'Bring your own AI'

De markt verandert snel, vooral op het gebied van technologische ontwikkelingen. Kunstmatige intelligentie (AI) is een centraal thema geworden. Ondanks de populariteit van AI moeten veel publieke organisaties nog formele AI-strategieën ontwikkelen. Er zijn geen richtlijnen voor het ethisch, legaal en veilig gebruik van AI-tools binnen een organisatie. Medewerkers nemen het initiatief en gebruiken zelfstandig generatieve AI-tools zoals ChatGPT en Gemini. Dit leidt tot het fenomeen: 'Bring Your Own AI' (BYOAI), waarbij medewerkers AI-tools gebruiken zonder toezicht of formele toestemming van de organisatie.

Risico's

Medewerkers brengen hun eigen AI privé-accounts mee, maar hierdoor ontbreekt een strategie vanuit de organisatie. Het gebruik van generatieve AI-tools brengt risico’s voor gegevensbeveiliging en compliance. De tools kunnen gegevens opslaan en verwerken op manieren waarvan organisaties zich niet bewust zijn, zoals persoonsgegevens of informatie over nog niet uitgebrachte producten. Medewerkers kunnen onbewust vertrouwelijke informatie delen met AI-systemen. Wanneer een organisatie geen strategie heeft, hebben ze geen zicht op wat er op de werkvloer gebeurt, wat een groot risico vormt dat kan leiden tot datalekken en juridische problemen. Binnen de overheid en de publieke sector brengt BYOAI aanzienlijk grotere risico's met zich mee, aangezien overheidsorganisaties vaak omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie.

Een reden waarom organisaties nog geen strategie hebben, is dat ze nog niet genoeg kennis hebben over hoe ze een AI-strategie veilig kunnen implementeren, evenals de angst voor weerstand in de organisatie. Dit vertraagt de groei van een organisatie, maar vergroot de blootstelling aan risico's die een goed gedefinieerde AI-strategie zou kunnen helpen verminderen.

AI-tools

Om er een positieve draai aan te geven, kunnen organisaties het ook als een voordeel zien dat medewerkers hun eigen AI-tools meenemen naar het werk. Het laat zien dat mensen op de werkvloer heel innovatief zijn en openstaan voor verandering en bereid zijn om gewoon veel efficiënter te werken. Hoewel organisaties het op prijs zouden moeten stellen om innovatieve werknemers te hebben, is het essentieel dat ze opereren binnen een gecontroleerde strategie. In plaats van te suggereren dat BYOAI van de werkplek moet worden geëlimineerd, zouden organisaties het in plaats daarvan kunnen vervangen door een gestructureerde en gecontroleerde AI-strategie. Als organisatie is het belangrijk dat mensen gebruik maken van de tools die je aanreikt, tools waar je zicht op hebt en die je kunt monitoren. De strategie moet vier elementen bevatten. Ten eerste Ethiek, dit kijkt naar hoe ethisch de toepassing van AI is. Ten tweede, Legal Compliance, dit houdt in dat AI-tools voldoen aan de wettelijke vereisten. Ten derde, Data Compliance, dit houdt in dat er richtlijnen worden opgesteld over hoe de naleving rond gegevens moet worden beheerd. Bijvoorbeeld de opslag en verwerking van gegevens. Tot slot, Change Management, vanwege de veranderingen heeft het een impact op de organisatie waarbij medewerkers zich gehoord en ondersteund moeten voelen. Dus hoewel BYOAI voordelen biedt voor werknemers, realiseren ze zich misschien niet dat het risico's met zich meebrengt voor organisaties. Met een goed ontwikkelde AI-strategie kunnen medewerkers dezelfde voordelen behouden en tegelijkertijd de gegevensbeveiliging en compliance van organisaties waarborgen.

Auteur: Niels Nijhuis, associated to the Vrije Universiteit Amsterdam