‘Daardoor ontstaan er vertragingen die vervolgens te makkelijk worden toegeschreven aan personeelstekorten. In bepaalde functies is zeker een personeelstekort, maar de oorzaak ligt vaak breder’, stelt accountant Van Vugt.

Hij begrijpt het “planningsoptimisme” van gemeenten wel. ‘Gemeenten willen iets graag realiseren en gaan er daardoor te makkelijk van uit dat het ook lukt binnen de gestelde termijn.’ Volgens hem ontbreekt het soms ook aan integrale samenwerking. ‘De mensen die zich bezighouden met bedrijfsvoering, financiën en control en de mensen die meer gericht zijn op beleid en uitvoering van taken die direct voor samenleving zijn, hebben samen niet altijd scherp voor ogen wat wel en niet haalbaar is.’

Geld overblijven

Als de realisatie achterblijft bij de ambitie die in de begroting zichtbaar is, moet er toch geld overblijven. Hoe is dat te rijmen met de financiële tekorten waar gemeenten over klagen? ‘Daar worstelen gemeenten zelf ook mee’, zegt Koster. ‘Op de jaarrekening houden ze elk jaar geld over en op de begroting zien ze elk jaar tekorten.’ Als projecten vertragen, worden de budgetten die daarvoor gereserveerd zijn niet uitgegeven. Het geld blijft daardoor tijdelijk op de rekening staan. Vervolgens wordt hetzelfde project doorgeschoven naar het volgende jaar, waardoor het budget alsnog nodig blijft. ‘Je ziet dat sterk bij investeringen, maar ook bij de onderhoudsvoorzieningen, de besteding van bestemmingsreserves en bij de jaarlijkse exploitatiebudgetten’, zegt Van Vugt. ‘Er lijken financiële overschotten te ontstaan, terwijl het in werkelijkheid vaak gaat om uitgestelde uitgaven.’ Verweij wijst erop dat het rijk vaak aan het einde van het jaar komt met middelen die de gemeente in datzelfde jaar niet meer kan uitgeven, zoals een uitkering voor een bepaalde taak.

Dit is een ingekorte versie. Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur 19 (inlog).