Gemeente Delft versterkt strategische, financiële focus

De gemeente gebruikt het Unit4 ERPx platform - speciaal ontwikkeld voor de Nederlandse publieke sector - om begrotingen en uitgaven beter te beheren, complexiteit te doorbreken en een organisatie te creëren die klaar is voor verandering. In de gemeente Delft bedienen ca. 1.100 medewerkers meer dan 100.000 burgers.

Voorafgaand aan Unit4 vertrouwde Gemeente Delft op een verouderd, lokaal financieel systeem. Door de complexe, geïsoleerde aard van het platform was er een gebrek aan zichtbaarheid en controle, van inkoop tot betaling of van verkoop tot kas. Het vergde ook veel handmatige interventie. “Er ging veel tijd en financiële middelen zitten in het beheren van gegevens”, zegt Jurriën Westhoek, hoofd Financiën van de Gemeente Delft. “De cijfers klopten niet altijd, dus we waren voortdurend bezig met het corrigeren van de gegevens. Bovendien waren er vertragingen, waardoor de gegevens vaak verouderd waren tegen de tijd dat ze  beschikbaar waren.”

Er waren soortgelijke, gerelateerde zorgen over de rapportage. Kim Zwarts, consultant bij KZ Consultancy, die de implementatie beheerde, geeft uitleg: “Er was heel weinig controle over de rapportage, dus begrotingsmanagers maakten vaak hun eigen begrotingsrapporten die niet overeenkwamen met andere rapporten. Niet iedereen sprak dezelfde taal. Dit ondermijnde het vermogen van Gemeente Delft om betrouwbare, gegevensgestuurde beslissingen te nemen.” 

Unit4 ERPx is gebouwd voor de toekomst van publieke dienstverlening. Het zit boordevol vooraf ingebouwde nuttige AI-functionaliteit. Gemeente Delft werkt efficiënter en handelt op basis van inzichten."

Gebouwd voor de toekomst van publieke dienstverlening 

De Nederlandse gemeente wendde zich tot het moderne en uitbreidbare ERPx-platform van Unit4. “Unit4 ERPx is gebouwd voor de toekomst van publieke dienstverlening. Het zit boordevol vooraf ingebouwde nuttige AI-functionaliteit Gemeente Delft werkt efficiënter en handelt op basis van inzichten”, zegt Jurriën. 

“Dit alles is gekoppeld aan Unit4’s ervaring in de publieke sector - hier in Nederland begrijpen hun professionals onze markt, zoals de specifieke regelgeving en Nederlandse wetgeving rondom gemeentelijke financiën.” Dit alles is opgebouwd rond een speciaal SaaS-model voor de publieke sector, wat het risico van een langdurige  implementatie vermindert. „Daarvan was ik echt onder de indruk”, zegt Kim. “Veel organisaties hebben van die  geweldige ERP-systemen, maar je bent er nooit 100% zeker van dat het voor jou geschikt is - of het kan uitgebreide configuratie vereisen om aan de doelstellingen te voldoen. Dat is niet het geval met Unit4 ERPx. Het
publieke sector model geeft ons gestandaardiseerde workflows, maar met de mogelijkheid om de onderdelen die we nodig hebben gemakkelijk aan te passen.” 

De begroting vaststellen en beheersen

Met Unit4 ERPx kan Gemeente Delft haar begroting effectief beheren met één enkele bron van waarheid. De kwaliteit van de gegevens is ook verbeterd. Voorheen werd veel werk in Excel gedaan, maar nu wordt bijna alles direct in het ERPsysteem ingevoerd. Het werken met Excel was foutgevoelig; er werden meerdere overzichten over hetzelfde onderwerp gemaakt, die vaak niet volledig op elkaar aansloten. Dit betekent dat begrotingsmanagers en anderen budgetdashboards kunnen bekijken, proactief aanpassingen kunnen doen op basis van feiten en kunnen zorgen voor volledige transparantie van de kosten en afhankelijkheden. 

“Een begrotingsmanager kan klikken op de dashboards die we in ERP hebben gebouwd en alle relevante details zien. Ze hebben ook toegang tot een granulaire weergave, tot de individuele facturen aan toe”, zegt Kim. Source-to-pay-processen zijn eveneens getransformeerd. 

Het team heeft de flexibiliteit om de toeleveringsketen te beoordelen en te analyseren om budgetten te bewaken en te voldoen aan wettelijke vereisten. Contractbeheer gaat ook sneller, dankzij vooraf samengestelde sjablonen. En dankzij de naadloze integratie met wel 25 andere systemen - waaronder HR - kan Gemeente Delft zich sneller aanpassen aan wat er om de hoek komt kijken. Jurriën legt uit: “Een begrotingsmanager kan worden gewaarschuwd dat zijn of haar begroting ontoereikend is, of dat er een nieuw project aankomt. Ze kunnen dan de begroting aanpassen aan deze nieuwe, onverwachte gebeurtenissen.” 

In een tijd waarin elke overheidsbegroting onder streng toezicht staat, helpt Unit4 ERPx ook om de operationele efficiëntie te verhogen. Er werken nu 10% minder mensen in het financiële team. Waar er voorheen bijvoorbeeld aparte systemen waren voor financiële gegevens, rapportages, projecten, inkoopaanvragen etc., is er nu één enkele bron van waarheid. Mensen besparen tijd door slechts van één eenvoudig platform gebruik te maken - en de gegevens zijn robuust, dus er wordt geen tijd verspild aan het vergelijken van nummers of het controleren van de gegevens.

Dit alles zorgt ervoor dat het financiële team een business partner wordt voor de activiteiten van Gemeente Delft.  Jurriën concludeert: “Het financiële team is nu meer een adviseur geworden, in plaats van dat men wordt bedolven
onder spreadsheets. Dat is goed nieuws voor onze planning - en het is nog prettiger voor de mensen die met mij werken.”