Van rechts naar links denken

Projecten houden zich zelden aan hun planning. Van alle megaprojecten blijft slechts 8,5 procent binnen budget én planning. Tot mijn grote frustratie geldt dit ook voor mijn projecten, en dat terwijl ik planningen maak, procesafspraken vastleg en regelmatig afstem met mijn collega’s.

Omdat het desondanks vaak niet lukte om mijn zo geliefde planning ook daadwerkelijk te realiseren, was het tijd om een goed boek erbij te pakken. How Big Things Get Done van Bent Flyvbjerg legt de vinger op de zere plek: ik werkte van links naar rechts. Ik kreeg een opdracht en werkte aan een oplossing. Na feedback van collega’s bleek die het probleem niet op te lossen, of zelfs te verergeren. Dus kwam ik met een bredere oplossing, met meer collega’s erbij, en ontdekten we opnieuw dat we fundamentele processen over het hoofd hadden gezien. De overzichtelijke klus raakte inmiddels zaken waar de hele organisatie iets over te zeggen had. De planning schoof een maand op, een half jaar, oh toch een jaar.

Succesvolle projecten werken van rechts naar links: je begint met het gewenste eindresultaat. Welk probleem moet het oplossen, voor wie en hoe gaat het eruit zien? Wat blijkt? Hoe concreter het eindresultaat, des te eerder zie je hoe complex een project daadwerkelijk is. Zonder dit inzicht is de ‘realistische planning’ vooral een wens waar je dus eigenlijk niet zoveel aan hebt.

Voor mijn nieuwe moestuin neem ik de proef op de som door de tuin eerst op papier tot in detail uit te werken, voordat ik de schoffel in de grond zet. Geen makkelijke opgave met jeukende handen. Het valt meteen op dat dit veel tijd kost, veel meer dan ik gewend ben. Waar ik vroeger een halve middag over deed, ben ik nu al weken mee bezig. Terwijl ik dit in de praktijk breng, verschuif ik van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam. En de leercurve is steil: in mijn uitgebreide en gedetailleerde planfase zie ik wat er mis was gegaan als ik dit van ‘links naar rechts’ had opgepakt. Bomen die niet goed op elkaar afgestemd zijn, fruitstruiken met kleine vruchten, omdat de eerste kweker die nu eenmaal had en zo kan ik nog wel even doorgaan.

In mijn beleidswerk is dit inzicht nog te vers om resultaat te zien. De moestuin is mijn oefenterrein. Waar het werken van rechts naar links eerst nog wat klungelig aanvoelde, begint het steeds meer als een ontluikende superkracht te voelen. De tijd zal leren of mijn volgende project binnen de planning blijft. Tot die tijd raad ik je van harte aan om bij je volgende opdracht eerst één vraag te beantwoorden: hoe ziet het eruit als het af is? En pas daarna de schoffel te pakken.