Escaperoom leert ambtenaren samenwerken

Wie is er nog nooit in een escaperoom geweest? Of beter: wie is er nooit uitgekomen? Voor ambtenaren van de gemeente Rheden is in de kelder van het nieuwe gemeentehuis een participatie-escaperoom gebouwd. En ja, ze komen er uit. En rijker, want ze hebben net samen ervaren hoe ze inwoners beter kunnen laten meedoen.

Participatie ‘een beetje leuker maken

Soms doet het prachtige gloednieuwe, duurzame gemeentehuis van Rheden op weg naar de escaperoom wel eens denken aan een escaperoom: deuren, gangen, trappen. Plotseling staan we in een halfvolle opslagkelder. Op de andere helft is een omheining te zien, waarachter de escaperoom moet zitten. En inderdaad, na een welkomstwoord van wethouder Dorus Klomberg (D66) gaan ambtenaren Sharon, Miriam en Jacco de ruimte in gevolgd door ondergetekende en de fotograaf.

Daarna volgen bedenkers Jasper en Laurens van Laar, de wethouder en een ambtenaar die al eerder meedeed, Simon. Een medewerker van de fictieve gemeente Wolkenstad spreekt ons digitaal toe en vraagt ons uit vijf opties een project te kiezen dat zich het beste leent voor participatie. Tegelijkertijd begint de klok af te tellen. We hebben een half uur.

Intern leertraject

Tijdens gesprekken bij de gemeente Rheden over ‘beleving’ en ‘verandervraagstukken’, ontstond het idee om dit in de vorm van een escaperoom te doen. In de uitwerking van dit idee vonden Jasper van Laar en Laurens van Laar elkaar in de combinatie van hun beider passies: participatie en escaperooms. Volgens Jasper van Laar, oprichter van participatiebureau Democracy Agency, is de participatie-escaperoom voor ambtenaren en bestuurders onderdeel van een intern leertraject, hoewel het spel ook op zichzelf kan staan. Ondernemer Laurens van Laar van het Zwolse bedrijf The Great Escape dat ‘betekenisvolle ervaringen’ maakt, kreeg een telefoontje. ‘Jasper kwam met het idee om participatie een beetje leuker te maken en toen is het balletje gaan rollen.’

Een escaperoom over participatie voor ambtenaren was wel nieuw terrein. ‘We zijn hier best wel op de inhoud gaan zitten. Er is de afgelopen vier maanden behoorlijk wat bij komen kijken, dus het was een behoorlijke uitdaging om dit onderwerp iets speelser en spannender te maken. Maar ik vind dat we daar toch wel aardig in zijn geslaagd’, zegt Laurens van Laar. ‘Ik zie aan de eerste ervaringen dat het echt iets teweegbrengt. Een mooie start van een groter verandertraject.’ En dat kan zich uitbreiden in overheidsland, is het voornemen van de heren.

‘Verandering gaat altijd in een U-vorm’, aldus Jasper van Laar, wijzend op het interne leertraject. ‘Je moet altijd eerst even ergens doorheen voordat je er weer aan de andere kant uitkomt, omdat er vaak onbewuste dingen zitten in een organisatie die niet worden gezien. Mensen zien bepaalde dingen van zichzelf niet. Eerst dus even door het dal om vervolgens hoger uit te komen. Je wilt liever dat de onherroepelijke fouten intern worden gemaakt, zodat de maatschappij als geheel daar geen last van heeft. Laten we het traject dus zo leuk mogelijk maken.’

Taken verdelen

Er zit in het leertraject bijvoorbeeld ook een ‘scan’ om te zien wat het nulpunt van de organisatie is, zegt Jasper. ‘Waar staat de organisatie en wat is er dan nodig? In dat licht kunnen we ook de escaperoom zien. ‘Misschien is er bestuurlijk nog wat nodig? Of op kennisniveau, op gedragsniveau of op het niveau van de verhoudingen? Daar kun je aan tweaken en dat doen we op maat. Het is niet alleen maar even spelen.’ Laurens vertelt dat alle beslissingen kunnen worden ‘getrackt’. ‘Als honderd mensen hebben gespeeld, dan kunnen we gegeven antwoorden bekijken en de scores van het gedrag bijhouden.’

Nadat we de uitgebreide teksten van verschillende projecten hebben gescand, kiezen we een project. We moeten meteen door: waar stappen belanghebbenden in? Op welke volgorde? We doen het redelijk goed. Er verschijnt een soort doolhof. We moeten fiches neerleggen met participatiemiddelen die geschikt zijn voor specifieke personen. Op een bord naast ons staat nuttige informatie, maar het is veel en de tijd tikt door. Sommige dingen worden benadrukt in de tekst. Dit duurt lang, er zijn al 10 minuten voorbij. Al deducerend leggen we de fiches neer. Opnieuw hebben we het best goed gedaan.

‘Veel van de spelonderdelen herkende ik wel en kon ik leggen op een project dat we al eens hebben gedaan’, vertelt deelnemer Miriam, die al lang communicatieadviseur is bij de gemeente. ‘Voor mij is participatie veel proberen en uitzoeken geweest: wat werkt, wat niet? Het is niet hetzelfde als communicatie, maar het is wel complementair aan elkaar.’

Uit de praktijk noemt ze een voorbeeld van een project in de buurt van een school, waar de gemeente veel te snel mee aan de slag is gegaan. ‘Er waren allerlei emoties en zorgen bij mensen. Dat herkende ik in het spel.’ De escaperoom bevestigde voor haar wel dat je de tijd moet nemen en duidelijk moet zijn wie welke rol pakt. ‘We gingen eigenlijk met z’n allen tegelijk erop, terwijl het veel leeswerk was. Jacco zei al: misschien moeten we de taken verdelen. Dan hadden we het nog beter kunnen doen.’

Levensecht

‘Ik was verrast over de realiteit die in het programma zit’, reageert wethouder Klomberg, die al eerder de escaperoom doorliep. ‘De herkenbaarheid met processen is heel groot en ook de fouten die we hebben gemaakt in die trajecten. Dat komt echt in het spel naar voren.’ Hij hoopt dat het medewerkers helpt om zich ervan bewust te zijn wat een participatieproces is.

‘Maar ook hoe je ermee moet omgaan, welke middelen je kunt inzetten en hopelijk ook om fouten te voorkomen.’ Het hoofddoel is om de doelen te realiseren in de samenleving. ‘Dat wil je graag doen met inwoners en door hen er zoveel mogelijk bij te betrekken en misschien zelfs mee te laten beslissen. Dat is uiteindelijk het doel waarvoor je er als openbaar bestuur zit. Je bent altijd op zoek naar: hoe kan ik mijn omgeving betrekken? Dit geeft daar veel hulpmiddelen aan. Participatie begint intern en dit spel geeft hier handvatten voor.’

‘Levensecht’, zegt deelnemer Jacco, die als medewerker mobiliteit al vaker met het participatiebijltje heeft gehakt, over het spel. ‘Ik hoorde mensen reageren in het spel zoals ze op bewonersavonden ook echt reageren.’ Interessant vond hij het leren kennen van de mensen waarmee je participeert en zich in hen te verplaatsen. ‘En ik vond heel mooi dat ook inwoners iets kunnen vinden hoe ze willen dat je met hen participeert. Hebben ze vertrouwen in je, dan willen ze meer aan je overlaten. Hebben ze minder vertrouwen in je, dan kun je ze anders benaderen en dat kun je mooi aan henzelf vragen.’ De huidige opgaven, zoals de energietransitie, zijn nu wel anders dan vroeger. ‘Om die doelen in participatieve vorm te bereiken, vind ik wel een spannende ontwikkeling.’

Nadat we binnen 10 seconden per inwoner uit vier opties moeten bepalen hoe we met die persoon omgaan, is het spel voorbij. De fictieve burgemeester Van der Nevel spreekt ons toe. De vlag kan niet uit, maar hij hoeft ook niet af te treden (de slechtste uitkomst). We hebben 16 punten behaald en volgens Jasper van Laar is dat echt wel een goede uitkomst.

Raadsleden

‘Ik was echt verrast, het was super-interactief, creatief en leuk om samen te doen’, aldus deelnemer Sharon, sinds kort medewerker communicatie bij de afdeling Samenleving van de gemeente Rheden, over haar belevenis in de participatie-escaperoom. Het ging ook ‘best wel goed’, zegt ze over de eindscore (‘oranje’). ‘Het moeilijkste was de tijdsdruk. Je moet wel snel lezen en conclusies trekken, maar ook niet te snel lezen, want dan ga je verkeerde conclusies trekken en doe je aannames. Je moet eerst nadenken en alles in kaart hebben en dan reageren. Het gaf wel weer nieuwe inzichten.’

Wethouder Klomberg zou het fijn vinden als ook raadsleden het spel gaan doen, zegt hij na afloop. ‘Omdat ze dan ervaren hoe moeilijk het is om een goed participatieproces in te richten. Dat zal een hele toegevoegde waarde te zijn voor een nieuwe raad.’ Jasper van Laar bevestigt dat de participatie- escaperoom voor nieuwe raadsleden op het programma staat. ‘Om hen ervan bewust te maken dat ze moeten weten welk mandaat zij afgeven. Als zij een plek kiezen op de participatieladder, dan heeft dat implicaties voor wat zij doen en dan kan dat een andere uitkomst hebben dan zij zelf hebben gekozen of wat politiek interessant is. De raad heeft er dus ook een hele belangrijke rol in.’

De stap van inspraak naar participatie, met de verplichting participatieverordening per 1 januari 2027, betekent eigenlijk een 180 graden draai in je werkwijze, legt Van Laar uit. ‘Dit vereist meer procesmatig werken dan projectmatig werken. In deze fase is nog niet duidelijk wat de rolverdeling is. Het is een overgangssituatie en dat maakt “participatie” intens ingewikkeld. Je doet het op een andere manier van vroeger.’ De wijk Stenfert in Dieren (gemeente Rheden) vindt Jasper van Laar een mooi voorbeeld van een langdurige constructieve participatie met inwoners. ‘Daar heeft de gemeente op ingezet en dat is heel waardevol, want dan kun je bouwen aan iets. Daar is op nationaal niveau lering uit getrokken. De leefwereld en de systeemwereld komen bij elkaar. Dat willen we ook bereiken met de escaperoom.’ De bedoeling is dat dat verplaatsbare participatie- escaperoom door het hele decentrale overheidsland gaat reizen.