Geef lessen democratisch samenspel door aan volgende gemeenteraad

Vlak voor het zomerreces presenteerde minister van BZK Judith Uitermark de Actieagenda Goed Bestuur. Hierin zet ze in op een meer dienstbare, slagvaardige, herkenbare en democratische overheid. Eén van die plannen richt zich op het versterken van het democratisch samenspel in gemeenten, provincies en waterschappen. De minister liet hiervoor een handvest voor de lokale democratie ontwikkelen. Necker ging hiermee aan de slag en schreef op hoe je aan de slag kunt gaan met het opstellen van een handvest. De overgang van de oude naar de nieuwe raad is een goed moment hiervoor!

Overdrachtsdocument voor de nieuwe raad

Veel gemeenteraden maken in de komende tijd een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad. Daarin staan de lessen uit de afgelopen jaren en wat nodig is om het functioneren van de gemeenteraad te versterken in de volgende bestuursperiode. Onze handvest-methode helpt hierbij. Alle elementen van de lokale democratie kun je daarmee eenvoudig bespreken. Daarbij kan bekeken worden waar je staat en welk advies je kunt meegeven aan de nieuwe gemeenteraad.

In dit handvest staan afspraken tussen raad, college en ambtelijke organisatie over hoe zij samenwerken en hoe de raad goed kan functioneren.

Onze aanpak

Necker ontwikkelde de handvest-methode in opdracht van BZK. Onze ervaring op het gebied van bestuurscultuur en het maken van afspraken hierover verwerkten we in de methode. Deze bestaat uit vijf stappen:

1. Startgesprek met burgemeester, griffier en een vertegenwoordiging van de raad (raadswerkgroep of werkgeverscommissie). Maak afspraken over de totstandkoming, inhoud en presentatie van een overdrachtsdocument.
2. Analyse van bestaande afspraken en documenten, zoals gedragscodes, reglement van orde, participatieverordening en andere documenten die het samenspel raken.
3. Inventarisatie van ervaringen met het democratisch samenspel. Door middel van een korte enquête of door gesprekken met de bestuurlijke driehoek.
4. Een werkconferentie van ongeveer drie uur met raad, college en MT waarin het democratisch samenspel wordt bespreken en in gemengde groepen verder wordt gesproken over verschillende aspecten van het democratisch samenspel. Onder andere over de kwaliteit van het raadsdebat; het samenspel tussen raad en college; de informatievoorziening en informatiebehoefte van de raad; en inwonersparticipatie. Je kunt deze sessie ook met een deel van de raad doen.
5. Opstellen overdrachtsdocument met aandachtspunten voor het functioneren van de gemeenteraad en het democratisch samenspel met B&W en ambtelijke organisatie. In het overdrachtsdocument staan ook aanbevelingen om de werkwijze van de gemeenteraad te verbeteren en de positie van de gemeenteraad te versterken. Als het nodig is om gedragscodes, het regelement van orde of andere documenten te herzien, wordt dat ook aangegeven.

Meer over deze methode staat in de handreiking die BZK heeft gepubliceerd. Deze methode sluit goed aan bij het sjabloon van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden voor het maken van een overdrachtsdocument.

Een goede start met de nieuwe raad

Behalve dat het handvest als overdrachtsdocument kan dienen, helpt het ook om met de nieuwe gemeenteraad een goede start te maken. Deze methode geeft burgemeester en griffier de bouwstenen om met de nieuwe gemeenteraad aan de slag te gaan. Het handvest kan bouwstenen bieden voor het griffieplan en het kan als basis dienen voor het actualiseren of aanpassen van het reglement van orde, gedragscodes en andere regelingen.

Zo versterk je het functioneren van de raad én het democratisch samenspel.