Selectie van applicaties voor de uitvoering van de Omgevingswet

Applicaties voor de Omgevingswet vragen vlotte en passende aanpassingen nu we inmiddels enige tijd ervaring hebben met de Omgevingswet. Sommige applicaties die jaren geleden zijn aangeschaft blijken na de livegang van de wet toch minder goed het nieuwe werkproces te ondersteunen dan destijds gedacht. Of ze zijn gebaseerd op een visie die niet meer overeenkomt met de eisen van de tijd of met de voortschrijdende wensen van de gebruikersorganisatie. Of wellicht is de leverancier waar u oorspronkelijk mee in zee bent gegaan inmiddels overgenomen.  

Hoe dan ook, de praktijkervaringen en inzichten die zijn opgedaan zijn uitstekend te gebruiken wanneer u als decentrale overheid toe bent aan het vernieuwen van uw Omgevingswet software. 

Een goede basis

Allereerst een kleine geruststelling. De verschillende leveranciers van Omgevingswet-applicaties zijn wel zover dat de functionaliteiten in de basis goed aansluiten op de wetgeving en de behoeftes van bijvoorbeeld een gemeente of een omgevingsdienst. In aanloop naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet moesten leveranciers hun applicaties voortdurend aanpassen aan de veranderende eisen van het Digitale Stelsel. Er is momenteel wel sprake van stabielere basis, al blijven updates en aanpassingen nodig vanwege nieuwe STAM-versies van het DSO. Leveranciers en het DSO blijven dus regelmatig met elkaar in gesprek over de doorontwikkeling. 

Ook voor gemeenten, omgevingsdiensten en waterschappen is er veel veranderd. Wie vier jaar geleden een applicatie wilde aanschaffen voor de uitvoering van de Omgevingswet, kon een programma van eisen opmaken op basis van een standaard set met requirements. Dat was het enige waarop overheden zich konden baseren, gebruikerservaringen waren er niet of nauwelijks. Daarnaast waren veel van de functionaliteiten die aan leveranciers werden gevraagd op basis van die standaard set nog in ontwikkeling. Dat bemoeilijkte het beoordelen van de applicaties en de leveranciers.  

Tijd voor heroverweging

Inmiddels hebben gebruikers en organisaties meer ervaring met wat er zowel technisch als procesmatig aansluit op de werkwijze van de organisatie. Ze hebben kunnen testen en hebben afgelopen jaar praktijkervaring kunnen opdoen met de VTH-applicaties.  

In de praktijk horen we van een deel van onze klanten dat de functionaliteit in hun huidige VTH-applicaties niet aansluit bij hun werkwijze en wensen. Men wil vaak verder automatiseren, processen versnellen, meer datagedreven werken of AI inzetten in de processen. Niet alle applicaties (of in ieder geval hun huidige inrichting) zijn hier geschikt voor. Daarom overwegen overheden om hun Omgevingswet-applicaties te vervangen.  

Of er daadwerkelijk van applicatie veranderd kan worden, en onder welke voorwaarden, is uiteraard afhankelijk van het gesloten contract en het inkoopbeleid. Enige onvrede betekent ook niet automatisch dat er iets nieuws moet komen. Applicaties blijven in ontwikkeling en daarnaast is een dergelijke vernieuwing behoorlijk ingrijpend. 

Het is daarbij essentieel dat organisaties – met name functioneel beheerders – goed op de hoogte blijven van doorontwikkelingen vanuit de leverancier. Als nieuwe functionaliteiten niet worden geïmplementeerd of benut, ontstaat al snel het beeld dat de huidige applicatie tekortschiet, terwijl de oplossing soms al voorhanden is. Actief bijhouden van updates voorkomt onnodige vervanging. 

Efficiënt en effectief

Er zijn verschillende zwaartepunten als u naar het totaal van VTH en ruimtelijke domein kijkt. Binnen het VTH-domein gaat het onder meer om het ontvangen en behandelen van aanvragen via het DSO, maar ook om de werkwijze rondom milieubelastende activiteiten en de samenwerking met ketenpartners. Denk aan situaties waarin een gemeente het bevoegd gezag is, maar de omgevingsdienst de behandeldienst vormt. In zulke gevallen is het essentieel dat beide partijen zicht houden op de voortgang en werkzaamheden. De VTH-applicaties van de verschillende partijen moeten in die ketensamenwerking goed op elkaar aansluiten, mede via het DSO en de Samenwerkingsfunctionaliteit (SWF).  

Onder het ruimtelijke domein vallen de toepasbare regels en het omgevingsplan waar de aanvragen aan getoetst worden. Voor de start van een aanbesteding is er bijvoorbeeld keuze tussen losstaande VTH-applicaties of het onderbrengen in een generiek zaaksysteem. 

Van oriëntatie tot succesvolle pakketselectie

Solviteers helpt u in de oriëntatiefase met een inventarisatie van waar u staat, welke mogelijkheden uw huidige contract biedt, wat uw wensen en ambities zijn en wat vervolgens logische stappen zijn om te ondernemen. Wij nemen hier in mee wat de visie van verschillende leveranciers is op de samenwerking met hun klanten, en in hoeverre de aanpak goed past bij u als klant. Mocht het voortraject leiden tot een aanbesteding, dan helpen wij u met de verschillende fasen van een pakketselectietraject. Wij hebben ervaring met alle stappen van een aanbesteding: van de voorbereiding tot het maken van de keuze en het sluiten van een contract. U kunt van onze diensten gebruik maken voor een compleet traject of onderdelen hiervan. 

Afhankelijk van hoe u het aanbestedingstraject invult, het type applicatie dat u aanbesteedt en het implementatietraject, duurt het traject minimaal zes tot negen maanden. Mocht uw organisatie veel wensen hebben voor verandering, is het reëel dat een traject langer duurt. Omdat uw contract waarschijnlijk alleen op specifieke momenten opgezegd kan worden, is het belangrijk om tijdig na te gaan wanneer dit kan, zodat u op tijd kunt beginnen met eventuele vervolgstappen ter vervanging van uw applicatie.