Digitale terinzagelegging: voldoen aan de Wep én Common Ground

Burgers eenvoudig online toegang geven tot officiële documenten. Dat kan met Digitale terinzagelegging van Centric Leefomgeving. Volledig veilig en privacy-proof én met het zilverlabel van Common Ground.

De nieuwe werkelijkheid onder de Wet elektronische publicaties

Sinds 1 juli 2023 is het digitale speelveld voor gemeenten ingrijpend veranderd. De Wet elektronische publicaties (Wep) verplicht bestuursorganen om officiële stukken niet langer uitsluitend fysiek beschikbaar te stellen, maar ook digitaal ter inzage te leggen. Het gaat hierbij om documenten zoals vergunningen, beleidsstukken, bestemmingsplannen en bekendmakingen.

Voor burgers is dit een grote stap vooruit: zij hoeven niet langer tijdens kantooruren naar het gemeentehuis, maar kunnen eenvoudig en veilig online de documenten inzien die voor hen van belang zijn. Voor gemeenten brengt deze verplichting een uitdaging met zich mee, want hoe organiseer je dit proces zodat het betrouwbaar, foutloos en efficiënt verloopt?

De uitdaging: een gemis in de bestaande infrastructuur

Veel gemeenten publiceren via het landelijke platform DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties). Daarmee verschijnen bekendmakingen automatisch op officielebekendmakingen.nl. DROP biedt echter geen voorziening om bijbehorende documenten volledig geautomatiseerd digitaal ter inzage te leggen.

Dit betekent dat medewerkers documenten vaak handmatig moeten toevoegen. Dit kost niet alleen tijd, maar brengt ook risico’s met zich mee. Zoals fouten in de koppeling of het publiceren van onjuiste versies. Bovendien moet de gemeente zelf zorgen dat documenten na de inzagetermijn van zes weken worden verwijderd. Kortom: zonder extra voorziening is digitale terinzagelegging voor gemeenten een intensief en kwetsbaar proces.

De oplossing van Centric: Digitale terinzagelegging in Leefomgeving

Om gemeenten te ondersteunen, ontwikkelde Centric de functionaliteit Digitale terinzagelegging, geïntegreerd binnen het VTH-platform Centric Leefomgeving. Deze oplossing sluit naadloos aan op bestaande werkprocessen en biedt de volgende mogelijkheden:

• Automatisch publiceren
  Vanuit een zaak in Centric Leefomgeving selecteert de medewerker eenvoudig de documenten die ter inzage moeten worden gelegd.
• Slimme koppeling
  De publicatietekst wordt via DROP naar officielebekendmakingen.nl gestuurd, terwijl de bijbehorende documenten via het platform digitale-inzage.nl beschikbaar komen.
• Directe toegankelijkheid voor burgers
  Bij de publicatie verschijnt automatisch een link naar de documenten. Burgers ontvangen via e-mail een persoonlijke en veilige toegang.
• Beheer na inzagetermijn
  Na zes weken worden documenten automatisch verwijderd. Zo blijft de inzage actueel en overzichtelijk.

Common Ground

Digitale terinzagelegging van Centric Leefomgeving is Common Ground-erkend met het Zilverlabel. Dit label bevestigt dat de oplossing modulair, open en toekomstbestendig is. De achterliggende standaard is, conform de uitgangspunten van Common Ground, in co-creatie met overheden en andere leveranciers tot stand gekomen.

Gemeenten weten hierdoor zeker dat zij niet alleen voldoen aan de Wep, maar ook bijdragen aan de bredere koers van de overheid: samen bouwen aan een moderne en herbruikbare informatievoorziening.

Veilig en privacyproof

Omdat documenten openbaar beschikbaar komen, is zorgvuldigheid essentieel. Het anonimiseren van persoonsgegevens maakt daarom onlosmakelijk deel uit van het proces. Centric levert hiervoor een integratie met gespecialiseerde partneroplossingen, waardoor documenten veilig en AVG-proof kunnen worden gepubliceerd. Deze integratie ondersteunt gemeenten in het borgen van privacy en biedt extra zekerheid en gebruiksgemak, zonder dat dit ten koste gaat van de eenvoud van het proces. Gemeenten kunnen er daarmee op vertrouwen dat privacy altijd geborgd is.

Wat levert dit op voor gemeenten én burgers?

Voor burgers:

• Altijd en overal toegang tot belangrijke documenten, 24/7 online beschikbaar.
• Duidelijke en veilige processen, met persoonlijke links en overzichtelijke inzage.

Voor gemeenten:

• Volledig geautomatiseerd proces zonder handmatige handelingen.
• Tijd- en kostenbesparing, doordat dubbele werkzaamheden verdwijnen.
• Compliance met de Wep, zonder ingewikkelde extra stappen.
• Toekomstbestendigheid, dankzij de erkenning binnen Common Ground.
• Organisatiebrede inzetbaarheid, ook vanuit andere Centric-applicaties of systemen van derden.

De praktijk

In de praktijk betekent dit dat gemeenten hun inwoners sneller en transparanter kunnen informeren. Denk aan een omgevingsvergunning voor een bouwproject: waar burgers voorheen langs moesten komen om tekeningen en rapporten in te zien, kunnen zij deze nu met een paar klikken online raadplegen. Gemeenten besparen kostbare tijd, minimaliseren fouten en vergroten de toegankelijkheid van hun dienstverlening.