De omvang van de problemen die gemeenten ervaren met gelekte persoonsgegevens in raadsdocumenten verschilt flink. In Zuidplas werd onlangs vrijwel het volledige raadsinformatiesysteem uit de openbaarheid gehaald en keert een deel van het historische archief niet rechtstreeks terug. Pijnacker-Nootdorp gaf 16.000 euro uit aan de controles waarna 35 documenten offline gingen. Voorschoten deed dit slechts bij één document.
Hoe gemeenten worstelen met online raadsinformatie
Pijnacker-Nootdorp heeft inmiddels 35 documenten offline gehaald. Geen daarvan is op dit moment alweer online beschikbaar.
Na onderzoek van NOS en Nieuwsuur werd duidelijk dat diverse gemeenten persoonsgegevens lekken in openbare raadsinformatie. Bij gemeente Lansingerland was daarna een groot deel van het digitale raadsarchief niet meer online toegankelijk. Naar aanleiding daarvan vroeg Binnenlands Bestuur drie betrokken gemeenten naar de omvang, kosten en aanpak van de controles.
16.000 euro voor 35 documenten
Pijnacker-Nootdorp heeft inmiddels 35 documenten offline gehaald. Geen daarvan is op dit moment alweer online beschikbaar. De gemeente laat weten dat de operatie al zo’n twaalf weken duurt en 16.000 euro heeft gekost.
De documenten zijn eerst met software van een extern bedrijf gecontroleerd. Daarna voert de gemeente zelf nog een menselijke controle uit. Gevonden persoonsgegevens worden geanonimiseerd, waarna medewerkers de bestanden handmatig terugzetten in het online raadssysteem. Volgens de gemeente komen de 35 documenten uiteindelijk allemaal terug zodra ze correct zijn geanonimiseerd. Tot die tijd zijn ze niet openbaar toegankelijk via het raadsinformatiesysteem Notubiz.
Pijnacker-Nootdorp zegt daarbij te zoeken naar een evenwicht tussen openbaarheid en informatieveiligheid. ‘Dat betekent: open waar het kan, beschermen waar het moet en steeds afwegen wat verantwoord is.’
Voorschoten in korte tijd klaar
In Voorschoten is de omvang veel beperkter. Daar werd slechts één document offline gehaald. Dat is inmiddels gecontroleerd en weer online beschikbaar. De controle gebeurde handmatig. Omdat het maar om één document ging, noemt de gemeente de benodigde tijd ‘verwaarloosbaar’. Wel zijn de raadsdocumenten van vóór 2012 niet online toegankelijk. Dat staat volgens de gemeente los van het offline halen van documenten vanwege persoonsgegevens. De oudere stukken zijn kosteloos in te zien in het gemeentearchief.
Zuidplas haalde bijna alles offline
Gemeente Zuidplas bevestigt dat de operatie daar aanzienlijk groter is dan in de andere twee gemeenten. ‘Bijna alle documenten in het raadsinformatiesysteem zijn uit de openbaarheid gehaald’, aldus de gemeente. Alleen moties en toezeggingen bleven zichtbaar.
De stukken van de vergaderingen van de afgelopen vier jaar zijn inmiddels bijna allemaal weer beschikbaar. Dat geldt ook voor de ingekomen stukken. Documenten uit de periode 2010 tot 2022 zijn echter nog niet rechtstreeks online toegankelijk.
Opvallend is dat die stukken ook niet allemaal zullen terugkeren in het raadsinformatiesysteem. De gemeente is nog in gesprek over waar precies de grens wordt gelegd. ‘Er zal een gedeelte niet meer rechtstreeks terugkomen op het raadsinformatiesysteem.’
Wie een document van een specifieke vergadering of over een bepaald onderwerp zoekt, kan contact opnemen met de gemeente. Die zorgt er vervolgens voor dat de documenten bij de verzoeker terechtkomen. De controle heeft tot dusver naar schatting 60 tot 80 uur aan personeelsinzet gekost. Andere financiële kosten zijn volgens de gemeente ‘relatief beperkt’. De controle van de documenten gebeurt volledig handmatig.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.