Ambtenaar online

Contact opnemen met een onbekende ambtenaar en te horen krijgen: ‘Geen verrassing dat je belt. Vanochtend twitterden een paar collega’s al dat je met dit verhaal bezig bent.’ De Twitter-tamtam werkt. Ook in ambtelijke kring.

 

Duizenden overheidsdienaren zijn inmiddels actief op social media als Twitter, Hyves, Facebook, MySpace en LinkedIn. Net als talloze anderen babbelen ze daar over privézaken en houden ze de wereld ongevraagd maar nauwgezet op de hoogte van hun doen en laten. Geleidelijk aan echter, groeit ook een gemeenschap die verder gaat dan het virtuele ‘praatje maken’. Een gemeenschap waarin kwesties van professioneel en maatschappelijk belang worden aangeroerd.

 

In toenemende mate vormen social media en andere online media rijke bronnen van discussie, meningsvorming en kennisdeling. Niet alleen tussen ambtenaren onderling, maar ook tussen ambtenaren en ‘normale burgers’. De relatie tussen overheid en burgers krijgt langs elektronische weg een nieuw gezicht. Of zich hiermee fundamenteel andere verhoudingen aandienen, moet nog blijken. Maar belangrijke vragen hebben zich al wel opgewerkt van onder- tot bovenstroom: wat betekenen online media voor de klassieke, dienende rol van de ambtenaar; en wat betekenen ze voor de rol van bestuur en politiek?

 

Binnenskamers

 

Voor Frits Bolkestein zat er in 1999 geen sprankje licht tussen de onderscheiden rollen van bestuurder en ambtenaar. In een opiniestuk in de Volkskrant stelde hij dat Defensievoorlichter Kreemers terecht was ontslagen vanwege zijn openbare pleidooi om een parlementaire enquête te houden naar de val van Srebrenica. Iets waar toenmalig minister Frank de Grave niets van wilde weten.

 

‘Binnenskamers mogen - nee: moeten - ambtenaren met alle kracht van argumenten tegen ministers ingaan wanneer die iets willen wat in hun ogen onverstandig is. Maar in het openbaar moeten ambtenaren het woord van hun minister spreken, ook al zijn zij het er niet mee eens’, betoogde Bolkestein. Achteraf gezien was het een overzichtelijke tijd waarin hij dit schreef.

 

Premier Kok presenteerde het jaar daarvoor zijn Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren, bekend geworden als de Oekaze Kok. Onder ‘externe contacten’ verstond het toenmalige kabinet de contacten van ambtenaren met Kamerleden. De oekaze moest helder maken dat de ministeriële verantwoordelijkheid bij die externe contacten te allen tijde centraal staat.

 

Actief

 

10 jaar later is ‘binnenskamers’ niet meer wat het geweest is en verstaan ambtenaren iets anders onder ‘externe contacten’. In december 2009 verscheen een opiniestuk van toenmalig minister Cramer in de Volkskrant. Zij pleitte ervoor dat ambtenaren actief deelnemen aan internetfora, met als belangrijkste doel wijdverbreide misinformatie te corrigeren.

 

Vorig jaar haperde de overheidscommunicatie bij de bestrijding van de Mexicaanse griep. Een aanzienlijk deel van de bevolking bleek de overheidsmaatregelen te wantrouwen - een gevoelen dat in belangrijke mate werd gevoed door discussies op digitale fora. En op dit moment doen onder meer via Hyves complottheorieën en spookverhalen de ronde over de vaccinatie van meisjes tegen baarmoederhalskanker.

 

Verhalen die voorbij gaan aan de zich almachtig - want immers deskundig - wanende RIVM-wetenschappers, die afwijzend reageren op zoveel onkunde. Die houding is volstrekt uit de tijd, vindt Mark van Twist, bestuurskundige en decaan van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur. ‘Informatieposities zijn met de opkomst van internet volledig omgedraaid. Vroeger stapte de burgemeester na een calamiteit naar de pers, nadat intern was afgesproken wat wel en wat niet naar buiten zou worden gebracht. Nu vraagt diezelfde burgemeester zich af met welke, voor hem onbekende informatie hij geconfronteerd gaat worden tijdens de persconferentie en hoe hij daarop moet reageren.’

 

Ook wanneer in online communities klinklare onzin wordt verkondigd, vindt Van Twist het misprijzen en de verontwaardiging die bestuurders en andere deskundigen aan de dag leggen over opvattingen van ‘het volk’, misplaatst. ‘Of je het goed vindt of niet, deze fora zorgen ervoor dat gewone mensen, inclusief hun obscure meningen, de strijd aangaan met de gevestigde orde. Bestuurders en ambtenaren moeten eraan wennen dat we in een wereld leven waarin kennis, informatie en meningen op een geheel nieuwe manier worden gedeeld. Het heeft geen enkele zin om dergelijke discussiefora af te wijzen. Je kunt beter zorgen dat je erbij bent.’

 

‘Erbij zijn’ is precies wat een voorhoede van ambtenaren inmiddels doet. 2 jaar geleden startte LNVambtenaar Davied van Berlo de community Ambtenaar 2.0. Aanleiding was de publicatie De digitale generatie van het Rathenau Instituut. ‘Die probeerde de betekenis digitale relaties tussen jongeren te duiden. Wij hadden er bij LNV een bijeenkomst over en concludeerden dat deze ontwikkeling niet alleen jongeren aangaat, maar de hele samenleving. En dus was de vraag wat we daar mee moeten. Als departement, maar ook daarbuiten.’

 

Van Berlo begon weblogs te schrijven en startte de netwerksite www.ambtenaar20.nl. Inmiddels telt die meer dan 3500 leden, afkomstig van departementen, provincies en gemeenten. Daarnaast maken een kleine 2000 mensen deel uit van de gelijknamige discussiegroep op LinkedIn. Sinds kort wordt Ambtenaar 2.0 ondersteund door het programma Vernieuwing Rijksdienst onder verantwoordelijkheid van Roel Bekker.

 

Hoewel deze inbedding wat meer houvast geeft, is het gewenste doen en laten van ambtenaren op deze social media nog tamelijk onontgonnen terrein. Diverse overheidsorganisaties denken na over een code voor ambtenaren die zich inlaten met online activiteiten. Zo’n code moet beschrijven wat wel en niet is toegestaan.

 

De ambtenaar 2.0-beweging zelf kwam met een handreiking (zie kader rechts), een vertaling van een Britse ambtenarencode voor online participatie. Die is nog volop in ontwikkeling. ‘We stimuleren het gesprek over wat je als ambtenaar wel en niet kunt doen’, zegt Van Berlo. ‘Ik merk dat ambtenaren heel voorzichtig zijn. Veel collega’s denken dat je online helemaal niets mag zeggen. Daarmee belemmeren ze niet alleen zichzelf, maar plukken ze evenmin de vruchten van social media voor hun organisatie. Door te communiceren wat je doet en door kennis te delen kun je efficiënter werken.’

 

Mandaat

 

Wat mogen ambtenaren online? Mogen ze hun eigen mening geven? Of moeten ze, zoals oud-minister Cramer wenste, vooral juiste informatie geven ter bestrijding van onzin? Bestuurskundige Victor Bekkers vindt hoe dan ook dat ambtenaren actief moeten zijn op digitale fora.

 

‘De verplaatsing van het politieke debat richting internetcommunities is onomkeerbaar. Als je daar als overheid niet aanwezig bent, kun je succes wel vergeten. En dus is het noodzakelijk dat ambtenaren zich in online discussies mengen. Maar er zitten wel haken en ogen aan. Ambtenaren moeten een duidelijk mandaat krijgen van hun organisatie: hoe groot is de ruimte om mee te discussiëren? Daarnaast is het wel verstandig om af te spreken dat er geen tegengestelde geluiden uit dezelfde organisatie komen.’

 

Bekkers realiseert zich dat een dergelijke eenduidige etiquette voor online gedrag moeilijk is te formuleren. ‘Bij grotere thema’s zijn al gauw meerdere overheidsorganisaties betrokken. En dus krijg je ook verschillende meningen. Daarnaast staan discussies en besluitvorming in de klassieke politieke en ambtelijke arena in schril contrast met het tempo en de dynamiek van online discussies. Voordat de volksvertegenwoordiging verder praat, is er online al ongelooflijk veel gebeurd waar ook ambtenaren bij betrokken zijn. Die ambtenaren moeten daarvoor wel het vertrouwen krijgen van hun bestuurders.’

 

Met persoonlijke meningen van ambtenaren ligt het nog wat ingewikkelder. ‘Ik vind wel dat het moet kunnen, op voorwaarde dat een ambtenaar het er expliciet bij zegt’, stelt Bekkers. Van Twist vindt dat voor online meningen dezelfde regels van prudentie gelden als voor andere media. ‘Als ambtenaar moet je natuurlijk ook niet twitterend gaan vertellen welke uitkomst van een gemeenteraadsdebat je wenst.’ Van Berlo sluit zich voorlopig aan bij wat in het ambtenarenrecht staat beschreven.

 

‘Net als iedereen heeft een ambtenaar vrijheid van meningsuiting, maar je mag de dienst niet schaden. Uitspreken dat je het niet eens bent met je minister is dus onverstandig. Een ambtenaar is er niet om meningen te geven, maar om meningen te vertalen naar keuzemogelijkheden voor de politiek.’

 

Proportionaliteit

 

Ook bij het uitdragen van beleidsstandpunten moeten ambtenaren voorzichtig zijn, vindt Van Twist. Hij verwijst naar het proportionaliteitsbeginsel dat de commissie Toekomst Overheidscommunicatie (‘commissie- Wallage’) 10 jaar geleden omschreef: communicatie van de overheid moet zich redelijk verhouden tot de mogelijkheden van andere spelers in het maatschappelijke krachtenveld.

 

‘Dit beginsel is in een andere tijd geschreven en krijgt nu misschien een andere inkleuring, maar proportionaliteit op zichzelf blijft een goed uitgangspunt’, zegt Van Twist. ‘Het risico is nu groter dat één mening flink uitvergroot de media domineert, met als gevolg dat de overheid flink op achterstand wordt gezet. Neem de campagne van de Telegraaf en de ANWB destijds tegen het rekeningrijden. Daar werd op een geweldige manier stemming gemaakt, terwijl ambtenaren hun monden hielden omdat het een beleidsvoornemen betrof dat nog in de Kamer besproken moest worden.

 

'Bij online debatten is het risico dat voorgenomen overheidsbeleid verkeerd voor het voetlicht wordt gebracht ook groot. Proportionaliteit betekent in dat geval dat de overheid de tegenaanval mag inzetten. Maar in andere situaties moeten de overheid en haar dienaren juist terughoudend zijn, omdat het vrije maatschappelijke debat uiterst waardevol is voor onze democratie.’

 

Veel kennis

 

Voor Van Berlo schuilt het belang van online actieve ambtenaren vooral in grotere transparantie en het beter benutten van beschikbare kennis. ‘De samenleving wil weten waar de overheid mee bezig is. Nieuwe media maken het mogelijk transparantie actief aan te bieden. Dat heeft grote voordelen. In de samenleving leven tal van ideeën en is ongelooflijk veel kennis beschikbaar. Daar kun je je voordeel mee doen. Bovendien neem je mensen zo mee in het proces van beleidsvoorbereiding. Wat blijft - en dat moet je altijd blijven benadrukken - is dat de besluitvorming plaatsvindt in de arena van de volksvertegenwoordiging.’

 

'Online grenzen opzoeken

 

Pierre Deen, adviseur bij het Centrum Publieksparticipatie: ‘Ik vind dat elke ambtenaar moet weten welke ruimte hij heeft. Het is dus niet nodig, zelfs onwenselijk, om alles via de afdeling communicatie te laten verlopen. Wel is het wenselijk dat je meldt dat je communiceert met de buitenwereld, om misverstanden te voorkomen.

 

Het Centrum Publieksparticipatie komt voort uit het ministerie van Verkeer en Waterstaat en moet maatschappelijk gedragen besluitvorming tot stand brengen bij ruimtelijk-economische plannen van het Rijk. Het ministerie stond bekend om zijn ouderwetse communicatie: inspraak kwam altijd nadat het planproces al had plaatsgevonden. Nu proberen we de kracht van burgers eerder te gebruiken. Dat levert waardevolle nieuwe input op en voorkomt dat we pas achteraf horen wat we fout hebben gedaan.

 

'Toch merk ik dat Verkeer en Waterstaat nog huiverig is voor online communicatie. Zo worden ambtenaren geacht niet te bloggen. Maar in werkelijkheid vormen ook ambtenaren van dit departement virtuele gemeenschappen. Het is niet tegen te houden. We hebben nog lang niet alle mogelijkheden van social media verkend. Ambtenaren moeten, op integere wijze, de grenzen opzoeken.’

 

'Twitteren onder werktijd'

 

Henri Achterkamp, teamleider documentaire informatievoorziening gemeente Ede: ‘De ambtenaar is dienend. Maar je mond houden, past niet in het tijdperk van de social media. Zolang geen besluitvorming heeft plaatsgevonden, vind ik het belangrijk dat ambtenaren, bestuurders, politici en burgers van elkaar weten welke standpunten er leven. Die openheid moet er komen. Ambtenaren kunnen hun voordeel doen met social media. Je brengt het contact met burgers heel dichtbij. Tegelijkertijd moet je wel altijd bedenken wat je vanuit je functie wel en niet kunt doen. Als de raad discussieert over beleid, moet je als ambtenaar niet gaan mee discussiëren via social media. Je kunt hooguit vertellen wat de feitelijke stand van zaken is.

 

'Ik twitter ook. Privé en zakelijk lopen dan enigszins door elkaar. Daar ben ik een keertje voor teruggefloten. Men vond dat ik te vaak onder werktijd over privézaken twitterde. Tegelijkertijd wisselt natuurlijk iedereen bij de koffeautomaat en tussen de bedrijven door privézaken uit. Maar ja, ik loop misschien iets te ver voor de troepen uit. De gemeente Ede heeft geen beleid hoe om te gaan met social media. Ik heb wel tegen de afdeling communicatie gezegd dat ze erover moeten nadenken. Want let op communicatieprofessionals: voordat je het weet gaan ambtenaren links en rechts langs jullie heen.’

 

'Ambassadeur van ons vak'

 

Toin Pijnenburg, eerste medewerker I&A van de gemeente Oude-IJsselstreek: ‘Via Ambtenaar 2.0 kom ik in contact met mensen van buiten de ambtelijke wereld. Dat is erg nuttig. Durf te vragen en je krijgt werkelijk op alles antwoord. En het omgekeerd egeldt natuurlijk ook: als ik informatie heb waaraan iemand behoefte heeft, dan geef ik die.

 

'Ik geef vaak mijn mening. Ik probeer dat wel altijd te doen vanuit een positieve grondhouding. Ik kraak niet af. Oordeelsvorming daarentegen is politiek. Daar meng ik me niet in. En als ik mijn mening geef, houd ik mijn portefeuillehouder op de hoogte. Als het politiek precair is, dan houd ik mijn mond. Ik ben dienstbaar aan het bestuur. Maar bestuurders moeten zich er wel bewust van zijn dat er een generatie ambtenaren aankomt die het echt niet pikt wanneer ze te horen krijgen: “en jij houdt je mond”.

 

'Ik voel me ambassadeur van ons vak. Ik wil de buitenwereld inzicht geven hoe leuk en hoe belangrijk ons werk is. Als ik een ambtelijk advies geef, moet ik dat ook publiekelijk kunnen verdedigen. En als er dan mensen zijn die met goede andere argumenten komen, dan moet ik bereid zijn om te zeggen: je hebt gelijk, ik stel mijn advies bij en zal dat doorgeven aan het bestuur. Op die manier ben ik ervan overtuigd dat de ergernis over de afstand tussen politiek en samenleving echt afneemt.’

 

Handreiking ambtenaar 2.0

 

1. Wees geloofwaardig. Als ambtenaar ben je accuraat, eerlijk, transparant en betrouwbaar in één-op-één contacten en tijdens open discussies met meerdere deelnemers. De uitlatingen die je doet, zijn uit naam van jouw organisatie.

    

2. Wees consistent en constructief. Je gedrag en houding richting anderen is consistent. Stimuleer anderen door constructief te reageren en reacties aan te moedigen.

    

3. Wees open en ontvankelijk. Deel je expertise en maak duidelijk wat je van anderen nodig hebt en wilt weten. Verwijs waar mogelijk door naar anderen. Laat merken dat je luistert. Maak duidelijk dat je optreedt namens jouw organisatie.

    

4. Integreer online en offline communicatie. Sluit je online deelname aan bij je reguliere (offline) werkzaamheden. Documenteer je bijdragen. Maak tijd vrij voor online participatie, het kost tijd.

    

5. Wees een ambtenaar. Je bent een ambassadeur van je organisatie. Gedraag je als een goed ambtenaar, zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar.
   
   (Deze handreiking is een vertaling van de Britse Principles for Participation Online, zie http://handreiking.ambtenaar20.nl)