Het verlenen van eenvoudige vergunningen is vaak onnodig tijdrovend

Mevrouw Jansen wil een dakkapel plaatsen. Geen ingewikkeld plan, gewoon wat extra licht en ruimte op zolder. De regels uit het Omgevingsplan van haar gemeente zijn helder, de tekeningen overzichtelijk en toch duurt het zes tot acht weken voordat er een besluit ligt. Niet omdat de aanvraag ingewikkeld is, maar omdat het behandelproces daarachter dat wel is. Een eenvoudige vergunning met een complex proces: hoe kan dat? En belangrijker nog: hoe kan het anders? Dat leest u in deze blog.

De paradox van de dakkapel

De dakkapel is hét voorbeeld van een zogenoemd eenvoudig bouwwerk dat allesbehalve eenvoudig te vergunnen is. Inhoudelijk zijn de regels overzichtelijk: de toegestane breedte of hoogte van de dakkapel en afstanden ten opzichte van het dakvlak liggen meestal vast. Wat inhoudelijk simpel is, blijkt administratief traag, handmatig en kwetsbaar voor verschillen in interpretatie. Sterker nog, de legesinkomsten die gemeenten ontvangen voor het vergunnen van een dakkapel zijn in bijna alle gevallen niet kostendekkend.

De werkelijkheid achter “eenvoudige” vergunningen

Wie het proces bekijkt door de ogen van de medewerkers, ziet waar het wringt:

• Repetitief werk
  Telkens opnieuw regels opzoeken, documenten vergelijken, interpreteren, extra informatieopvragen en vastleggen.
• Verschillen tussen medewerkers
  Kleine interpretatieverschillen leiden tot verschillende uitkomsten. Hierdoor is vaak een zogenoemd 4-ogen principe nodig, wat tijd kost.
• Administratieve lasten
  Koppelen en downloaden van documenten, registreren van besluiten, communiceren met aanvragers.

En ondertussen wacht de inwoner vaak wekenlang, zonder te begrijpen waarom. Gemiddeld kost een dakkapelvergunning 6 tot 8 weken doorlooptijd en meer dan 10 uur handwerk per aanvraag.

Waarom dit zo inefficiënt is

De oorzaak ligt niet bij de mensen, maar bij het systeem. Regels moeten handmatig worden opgezocht in het Omgevingsplan, landelijke richtlijnen en interne beleidsdocumenten. Elk dossier vraagt zorgvuldigheid, maar er is weinig uniformiteit.

Het gevolg: veel tijd gaat op aan eenvoudige aanvragen, terwijl juist de complexe dossiers waar echt vakmanschap nodig is onder druk komen te staan. En dat in een situatie waarin toch al vaak sprake is van personeelstekort en inwoners en bedrijven klagen over te weinig ‘echt’ contact met de gemeente.

Hoe AI procesautomatisering mogelijk maakt

Nieuwe technologie maakt het mogelijk om deze paradox te doorbreken. Niet door de mens te vervangen, maar door hem te ondersteunen. De Flitsvergunning is daar een concreet voorbeeld van. Deze AI-assistent:

• Analyseert bouwtekeningen en gegevens automatisch;
• Toetst de aanvraag aan de relevante regels;
• Genereert een conceptadvies;

Hierdoor wordt significant tijd bespaart voor meer dan 25% van de aanvragen (de eenvoudige vergunningsaanvragen, niet enkel de dakkapel aanvragen uit het genoemde voorbeeld). Bovendien kunnen de medewerkers van de gemeente hun kennis en creativiteit kwijt aan de complexere aanvragen, wat zorgt voor uitdaging en behoud.

Belangrijk is dat de vergunningverlener altijd de regie houdt. Zo blijft de kwaliteit geborgd, maar wordt het proces veel sneller. De winst is aanzienlijk: de beoordeling wordt consistenter, en de doorlooptijd daalt drastisch.

Wat dit betekent voor gemeenten

De impact reikt verder dan alleen snelheid.

• Voor medewerkers
  Minder herhaling, meer ruimte voor inhoud en contact met inwoners.
• Voor de organisatie
  Betere inzet van capaciteit, uniforme toetsing en minder bezwaren.
• Voor burgers
  Sneller duidelijkheid, gelijke behandeling en meer vertrouwen.
• Voor de samenleving
  Gemeenschapsgeld dat weer kan worden ingezet voor maatschappelijke doelen, in plaats van administratieve lasten.

De technologie is er. De beweging is begonnen

AI in de vergunningverlening is geen toekomstmuziek meer. Het gebeurt nu al. Gemeenten die klein beginnen, merken snel wat het oplevert: tijdwinst, rust in de organisatie en tevreden inwoners. Steeds meer gemeenten zetten hun eerste stap richting automatische vergunningverlening. Benieuwd hoe dat er in uw organisatie uit kan zien? We denken graag met u mee. Van eerste verkenning tot werkende toepassing.