Digitale archivering overheid onder de loep

Duurzaam

Dat is bij veel organisaties nog een onderbelicht onderwerp, terwijl het voor bedrijfsvoering en verantwoording nodig is dat overheidsinformatie voor ten minste een bepaalde tijd beschikbaar blijft, aldus de Erfgoedinspectie. Het onder het ministerie van OCW vallende orgaan dat onder andere toezicht houdt op de archiefpraktijk bij de overheid gaat bij 24 verschillende organisaties (verspreid over overheidssectoren) onder meer kijken hoe zij omgaan met het begrip digitaal archief, welke afspraken er zijn over digitaal informatiebeheer, hoe toegankelijk de digitale informatie is en hoe duurzaam die toegang is.

Digitale dementie

Het onderzoek leidt eind dit jaar tot een overkoepelend rapport waarin de vergelijking wordt getrokken met het uit 2005 daterende rapport ‘Een dementerende overheid?’. Daarin werd geconstateerd dat de voortscrhijdende digitalisering nog nauwelijks had geleid tot een andere aanpak van de archiveringspraktijk, waardoor veel meer informatie dan voorheen (bijvoorbeeld uit e-mail) uit het zicht en versnipperd is geraakt. Documenten raken sneller zoek, of zijn niet meer te interpreteren of zelfs te lezen.

Archiefregeling

In haar net verschenen jaarverslag ziet de Erfgoedinspectie daarin wel enige vooruitgang. De nieuwe Archiefregeling die in 2010 van kracht werd, verplicht bijvoorbeeld tot het inrichten van een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer en het gebruik van een metagegevensschema. Ook is er één archieforganisatie voor de ministeries gekomen. 

Beperkt

Veel kans op verbetering dus, maar er zijn lacunes. “De Erfgoedinspectie signaleert echter dat de projecten en initiatieven over de hele linie gericht zijn op een beperkte doelgroep of een afgebakend belang. Daardoor dreigen bijvoorbeeld de bedrijfssystemen waarin zich archiefbescheiden bevinden, de informatiehuishouding van zelfstandig bestuursorganen en PBO-organen en de op termijn vernietigbare archiefbescheiden onderbelicht te blijven. Toch betreffen het hier belangrijke informatieverzamelingen en archieven, waardoor op termijn het risico bestaat dat de recht- en bewijszoekende burger niet de juiste en volledige informatie kan worden verstrekt of dat de organisatie zich niet voldoende kan verantwoorden.”