Bedrijfsvoering gemeenten onder druk

De ontwikkeling van een toekomstbestendige bedrijfsvoering vraagt om een meerjarige aanpak. Gemeenten kunnen hun maatschappelijke opgaven alleen blijven uitvoeren door structureel te investeren in capaciteit, kwaliteit en vernieuwing en dienstverlening aan inwoners en bedrijven op het gewenste niveau te houden.

Omvang bedrijfsvoering kleiner

Dat blijkt uit de Stand van de Bedrijfsvoering 2016-2024 met de ondertitel: fundament van de uitvoering onder druk. De afgelopen jaren hebben gemeenten steeds meer middelen ingezet voor de uitvoering van hun maatschappelijke opgaven, laten de analyses in het rapport zien. De apparaatskosten, formatie en de uitgaven aan externe inhuur namen sterk toe, maar de omvang van de bedrijfsvoering is kleiner geworden. En ondanks toenemende eisen op het gebied van AI, digitalisering, datagedreven werken, cyberveiligheid bleven ook ict-uitgaven al jarenlang vrijwel gelijk. Deze ontwikkelingen vergroten de druk op de bedrijfsvoering.

Haperende uitvoering

‘In hoeverre schaden de bezuinigingen op de bedrijfsvoering van de afgelopen jaren de uitvoeringskracht van gemeenten?’ Die vraag werpt Bart Drewes, gemeentesecretaris van Rheden en voorzitter van de stuurgroep Venster voor Bedrijfsvoering, op in zijn voorwoord. Bij onvoldoende investeringen in de bedrijfsvoering functioneert de gemeentelijke organisatie niet langer soepel en efficiënt en hapert de uitvoering, stelt hij. ‘Dit gaat ten koste van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven en brengt grote risico’s met zich mee. En een risico voor de gemeente is een risico voor ons allemaal!’

Omvang en kwaliteit meten

Het is volgens hem daarom hoog tijd om de omvang en kwaliteit van de bedrijfsvoering te meten, in kaart te brengen en te vergelijken met die van andere gemeenten. Voor de waardevolle inzichten die het rapport biedt dankt hij de vele gemeenten die meedoen aan Venster voor Bedrijfsvoering. Voor de publicatie en de benchmarkonderzoeken gebruikt dit programma de jaarrekeningcijfers van gemeenten. Voor het rapport zijn de cijfers vanaf 2016 tot de meest recent beschikbare, 2024, meegenomen. In die periode hebben gemiddeld circa veertig gemeenten jaarlijks meegedaan aan de benchmark.

Toenemende risico's

Wat blijkt: over het algemeen zijn de basisprocessen op orde, maar de ruimte voor strategische ontwikkeling, continu leren en verbeteren en proactief en innovatief werken is beperkt, geven gemeenten aan. Verder is de ervaren kwaliteit van de bedrijfsvoering en de ict-functie bij gemeenten lager dan in andere overheidssectoren. Hierdoor nemen de risico's voor de uitvoeringskracht, de dienstverlening en de informatieveiligheid toe.

Voldoende wervingskracht

Interessant is het om in te zoomen op het personeelsbeleid. Gemeenten lijken weinig moeite te hebben om hun bezetting op peil te houden. Dit is opmerkelijk, aldus het rapport, omdat de totale formatie jaar na jaar is gegroeid. Per saldo kwam er gemiddeld 5 procent meer personeel (fte) per jaar bij. Dit wijst erop dat gemeenten over het algemeen voldoende wervingskracht op de arbeidsmarkt hebben. Wel blijft het voor gemeenten lastig om voor specifieke, specialistische functies de juiste medewerkers te werven en te behouden.

Gemeenten verzilveren nieuw personeel

Maar houden ze hun personeel ook vast? het aandeel medewerkers dat korter dan drie jaar in dienst is, steeg van 16,4 procent in 2016 naar 30,9 procent in 2024. Het aandeel dienstverbanden van drie tot tien jaar nam toe, van 26,4 procent naar 36,5 procent. Tegelijkertijd nam het aandeel dat langer dan tien jaar in dienst is af van 57,1 procent in 2016 naar 32,5 procent in 2024. ‘We constateren dat het personeelsbestand van gemeenten dynamischer is geworden.’ Het lijkt erop dat het gemeenten steeds beter lukt om nieuw instromende werknemers langer dan drie jaar aan zich te binden, waardoor gemeenten hun investeringen in nieuw personeel beter kunnen ‘verzilveren’.

Meer jonge medewerkers

Verder blijkt dat het gemeenten intussen ook lukt om jonge mensen te werven en aan zich te binden. Het imago van ‘saai, traag en stoffig’ hebben gemeenten daarmee na lange tijd van zich afgeschud. Het aandeel werknemers jonger dan 35 jaar verdubbelde van 11 procent in 2016 naar 22 procent in 2024, terwijl het aandeel 45-plussers juist terugliep van 66 procent in 2016 naar 55 procent in 2024.

Kosten ziekteverzuim omhoog

Het ziekteverzuim een belangrijke indicator van het welzijn van gemeenteambtenaren. Bij gemeenten nam het gemiddelde ziekteverzuim de afgelopen jaren geleidelijk toe van 5,4 procent in 2016 naar 6,2 procent in 2024. De kosten voor ziekteverzuim nemen daardoor ook toe en de ontwikkeling ‘kan erop wijzen dat medewerkers minder gezond zijn of minder gelukkig zijn met hun werk en/of privésituatie’. Beide ontwikkelingen zijn onwenselijk. ‘Een ziekteverzuimcijfer van 6,2 procent kan al betekenen dat in een gemiddeld team vrijwel iedere werkdag één medewerker afwezig is door ziekte.’

Minder werkplekken

Terwijl de formatie van gemeenten tussen 2016 en 2024 steeg met 40 procent, nam het ruimtebeslag juist af met 40 procent. Dit wijst erop dat gemeenten hun kantoorruimte niet hebben laten meegroeien met de stijgende formatie. Dat werd namelijk opgevangen met het ‘nieuwe werken’ en niet met extra werkplekken of meer kantoren. Vooral op piekmomenten, zoals maandagen, dinsdagen, donderdagen en bij organisatiebrede bijeenkomsten, kan dit leiden tot knelpunten in het ruimtebeslag. Dit is voordelig voor de kosten, maar brengt ook ict-uitdagingen met zich mee. En dat budget is vrijwel gelijk gebleven. Een andere uitdaging is de samenhang en verbinding tussen medewerkers. Voor jonge en nieuwe medewerkers zijn fysieke ontmoetingen met collega’s belangrijk. ‘De ontwikkeling van het nieuwe werken is nog volop gaande en gemeenten zoeken nog naar goede oplossingen voor de uitdagingen die dit met zich meebrengt.’

Gerichte investeringen

De bedrijfsvoering dreigt nu het kind van de rekening te worden door de toenemende financiële druk op gemeenten, besluit het rapport. De grens van wat de bedrijfsvoering aankan, is bereikt, geven gemeentelijke bedrijfsvoerders aan. Om de uitvoeringskracht van gemeenten ook in de toekomst te waarborgen, zijn gerichte investeringen in de bedrijfsvoering noodzakelijk. Prioriteit ligt bij het versterken van de ict, het verbeteren van de kwaliteit en capaciteit van de bedrijfsvoering, het anders organiseren van het werk en een meer strategische aanpak van het personeelsbeleid.

Eigen norm opstellen

Ook is het belangrijk dat de bedrijfsvoering proportioneel met de ontwikkeling van de organisatie meegroeit en niet langer enkel als kostenpost wordt beschouwd, maar als een randvoorwaarde voor een goed functionerende gemeente. Dit kan als er voldoende capaciteit wordt vrijgemaakt en in de kwaliteit wordt geïnvesteerd. Elke gemeente zou hiervoor een eigen norm moeten opstellen, passend bij de eigen specifieke situatie, aldus de makers van het rapport. Binnen deze norm, die rust en stabiliteit biedt, ontstaat dan ruimte om gericht te werken aan kwaliteitsverbetering en aan de verdere ontwikkeling van de volwassenheid van de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering is immers het fundament van de uitvoering. ‘En zonder een goed fundament staat geen enkel huis stevig.’