‘De mensen in je team maken het verschil’

De ambtelijke samenwerking tussen Aalsmeer en Amstelveen is niet alleen uniek in haar schaal, maar ook in dynamiek. In 2019 was er nog onvrede bij Aalsmeer over de ongelijkwaardige relatie. Na ‘relatietherapie’ werd de knop omgezet en het Aalsmeerse stadhuis weer bemenst. Nu blijkt dat de samenwerking beide gemeenten zelfs miljoenen bespaart.

Vooral efficiencywinst

‘De mensen in je team maken het verschil’, vindt de Aalsmeerse burgemeester Gido Oude Kotte. We zitten in zijn werkkamer, samen met de binnenkort vertrekkende Amstelveense wethouder Frank Berkhout. Een gehele fusie tussen de twee gemeenten is nu niet aan de orde. ‘Dat ligt cultureel toch te ingewikkeld om goed voor elkaar te krijgen’, meent Oude Kotte. ‘Daarom hebben we gekozen voor een ambtelijke fusie, de AA-organisatie. Sinds 2022 is die aangevuld met de Kernorganisatie Aalsmeer. Wat wij er met elkaar vooral uit willen halen, is efficiencywinst, in de breedste zin van het woord.’

Doorgaan met samenwerking

En dat is gelukt, becijferde adviesbureau Berenschot afgelopen herfst op basis van de begroting 2025 en de toenmalige ambtelijke formatie: de AA-organisatie heeft 164,9 miljoen euro besteed aan apparaatskosten. Dat is 3 procent minder dan het gemiddelde van gelijksoortige gemeenten. In geld uitgedrukt is het verschil 5,5 miljoen euro. De gemeenten hebben dan ook besloten om door te gaan met de samenwerking en zelfs een ontwikkelagenda opgezet. ‘We hadden te weinig afgesproken’, vertelt Oude Kotte. ‘In het begin bleek het juist heel fijn om niet al te vaste afspraken te hebben, maar nu is er behoefte aan meer concreetheid. Daarom gaan we in de ­ontwikkelagenda taken, rollen en verantwoordelijkheden beter vastleggen.’

Binnen bestaand budget

Eerst zat de hele ambtelijke organisatie in Amstelveen en alleen de gemeentesecretaris in Aalsmeer. Oude Kotte: ‘Daar kwam ook deels de onvrede in 2019 vandaan, dat moesten we werkbaar zien te krijgen. We hadden een paar jaar nodig om uit te dokteren wat we misten en welke mensen we nodig hadden. Wat heb je nodig om bestuurlijk zelfstandig te kunnen draaien en nabijheid te creëren bij inwoners? Hoe houd je feeling met projecten die op Aalsmeerse leest zijn geschoeid? Bij welke dienstverlening past meer efficiency? Daarom hebben we de Kernorganisatie Aalsmeer ingericht. Dat kon zelfs binnen bestaand budget. Deze oplossing werkt voor beide gemeenten goed.’

Samen goedkoper

Op de kosten van de bedrijfsvoering is het makkelijkst te besparen, merkt Berkhout op. ‘Uitgaven aan ict en staffuncties doen we samen gewoon goedkoper. Je hebt ook een bepaalde ­massa nodig om expertise goed vast te houden, helemaal in dat i-domein.’ De gemeenten doen het op sommige functies ook binnen het sociaal domein beter dan het landelijk ­gemiddelde. ‘Dat zit 'm in een ideale schaalgrootte van 100.000-plus gemeenten, waarbij je sommige functies intern kunt hebben en niet allemaal ­externen hoeft in te huren.’

Veel dingen zelf doen

In de benchmark viel op dat de mate van uitbesteding in zowel bedrijfsvoering als het primair proces laag is. Er is dus inderdaad voldoende expertise in huis. Berkhout: ‘En het is ook de strategie van de AA-organisatie om veel dingen zelf te doen en niet alles aan de markt te vragen. Dat is in beide gemeenten historisch al zo. We hebben in Amstelveen bijvoorbeeld een eigen groenvoorziening en vuilnisophaaldienst. Dat is een kernkwaliteit geworden. Als je dat ook voor andere gemeenten kan doen, dan heb je er schaalvoordelen van.’

Niet opdrachtgever-opdrachtnemer

De loonkosten zijn wel hoger dan gemiddeld, net als de formatie. Bij bedrijfsvoering wijken vooral kosten voor directie/management en communicatie af. Die zijn hoger dan gemiddeld, terwijl bijvoorbeeld kosten voor bestuursondersteuning lager zijn. Er wordt vooral bespaard op materiële kosten en kosten voor uitbesteding, ict en huisvesting. Hier past enige duiding, vindt Oude Kotte: ‘We hebben een centrumregeling, dus één begroting die in Amstelveen ligt, en we werken met een jaarlijkse opdracht. Nu hebben we een eigen kernorganisatie, met een kleine begroting, maar in de praktijk werk je natuurlijk niet als opdrachtgever en opdrachtnemer. Onze directie is vervlochten in de organisatie in Amstelveen.’

Sturen op inhoud

Hij wijst erop dat strategisch adviseurs in Aalsmeer ‘op de lijn’ zitten met beleidsadviseurs in Amstelveen. ‘We sturen voornamelijk op inhoud en dat gaat meestal vloeiend. De truc is: je hebt een stuk ­eigen organisatie, in Amstelveen werken ambtenaren die dedicated zijn aan Aalsmeer en een laag werkt voor beiden. Per afdeling wordt goed gekeken hoe je dat moet inregelen, maar er is geen muur tussen beide gemeenten.’ Berkhout: ‘De manier van werken is daar de afgelopen jaren ook meer op aangesloten. Sinds corona werken medewerkers meer vanuit huis. Voorheen was het: waar je was, daar werkte je voor, met alle communicatieproblemen van dien. Dat heb je nu niet meer, want iedereen accepteert dat als je een stafoverleg hebt, er ook mensen in Aalsmeer zitten die inbellen. Die veranderende manier van werken is ook een verbetering in die samenwerking.’

De wil om samen te werken

Financiële winst is één ding, vindt Oude Kotte, maar er is voor allebei ook inhoudelijke winst: ‘Werken voor de AA-organisatie met 130.000 inwoners betekent dat je meer concurrerend op de arbeidsmarkt bent. Je kunt de high-end ambtenaar met kennis en kunde gemakkelijker binnen hengelen.’ De organisatie brengt een ­eigen dynamiek met zich mee, maar dat blijkt wel een leuke dynamiek, aldus ­Oude Kotte. ‘Doordat je hier als gemeenschap kleiner bent, kun je soms op onderdelen sneller vooruit lopen. Daar kan Amstelveen weer van leren. Het is dus een leuke wisselwerking.’ De game changer was toch de wil om samen te werken. ‘Je even uitspreken, schoon schip maken en de wil tot samenwerken. Dat is volgens mij het belangrijkste wat we nodig hadden.’

Lees het hele interview in BB08 van deze week (inlog).