Van data naar betere vragen: de kracht van business intelligence

Gemeenten beschikken over steeds meer informatie over wat er in stad en bij hun inwoners gebeurt. Business Intelligence (BI) kan helpen om die informatie te verzamelen, te analyseren en inzichtelijk te maken. Dit kan op zijn beurt helpen bij het verbeteren van beleidsvoering. In dit artikel laat ik zien hoe BI-professionals veiligheidsdata samenbrengen, duiden met collega’s uit de praktijk en vertalen naar vragen die gemeenten helpen om gerichter te handelen. 

Van data naar informatie en inzicht

Binnen het veiligheidsdomein komen gegevens uit veel verschillende databronnen samen. Denk aan incidentregistraties, meldingen openbare ruimte, data vanuit toezicht en handhaving en gegevens uit andere beleidsdomeinen en openbare bronnen. Iedere bron vertelt iets over wat er gebeurt en afzonderlijk geven ze niet altijd een compleet beeld.

BI kan helpen om deze data samen te brengen en om te zetten naar informatie, zodat ontwikkelingen zichtbaar worden. Een dashboard kan bijvoorbeeld data verwerken om te laten zien dat het aantal meldingen van jeugdoverlast in een bepaalde wijk stijgt. Dat is relevante informatie. De volgende vraag is hoe je die informatie gebruikt om een bepaald inzicht te creëren.

Een stijging kan verschillende oorzaken hebben. Misschien is er daadwerkelijk meer overlast. Misschien is de meldingsbereidheid veranderd. Of er speelt in dezelfde wijk een ontwikkeling op een ander terrein die relevant is voor het veiligheidsvraagstuk.

Daarom begint BI niet noodzakelijk bij de informatie die volgt uit de data, maar bij het verder onderzoeken van de vraag op basis van de data.

Hoe BI het veiligheidsbeleid in de praktijk ondersteunt

Veiligheidsvraagstukken staan zelden op zichzelf. Jeugdoverlast kan bijvoorbeeld samenhangen met schooluitval, schuldenproblematiek of problemen thuis. Ondermijning raakt niet alleen openbare orde en veiligheid, maar kan ook gevolgen hebben voor ondernemers, vastgoed en de leefbaarheid van een wijk. Dat maakt het interessant om gegevens uit verschillende domeinen met elkaar te verbinden.

In mijn werk bij Team Veiligheid bij de gemeente zagen we bijvoorbeeld een stijging in meldingen van jeugdoverlast in een wijk. Op zichzelf leek dat vooral een veiligheidsvraagstuk. Door gegevens uit verschillende domeinen naast elkaar te leggen, bleek dat in dezelfde wijk ook relatief veel sprake was van schooluitval en schuldenproblematiek.

Dat bredere beeld gaf aanleiding tot een ander gesprek. We legden de cijfers voor aan collega's uit de praktijk en vroegen of zij de ontwikkeling herkenden. Hun kennis van de wijk hielp om de cijfers te duiden. Daardoor ontstond meer zicht op wat er achter de meldingen kon zitten en welke partijen een rol konden spelen.

Het inzicht uit de data nam het professionele oordeel dus niet over. Het hielp juist om dat oordeel beter te onderbouwen.

BI in verschillende fasen van beleid

De rol van BI gaat daarmee verder dan het terugkijken naar wat er is gebeurd. In verschillende fasen van het beleidsproces kan BI een andere functie hebben.

• Bij het signaleren kan BI helpen om ontwikkelingen eerder zichtbaar te maken. Een opvallende stijging of concentratie van incidenten kan aanleiding zijn om verder onderzoek te doen.
• Bij het prioriteren kunnen analyses helpen om te bepalen waar aandacht of capaciteit nodig is. Een gemeente hoeft niet overal dezelfde inzet te organiseren als uit de informatie blijkt dat bepaalde locaties, momenten of groepen extra aandacht vragen.
• Bij het uitvoeren kan informatie helpen om verschillende betrokken partijen een gezamenlijk beeld te geven. Dat is vooral relevant bij vraagstukken die meerdere afdelingen of organisaties raken.
• En bij het evalueren kan BI tot slot helpen om terug te kijken op de effecten van een aanpak. Als een gemeente extra inzet op een bepaalde locatie of doelgroep, wil je na verloop van tijd kunnen onderzoeken of de inzet bijvoorbeeld effectief is geweest.

Daarbij is het belangrijk om vooraf na te denken over wat je eigenlijk wilt bereiken. Alleen meten of het aantal incidenten is gedaald, geeft niet altijd antwoord op de vraag of een interventie heeft gewerkt. Veiligheidsbeleid raakt een keten: wat je inzet, wat je doet, wat je resultaten zijn en wat dat uiteindelijk voor impact heeft. Die keten inzichtelijk maken, van inzet tot maatschappelijke impact, noemen we datagedreven sturen.

De rol van de data-analist

Deze manier van werken vraagt om een andere invulling van de rol van een data-analist. Technische kennis blijft belangrijk. Data moeten beschikbaar zijn, goed worden verwerkt en op een begrijpelijke manier worden weergegeven. Maar de analist moet ook de verbinding kunnen maken met de praktijk.

In de praktijk betekent dit dat de rol van een data-analist steeds meer opschuift richting de rol van een business analist. Iemand die aan de ene kant begrijpt wat data kunnen laten zien en aan de andere kant begrijpt wat een beleidsadviseur, wijkagent of handhaver nodig heeft om een beslissing te nemen.

Dat vraagt soms ook om eerst wat te puzzelen met de beschikbare data of te zoeken of er misschien meer data beschikbaar zijn. Niet iedere vraag is direct te beantwoorden. Soms blijkt een bron niet geschikt of ontstaat tijdens de analyse een nieuwe vraag. Ook dit proces kan waardevol zijn voor het creëren van nieuwe inzichten

Wanneer een collega daarna met een vervolgvraag komt, is dat een teken dat er iets is veranderd. De data hebben dan niet alleen een rapportage opgeleverd, maar zijn onderdeel geworden van de manier waarop iemand naar een vraagstuk kijkt. Zo wordt datagedreven werken steeds meer een onderdeel van de dagelijkse werkpraktijk van alle betrokkenen, in plaats van iets wat bij het ICT- of datateam blijft liggen.

Wat vraagt dat van een organisatie?

Een gemeente kan investeren in goede BI-oplossingen, maar daarmee ontstaat nog geen datagedreven veiligheidsbeleid. Daarvoor zijn ook andere randvoorwaarden nodig.

Medewerkers moeten weten welke mogelijkheden data bieden. Ze hoeven geen data-analist te worden, maar het helpt als zij herkennen wanneer een vraagstuk zich leent voor een analyse en welke vragen ze kunnen stellen. Ook is het belangrijk dat ze zich realiseren dat informatie afkomstig is of kan zijn van meerdere bronnen en hoe ze deze bronnen op waarde moeten schatten.

Ook samenwerking is belangrijk. Veiligheidsdata zitten vaak verspreid over verschillende afdelingen en organisaties. Politie, VTH, zorg, jongerenwerk en andere partners beschikken allemaal over informatie die relevant kan zijn. Een gezamenlijk beeld ontstaat pas wanneer partijen bereid zijn om vanuit hun eigen expertise naar dezelfde ontwikkeling te kijken en hun inzichten en informatie te delen.

Daarbij hoort ook ruimte om uitkomsten te bespreken. Data kunnen een bestaand beeld bevestigen, maar ook laten zien dat een aanname niet klopt. Beide uitkomsten zijn waardevol als ze leiden tot een beter begrip van het vraagstuk.

Van inzicht naar sturen

BI kan daarmee verschillende vormen van sturing ondersteunen. Soms wil je vooral weten wat er gebeurt en gebruik je KPI's om ontwikkelingen te volgen. In andere gevallen wil je onderzoeken of een bepaalde aanpak effect heeft. Dan formuleer je een hypothese en kijk je met data of de ontwikkeling past bij wat je verwacht.

Daarnaast zijn er effecten die zich moeilijk volledig in cijfers laten vangen. Een verbetering van het veiligheidsgevoel in een wijk of het voorkomen dat een jongere verder afglijdt, is niet altijd terug te brengen tot één indicator.

Daarom vraagt datagedreven sturen om verschillende soorten informatie. Cijfers kunnen laten zien wat er gebeurt. Analyses kunnen helpen om effecten verder te onderzoeken. Kennis uit de praktijk geeft betekenis aan die informatie. De verschillende perspectieven van collega's in verschillende rollen vullen elkaar hierin aan.

BI levert pas waarde op wanneer een dashboard, analyse of rapportage leidt tot een beter gesprek. De analist is daarbij niet alleen leverancier van cijfers, maar helpt collega’s om patronen te herkennen, aannames te toetsen en vervolgvragen te formuleren. In die samenwerking tussen analyse en praktijk ontstaat informatie die bruikbaar is voor het veiligheidsdomein.

De waarde zit in wat er daarna gebeurt

De rol van BI in het veiligheidsdomein gaat uiteindelijk dus verder dan het beschikbaar maken van informatie. De waarde ontstaat wanneer inzichten worden gebruikt om vragen scherper te krijgen, beleid te onderbouwen en van ervaringen te leren.

Dat vraagt om een combinatie van data en vakkennis. Vanuit Van Dam Datapartners zien we dat als een belangrijk onderdeel van datagedreven werken: organisaties leren deze taal van data te spreken en deze taal te verbinden met de kennis van professionals.

Voor mij wordt BI echt waardevol wanneer collega's zelf terugkomen met vragen en aangeven dat de inzichten hen helpen om hun werk of beleid beter uit te voeren. Dan verandert er iets in de praktijk en daarmee uiteindelijk dus ook voor de inwoners in onze samenleving.

BI is daarmee geen doel op zichzelf. Het helpt gemeenten om ontwikkelingen beter te begrijpen, gerichter keuzes te maken en te leren van wat er in de praktijk gebeurt. Juist die verbinding tussen data, vakkennis en maatschappelijke opgaven maakt BI relevant voor het veiligheidsdomein.