Analyse Inkoopmodel Jeugdzorg bij RSJ IJsselland

De invoering van het nieuwe inkoopmodel 'specialistische jeugdhulp' bracht aanvullende voorwaarden met zich mee. Zorgaanbieders mochten bij gelijkblijvende productie een maximale omzetstijging of -daling van 5% doormaken. Ten tijde van dit project was het Regionaal Serviceteam Jeugd (RSJ) IJsselland verantwoordelijk voor de regionale inkoop en het contractmanagement van specialistische jeugdhulp voor elf gemeenten. Sinds 2026 maakt RSJ IJsselland organisatorisch onderdeel uit van GGD IJsselland.

Van Dam Datapartners heeft een datagedreven aanpak gehanteerd waarbij analyses en visualisaties werden gebruikt om omzetverschillen inzichtelijk te maken. Het project leverde RSJ IJsselland inzicht in de omzetcijfers, waardevolle input voor de evaluatie en handelingsperspectief op een vervolgproject om opvallendheden bespreekbaar te maken.

Een nieuw inkoopmodel

De manier waarop specialistische jeugdhulp in de regio IJsselland wordt ingekocht en toegewezen, is per 1 januari 2023 gewijzigd. Vóór deze wijziging werd jeugdhulp veelal specifiek toegewezen aan de jeugdige. Hiervoor werd gebruikgemaakt van vijfcijferige productcodes, waarin onder meer het deskundigheidsniveau van de behandelaar was opgenomen. Op basis van deze productcodes werd de zorg toegewezen, geregistreerd en gedeclareerd.

Met de invoering van het nieuwe inkoopmodel is voor verschillende vormen van  specialistische jeugdhulp de overstap gemaakt naar een meer aspecifieke wijze van toewijzen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van productcategorieën op een hoger abstractieniveau en worden aanvullende kenmerken van de geleverde zorg, zoals het ingezette deskundigheidsniveau, bij de declaratie geregistreerd.

Dit nieuwe inkoopmodel vormt ook in 2026 nog steeds de basis voor de regionale inkoop  an specialistische jeugdhulp en wordt verder doorontwikkeld.

Wennen aan de verandering

De overgang naar aspecifiek toewijzen betekende een grote verandering voor zorgaanbieders. Om tijdens de implementatiefase te monitoren of het nieuwe inkoopmodel niet leidde tot onbedoelde financiële effecten, hanteerde RSJ IJsselland als uitgangspunt dat zorgaanbieders bij gelijkblijvende productie maximaal 5% omzetstijging of -daling zouden laten zien. Afwijkingen van deze bandbreedte vormden aanleiding voor nadere analyse en gesprekken met aanbieders.

Data op orde

Om te kunnen toetsen of de betrokken zorgaanbieders aan de 5%-norm voldoen, is een onderzoek en analyse van omzet- en declaratiedata nodig. Hiervoor is het noodzakelijk dat data up-to-date zijn, declaraties conform het nieuwe model zijn doorgevoerd en dat foutieve en ontbrekende productcodes worden gecorrigeerd. Onze expert Vera ging als data-analist aan de slag om deze verbeterslag te maken en de data op de juiste manier te verwerken. Vera heeft intensief samengewerkt met de gemeentes en de externe partij die de database beheert. In overleg werd een voorstel gedaan voor aanpassingen in de databasestructuur en het Power BI-model.

Ook was er een gezamenlijk overleg met alle gemeentes om het belang van tijdige en juiste aanlevering te benadrukken en de samenwerking te versterken. Het belang van goede communicatie en samenwerking tussen stakeholders werd sterk benadrukt, waardoor aanvankelijke twijfel kon worden omgezet in constructieve samenwerking.

Analyse en inzicht

Terwijl Vera bezig is geweest met de data ‘op orde’ te maken, begon onze collega Remco vast met een handmatige uitvraag naar de omzet- en declaratiedata bij een groep zorgaanbieders om een initiële analyse te maken. Zo kon de door Vera toegepaste methodiek worden getest en kon tegelijkertijd de datakwaliteit van het RSJ worden getoetst aan de hand van de opgevraagde data van de zorgaanbieders. Het project werd intern geleid door de contractmanager.

Vera had vervolgens een dashboard ontwikkeld in Power BI waarin voor alle zorgaanbieders in één oogopslag te zien was hoeveel omzet zij hadden gedraaid en hoeveel dit procentueel afweek van de omzet ten tijde van het oude inkoopmodel. Ook waren hier verdiepende analyses op subgroepen in kaart gebracht en werd er per productcode gezien hoeveel omzet er precies was gedraaid.

Resultaten onderzoek

De inzet van Vera en Remco heeft concreet geleid tot:

1. Versterkte samenwerking
   Overleggen met alle betrokken gemeentes en externe partijen zorgden voor afstemming en het versterken van samenwerking. 
2. Data-integratie en -kwaliteitsverbetering
   Foutieve en onbekende productcodes werden aangepakt, wat leidde tot een reductie van fouten van 60% naar 10%.  De achterstanden in data-aanlevering daalden drastisch: van vijf gemeentes met achterstanden tot wel zeven maanden naar één gemeente met slechts drie maanden achterstand.
3. Dashboardontwikkeling en visualisatie
   In één oogopslag inzicht in de omzetverschillen per aanbieder, waarmee direct duidelijk wordt of aanbieders binnen de norm van ±5% vallen. Het Power BI-dashboard biedt verdiepende analyses, inclusief filters per productcode en subgroepen. De trends en afwijkingen zijn in één oogopslag zichtbaar, waarmee snel kan worden bepaald welke aanbieders nader onderzoek vereisen.
4. Toekomstbestendigheid
   Demo’s ondersteunden gebruikers bij het interpreteren van de data en het effectief inzetten van het dashboard in strategische besluitvorming. Door aanpassingen in de database en het Power BI-gegevensmodel is de data nu beter geschikt voor het nieuwe inkoopmodel. Een verdere analyse toonde de effecten van het nieuwe inkoopmodel aan en maakte een vervolgproject mogelijk, gericht op aanbieders met opvallende cijfers.

GGD IJsselland heeft geleerd dat het vooraf berekenen van de effecten van wijzigingen in het inkoopmodel een waardevolle stap is bij de voorbereiding van toekomstige aanpassingen.

Investering

Het interne datakwaliteitstraject, (inclusief het bouwen van het dashboard) en het stakeholdermanagementproject liepen parallel aan elkaar hebben en zijn in ongeveer zes maanden afgerond. Vera is daarbij als interim data-analist ingezet en Remco als externe projectondersteuner. De contractmanager binnen IJsselland leidde het team.

Het was fijn dat de rekenmethode en uitgebreide  documentatie er al was. Een belangrijk speerpunt is dat dit onderdeel is gemaakt van het datamodel.”

Toekomstvisie en borging 

Het Power BI-dashboard vormt de basis voor verdere analyses en gesprekken met zorgaanbieders, waarbij opvallende omzetverschillen worden onderzocht. De ontwikkelde rekenmethode en documentatie bleken bovendien duurzaam inzetbaar. Bij de verdere ontwikkeling van een uitgebreider datamodel zijn deze uitgangspunten overgenomen, waardoor de methodiek onderdeel is geworden van de informatievoorziening.