Zo werkt de urenontrafelaar voor de publieke sector

Bijzondere uren kunnen voor flink wat uitzoekwerk zorgen. Met de urenontrafelaar leg je de afspraken voor de verwerking vooraf vast in Profit. Zo maak je urenregistratie eenvoudiger voor medewerkers en haal je handmatig rekenwerk weg bij de salarisadministratie.

Een boa draait piket en wordt ’s avonds opgeroepen. Een medewerker van een onderwijsinstelling werkt langer door tijdens een open dag. De gewerkte tijden zijn bekend. Maar welke uren gelden als overwerk? Welke vergoeding hoort erbij? En welke afspraak uit de cao of arbeidsvoorwaarden geldt? Juist bij dit soort bijzondere uren zit het werk vaak niet in het registreren, maar in de verwerking daarna. Medewerkers moeten weten wat ze moeten boeken, de salarisadministratie controleert de uitkomst en uitzonderingen belanden al snel in Excel of bij die collega die de regeling uit zijn hoofd kent.

De urenontrafelaar in Profit helpt om dat proces anders in te richten. De medewerker registreert de gewerkte tijd. Daarna verdeelt Profit de ingevoerde uren volgens de regels die je organisatie heeft vastgelegd in het ontrafelprofiel en ontrafelschema. Zo kunnen geboekte uren worden omgezet naar de juiste werk- en urensoorten, toeslagen en vergoedingen. Voor organisaties binnen overheid en onderwijs is dat interessant wanneer regelingen rond bijvoorbeeld overwerk, avonduren, weekenden, feestdagen en onregelmatige werktijden veel handmatige beoordeling vragen.

De medewerker hoeft de regeling niet uit zijn hoofd te kennen

Bij bijzondere uren moet een medewerker soms zelf bepalen wat hij precies moet boeken. Dat vraagt kennis van afspraken die behoorlijk gedetailleerd kunnen zijn. Neem een medewerker die ’s avonds terugkomt voor een bijeenkomst of een boa die tijdens een piketdienst wordt opgeroepen. De medewerker weet wanneer hij heeft gewerkt. Maar voor de verdere verwerking spelen mogelijk meer regels mee.

Met de urenontrafelaar leg je die logica zoveel mogelijk vast in Profit. De medewerker voert de gegevens in die nodig zijn voor de urenregistratie. Het ontrafelschema bepaalt vervolgens hoe Profit die invoer verwerkt. Daarbij kun je bijvoorbeeld voorwaarden opnemen rond overwerk, nachttoeslagen, weekendwerk of andere vergoedingen. Dat maakt het proces minder afhankelijk van medewerkers die alle achterliggende regels kennen.

Leg verschillen tussen groepen vast in de inrichting

Binnen overheid en onderwijs heb je vaak niet met één simpele urenregel te maken. Afspraken kunnen verschillen per arbeidsvoorwaarde, dienstbetrekking, werkgever of functie. In Profit kun je een ontrafelprofiel daarom op verschillende niveaus koppelen. Een profiel op een lager niveau, bijvoorbeeld een functie, gaat daarbij voor op een profiel dat op een hoger niveau is gekoppeld. Dat helpt bijvoorbeeld wanneer een specifieke groep medewerkers andere regels heeft dan de rest van de organisatie. Denk aan medewerkers met piket, onregelmatige diensten of andere afspraken rond werktijden.

Salarisadministratie controleert de situatie, niet iedere rekensom opnieuw

Handmatig rekenen kost tijd. Minstens zo belangrijk is dat je wilt kunnen achterhalen waarom uren op een bepaalde manier zijn verwerkt. De urenontrafelaar zet ingevoerde uren om naar ontrafelde regels. In Profit kun je vervolgens raadplegen hoe een regel is verwerkt en via welk ontrafelpad dat is gebeurd. Daardoor kan de controle zich meer richten op de oorspronkelijke situatie. Klopt de geboekte tijd? Is de juiste medewerker of werksoort gekozen? En past de uitkomst bij de afspraken die je organisatie heeft ingericht? Voor de salarisadministratie en het functioneel beheer betekent dat dat de rekenregels niet bij iedere boeking opnieuw hoeven te worden bedacht. Je legt de logica vooraf vast en test die met herkenbare praktijksituaties.

De urenontrafelaar is geen roosterpakket

De urenontrafelaar lost een specifiek deel van de urenpuzzel op. Het is geen vervanging van je rooster- of planningssysteem. Een rooster legt vast wanneer iemand gepland staat. De urenontrafelaar verwerkt de uren die daadwerkelijk worden ingevoerd en past daarop de ingerichte regels toe. Dat onderscheid is vooral belangrijk bij organisaties die met externe roosterapplicaties, wisselende diensten of piketconstructies werken. Dan moet je vooraf goed bepalen welke informatie uit het rooster komt, wat de medewerker registreert en welke verwerking Profit daarna uitvoert.

Begin bij de uren waar nu het meeste handmatig werk in zit

Je hoeft niet direct iedere regeling voor iedere medewerker onder te brengen in de urenontrafelaar. Dit kun je in verschillende fasen aanpakken:

• Kies eerst een groep waarbij bijzondere uren regelmatig voorkomen. Bijvoorbeeld medewerkers die vaak ’s avonds of in het weekend werken, een groep met piketdiensten of medewerkers die regelmatig overuren maken.
• Breng voor die groep eerst het huidige proces in kaart. Wat registreert de medewerker nu? Welke cao- en organisatieregels pas je daarna toe? Welke uitzonderingen komen regelmatig voor? En welke uitkomst heb je uiteindelijk nodig voor de salarisverwerking?
• Bouw en test het ontrafelschema daarna met situaties die echt voorkomen. Denk aan een oproep tijdens een piketdienst, werken op een feestdag, een avonddienst die doorloopt tot na middernacht of extra uren rond een evenement.
• Betrek daarbij HRM, salarisadministratie, functioneel beheer en leidinggevenden. Zo kijk je zowel naar de cao-afspraken en inrichting als naar de dagelijkse praktijk van de medewerker.