Een transparante overheid, waar staat uw organisatie?

Dit blog is geschreven door Leonie Bos. Zij werkt, vanuit Solviteers, als adviseur voor een transparante overheid, in een samenwerking met Koop/Logius, VNG en Ministerie van Binnenlandse Zaken. 

Een overheid waar iedere geïnteresseerde informatie kan inzien, dat klinkt goed toch? Het is de realiteit waar we als Nederland volgens de Wet open overheid (Woo), over een paar jaar moeten staan. Om dit te bereiken zullen overheidsorganisaties veelal hun informatiehuishouding moeten aanpassen. Deze aanpassingen zijn grofweg op te delen in de volgende onderdelen: beleid, techniek en proces.

Beleid: bepaal wat u openbaar maakt en wie daarvoor verantwoordelijk is 

De eerste stap is het bepalen welke informatie uw organisatie openbaar wil maken. Uiteraard ligt er een wettelijke verplichting voor bepaalde informatiecategorieën maar misschien wilt u ook aanvullende informatie delen.  

Verder is het belangrijk een verantwoordelijke aan te wijzen voor elke informatiecategorie. Dit kunnen personen bij de vakafdelingen zijn maar u kunt ook kiezen voor een algemeen verantwoordelijke. Leg het in ieder geval goed vast, zodat de verantwoordelijkheid op de juiste plek gevoeld en genomen kan worden. Keuzes rondom Beleid pakt u het beste op samen met juridische medewerkers.

Techniek: hoe en waar maakt u de informatie beschikbaar? 

Als u weet welke informatie u wilt delen, is de volgende stap om te bepalen op welke manier u dat doet. Door de minister van Binnenlandse Zaken is bepaald dat de informatie in ieder geval beschikbaar moet zijn op open.overheid.nl. Het is daarom niet voldoende om dit alleen op een eigen website te plaatsen. 

Er loopt op dit moment een onderzoek vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken of het centraal aanbieden op open.overheid.nl (in het kader van de Woo) nog steeds technisch haalbaar is. De uitkomst van dit onderzoek kan leiden tot een nieuw besluit over het centraal aanbieden. 

Uitgaande van het centraal aanbieden op open.overheid.nl zijn er een aantal keuzes te maken: gaat u de informatie handmatig overzetten, of kiest u bij te grote aantallen voor een technische koppeling? Ook bij het decentraal aanbieden van de Woo informatie zullen er keuzes gemaakt moeten worden. Bouwt u hier bijvoorbeeld een platform voor, of plaatst u alles op uw bestaande website? Keuzes rondom Techniek pakt u het beste op samen met uw IT medewerkers. 

Proces: richt de uitvoering structureel in 

Nu is gekozen welke informatie op welke manier gedeeld wordt, kunnen de ondersteunende processen worden ingericht. Benoem iedere stap en geef aan wie de uitvoerende en/of de verantwoordelijke is. Keuzes rondom Proces pakt u het beste op samen met de functioneel beheerders en/of vakafdelingen. 

Gebruik deze structuur als kompas

Bovenstaande lijkt misschien een eenvoudige weergave van een grote verandering in de informatiehuishouding. Toch wil ik u adviseren om steeds op deze vereenvoudigde weergave te reflecteren wanneer er keuzes gemaakt moeten worden. Op die manier houdt u het overzicht voor uw organisatie goed in beeld. 

Voor meer informatie en/of hulp, zijn er op de websites van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Koop/Logius en de VNG veel artikelen te vinden. Daarnaast organiseren zij verschillende bijeenkomsten, themasessies en inloopspreekuren waar mijn collega's en ik jullie graag verder helpen.