Wat bracht 2025 en wat zouden gemeenten in 2026 moeten doen?

2025 werd het jaar waarin audits strenger werden, bestuur meer uitleg verwacht en inwoners minder geduld hebben met vertragingen. Tegelijk blijven budgetten gelijk, terwijl de complexiteit van dienstverlening stijgt. Gemeenten blijken bovendien gemiddeld maar 20% van hun procesvarianten echt te kennen. De rest blijft onder water, met risico's die pas zichtbaar worden als het te laat is. En met de Wet open overheid groeit de druk om processen transparant en uitlegbaar te maken. Daarom zetten steeds meer gemeenten – zeker binnen het sociaal domein – stappen richting datagedreven procesoptimalisatie. Teams willen af van losse signalen en ad-hoc analyses. Niet pas bij een audit ontdekken dat dossiers te lang doorlopen, maar continu inzicht hebben in wat er in het proces gebeurt.

2025: van onderbuik naar inzicht

Veel gemeenten zagen dat processen vertraagden, maar wisten niet precies waar of waarom. Informatie was verspreid over verschillende systemen, registraties waren onvolledig en de datakwaliteit wisselde sterk. Door processen visueel te maken met process mining, ontstond binnen zes weken helder inzicht in knelpunten, afwijkroutes en ontbrekende controles. Zonder langdurige trajecten of grote implementaties werd het échte proces zichtbaar. Zelfs relatief eenvoudige processen bleken winst te bieden. Een voorbeeld: parkeervergunningen waarbij één gemiste registratiestap weken vertraging veroorzaakt.

Vier trends die bepalend worden in 2026:

Trend 1: audits verschuiven naar procesgestuurd werken

Gemeenten willen auditbevindingen niet langer achteraf ontdekken. De druk rondom rechtmatigheid en verantwoording groeit, terwijl processen steeds complexer worden. Zonder realtime inzicht blijven afwijkende dossiers, ontbrekende controles en inconsistenties te lang onder de radar. Dat kan leiden tot extra herstelwerk, financiële risico’s en situaties waarin inwoners ongelijk worden behandeld — precies wat bestuur en interne controle willen voorkomen.

Wat dit vraagt in 2026:

• Heldere afspraken over audit-relevante procesafwijkingen
• Realtime dashboards voor teams, interne controle en bestuur
• Structurele samenwerking tussen lijnorganisatie en datateams

Trend 2: eigenaarschap wordt scherper belegd

Veel processen hebben geen duidelijke eigenaar. Dat leidt tot verschillende werkwijzen, onvoorspelbare resultaten en beperkte grip op kwaliteit. Als niemand verantwoordelijk is voor het monitoren en verbeteren van een proces, verslechtert de dienstverlening richting inwoners en lopen financiële risico’s ongemerkt op.

Wat dit vraagt in 2026:

• Duidelijk benoemde proceseigenaren
• Mandaat om bij te sturen en afwijkingen op te pakken
• Periodieke procesbesprekingen

Trend 3: continu monitoren wordt het nieuwe normaal

Gemeenten willen zien wat er gebeurt terwijl het gebeurt. Doorlooptijden per stap, afwijkroutes en ontbrekende controles vormen steeds vaker de basis voor sturing. Zonder continu inzicht blijven problemen onopgemerkt totdat ze acuut worden en reageren teams pas wanneer de schade al is ontstaan. Dat maakt het moeilijk om strategisch vooruit te kijken of weloverwogen keuzes te maken.

Wat dit vraagt in 2026:

• Een compacte set KPI’s per proces
• Duidelijke opvolging van signalen
• Dashboards die zowel operationeel als bestuurlijk bruikbaar zijn

Trend 4: datakwaliteit verbetert door te starten, niet door te wachten

In 2025 bleek opnieuw hoe groot de variatie in datakwaliteit is. Maar gemeenten ontdekken dat procesinzicht juist helpt om datakwaliteit structureel te verbeteren. Zichtbaar wordt waar data ontbreken, inconsistent is of verkeerde besluiten kan veroorzaken. Denk aan onjuiste belastingaanslagen of jaarlijkse WOZ-problemen: voorbeelden met directe impact op de inwoner en op de reputatie van de gemeente.

Wat dit vraagt in 2026:

• Starten met één proces
• Datakwaliteit koppelen aan concrete processtappen
• Continu verbeteren in plaats van één grote operatie

Wat betekent dit voor gemeenten in 2026?

Voor gemeenten wordt 2026 het jaar waarin procesinzicht rechtstreeks gekoppeld wordt aan bestuurbaarheid, rechtmatigheid en vertrouwen. Besturen en raden willen feitelijk onderbouwde antwoorden op vragen als: waarom duurt dit zo lang, waar gaat het mis en wat levert verbetering op?

Datagedreven procesoptimalisatie en process mining helpen gemeenten om:

1. Risico’s eerder te zien
   Afwijkingen, ontbrekende controles en doorlooptijden komen vroeg in beeld.
2. Verantwoording te versterken
   Richting bestuur, raad, interne controle en inwoners wordt transparanter waar keuzes vandaan komen.
3. Kosten per casus te verlagen
   Door kortere doorlooptijden, minder herstelwerk en beter ingezet personeel.
4. Dienstverlening voorspelbaarder te maken 
   Inwoners krijgen duidelijkheid over wat ze wanneer mogen verwachten.

De winst is direct zichtbaar in de uitvoering: snellere dienstverlening, minder verrassingen en meer grip op risico en capaciteit.

De eerste stap: begin klein en herkenbaar

Starten hoeft niet groot of complex te zijn. Eén proces kiezen geeft al richting. Binnen 6 weken ontstaat vaak al een volledig procesbeeld dat houvast biedt en concrete verbeterpunten laat zien. Het ‘laaghangend fruit’ zijn vooral processen die nu al goed in systemen worden gelogd. Vaak zijn dat juist de processen waarvan u denkt dat ze het beste lopen – en precies daar worden in de praktijk de meest bijzondere bevindingen gedaan.

Processen die zich goed lenen voor een 6-weekse pilot:

1. Bezwaar en beroep
2. Klantcontactcentrum
3. Inkoopfacturen
4. Zorgmeldingen in het sociaal domein
5. Subsidieverlening
6. WOZ-belastingen

Onze aanpak begint bij een overzichtelijke 6-weekse pilot op zo’n proces. Daarmee maakt u de organisatie op een laagdrempelige manier vertrouwd met process mining, creëert u breder draagvlak door concrete resultaten te laten zien en bouwt u van daaruit verder naar andere processen.

Waarom nu starten?

Interne controle vraagt om meer onderbouwing en continu inzicht. Inwoners accepteren lange wachttijden en onduidelijke procedures steeds minder. Snelle, concrete successen creëren draagvlak bij teams, management en bestuur.

Wat Team EIFFEL onderscheidt

We komen uit de gemeentelijke uitvoering én werken datagedreven. Daardoor benaderen we process mining vanuit het echte proces, niet alleen vanuit de techniek. De techniek ondersteunt onze analyse — niet andersom.

We combineren:

• domeinkennis;
• procesexpertise;
• data-expertise.

Zo levert process mining niet alleen inzicht op, maar concrete verbeteringen die teams direct kunnen uitvoeren en die u helder kunt uitleggen aan bestuur, raad en inwoners.