In gesprek met Sjoukje Deelstra – gemeentesecretaris Veenendaal

Was: 25 jaar werkzaam bij de politie, laatst als leidinggevende binnen de sectorleiding van de Dienst regionale recherche van Oost-Nederland en 5 jaar bij het OM als Directeur Bedrijfsvoering  en bestuurslid van  het parket Midden Nederland. 
Is: algemeen directeur/gemeentesecretaris van Veenendaal sinds september 2021.

In een serie van drie interviews is Sjoukje Deelstra, na Hilde Tjeerdema en Shula Rijxman de derde die in uiteenlopende organisaties en sectoren ervaring heeft opgedaan. Sjoukje begon als politieagent en bekleedde vervolgens allerlei leidinggevende functies, voornamelijk op het gebied van opsporing en crisismanagement. Na 25 jaar vertrok ze naar het OM en nog eens 5 jaar daarna besloot ze de ramen nog verder open te zetten. Al leek haar dat niet zo eenvoudig na 30 jaar strafrechtketen. Maar de gemeente Veenendaal verwelkomde juist iemand zoals zij.

Hoe is het na 30 jaar politie en OM een overstap te maken naar een gemeentelijke organisatie?

Als ik nu terugkijk was de stap niet zo groot, al heeft dat mij zelf ook verbaasd. Het OM is een tweedelijns organisatie en staat wat veraf voor de meesten. Wat je doet is in de samenleving niet meteen zichtbaar.  Maar de politie, waar ik verreweg het langst heb gezeten, is een organisatie midden in de samenleving. De politie krijgt signalen van buiten en daarmee ga je aan de slag. Wat je als gemeente in huis doet, heeft impact buiten de deur en andersom. Dat past bij mij: ertoe doen is een thema bij mij en dat maakt dat ik me ergens thuis voel.

Biedt een gemeente voor jou dezelfde uitdaging als de politie en het OM?

Als je bij de politie of het OM werkt, krijg je daar allemaal vragen over: Vertel eens. Het valt me nu op dat mensen nooit doorvragen als ik zeg dat ik bij de gemeente werk. Er is kennelijk een verschil in beeldvorming waarbij de gemeente bekend staat als volgend en traag. Mensen zien wel dat er een gebouw wordt geopend, maar zien niet wat er allemaal is gebeurd om het zo ver te krijgen. Soms is dat wel een beetje jammer.

Maar vergis je niet, de urgentie is groot. Het kan wel eens een tijd duren voor de buitenwereld iets ziet gebeuren maar er zijn veel gevoelige zaken, waarbij alles telt wat wij doen. Denk aan ontwikkelingen rondom verkiezingen, veiligheid, bezuinigingen, vergunningen en vluchtelingenopvang.

Speelde het soort gemeente voor jou een rol?

Ik heb bewust gekozen voor een wat grotere gemeente. Veenendaal heeft ruim 70.000 inwoners, dat brengt een forse organisatie mee maar niet te corporate. De omgevingen van Food Valley en regio Utrecht maken het interessant. Een beetje onrust mag natuurlijk wel van mij. Ik vind het leuk dat ik ben gevraagd als regionaal operationeel leider in de crisisorganisatie van de veiligheidsregio Utrecht. Bij de zogeheten GRIP situaties rondom een crisis of een ramp, als er moet worden opgeschaald, heb ik een rol. Ervaring met crises heb ik natuurlijk wel.

Zie je verschillen in de taken en invulling van een algemeen leidinggevende?

Hoe je een organisatie aanstuurt, blijft hetzelfde. Wat nieuw is voor mij, is de politieke dynamiek. Die past niet altijd in de plannen van de organisatie en is niet altijd rationeel. Soms lopen we tegen iets aan dat we niet begrijpen, dan doen we onze handen omhoog en zeggen: ja dat is nou de politieke factor! Maar het verschil is ook weer minder spannend dan je zou denken omdat je altijd samenwerkt met andere organisaties. Dat vergt inleven in de belangen van anderen. Ik zie politieke richtingen als vertegenwoordigers van verschillende belangen. 

Wat kun jij inbrengen vanuit jouw achtergrond?

Bij de politie leer je denken: Wat nou als… Dat scenario denken komt hier ook goed van pas. Als bijvoorbeeld een besluit op vrijdag naar buiten komt, komen er vragen van de pers, dan gaat in het weekend iedereen los op sociale media en kun je op maandag beginnen met puinruimen. Het helpt vooraf te denken in scenario’s. Wat zien we op ons afkomen en kunnen we ons daar al op voorbereiden? Een ander voorbeeld was in de aanloop naar verkiezingen. Als je dat aanpakt zoals je  altijd deed, ben je niet in staat in te spelen als het proces net anders loopt. We hebben daarom vooraf een stuurgroep ingesteld om het proces door te nemen, daar scenario’s bij te bedenken en momenten ingepland waarop we bij kunnen sturen. 

Zie je ook verschil in omgangsvormen of communicatie?

Bij de politie word je sterk getraind te communiceren in verschillende situaties, en met verschillende groepen. Burgers, relschoppers, demonstranten, verdachten, collega’s, noem maar op. Je leert om te zeggen hoe je iets ziet, zonder de relatie te schaden. Ik merk nu, in een gemeentelijke organisatie, dat mensen het wel eens lastig vinden om daar woorden voor te vinden. We zijn bang dat het schadelijk is voor de relatie terwijl zaken onbenoemd laten uiteindelijk veel schadelijker is.

Wat heb je meegenomen van jouw werk bij het OM?

Bij het OM werk je met juristen. Juristen zijn goed in het uitleggen van het WAT. Ze kennen de wet en kunnen uitleggen wat daar wel en niet staat. Ik heb daar in discussies geleerd om het gesprek ook te voeren over het HOE. Bijvoorbeeld: Iets kan wel in de wet staan of vastgelegd zijn in beleid, maar hoe komt wat jij nu wilt, over in de buitenwereld en ben je je daar bewust van?   

Dat doet denken aan ambtelijke organisaties die in de problemen komen als ze de regels te strak toepassen zonder naar de gevolgen te kijken.

Dat is een groot vraagstuk voor het openbaar bestuur. We praten in de gemeente over het begrip regelruimte, waarbij je naast de regel ook kijkt naar de ruimte die een regel biedt en die je kunt benutten. Maar ik ben beter gaan beseffen in dit werk dat regels worden gemaakt om willekeur te voorkomen. Als je te veel op de uitzonderingen en de menselijke maat gaat zitten, werk je willekeur in de hand. Daar zit spanning op. Doorgaans past 95 procent van de situaties bij een regel. Wat mij betreft kun je beter energie steken in het zorgvuldig afwijken van een regel dan in het maken van nieuwe regels. Wat ook een rol speelt in dit verband is hoe vaak een ambtelijke organisatie wordt getoetst. Ik heb me dat eerder niet zo gerealiseerd. Als gemeente heb je maken met toezichthouders, audits, accountants, verplichte rapportages en aanbestedingstrajecten, de wet Open Overheid, Privacyregels, de AVG en zo kan ik nog wel even doorgaan… Al die toetsingsmomenten creëren ook angst waardoor iedereen zich juist meer aan de regels gaat houden.

Wat betekent dit actuele vraagstuk voor jouw leiderschap?

Ik ben nu algemeen directeur. Ik ben me heel bewust van wat te doen; welk voorbeeld geef ik aan anderen? Als ik zelf geen ruimte geef aan mensen om zelfstandig te handelen, kan ik er ook niet om vragen. De positie van gemeentesecretaris is kwetsbaar. Het vertrek van een gemeentesecretaris is in 25 procent van de gevallen niet een eigen keuze. Daar denk ik over na. Ik moet dus zelf zorgen voor goede feedback. Met de burgemeester en de griffier hebben we in Veenendaal een driehoeksoverleg, dat werkt goed voor ons. Daarnaast heb ik intervisiegroepjes met gemeentesecretarissen.

Heb je advies voor anderen die een overstap naar een andere sector overwegen?

Toen ik dit ging doen, vroeg ik me af: Wat mijn mogelijkheden waren na 25 jaar politie en 5 jaar OM? Alleen maar strafrechtketen en vooral politie, dat leek een beperking. Tot iemand tegen me zei: “Heb je wel eens gedacht aan de functie van gemeentesecretaris. Ze kunnen jouw ervaring gebruiken en juist ook jouw persoonlijkheid. Verbindend, open, benaderbaar en met zelfreflectie.’ Dat de gemeente Veenendaal het lef had iemand te kiezen uit een andere omgeving vind ik nog steeds bijzonder en mooi. 
Aan deze ervaring heb ik aan over gehouden: Hoe ouder je bent, hoe meer het gaat om Wie je bent, en niet zozeer om Wat je gedaan hebt.