Jaren geleden kreeg ik als directeur te horen dat we vergeten waren het zaaksysteem opnieuw aan te besteden. Vervelend genoeg, maar nog lastiger was dat de leverancier van het bestaande systeem binnen enkele maanden zou stoppen met het onderhoud. Op mijn vraag naar oplossingen, legde de adviseurs uit wat er allemaal níet kon: geen budget, geen capaciteit, geen tijd en ‘EU‑regelgeving’.
Toen ik gekscherend voorstelde om dan maar alles uit het zaaksysteem te gaan printen, archiefkasten te kopen en een extra kantoorpand te huren, hoorde ik de hersenen al kraken waarom ook dat niet zou kunnen. Ondertussen voelde ik de organisatie in volle vaart op de afgrond afkoersen.
Advizeuren
In het openbaar bestuur kan altijd een hoger niveau een afweging maken van belangen en risico’s en vervolgens een knoop doorhakken.
Ik besloot het probleem tot een eenvoudige bestuurlijke keuze terug te brengen: of de dienstverlening aan de samenleving laten stilvallen, of een oplossing realiseren met de risico’s van juridische procedures, boetes en begrotingsoverschrijdingen. Het besluit laat zich raden. Daarna is een projectteam ingericht met adviseurs die samen in oplossingen konden denken en hielpen de risico’s zoveel als mogelijk te beheersen. Zo is de zaak gered.
Een goede adviesrelatie berust op samenspel tussen de vrager en ontvanger van advies
Adviseren is een kunst. Het begint met het ordenen van het speelveld. Wat zijn feiten en wetmatigheden, zoals appels die altijd naar beneden vallen en nooit naar boven? Wat zijn regels en kaders en wie zou die eventueel kunnen aanpassen? Welke belangen en meningen spelen mee? Wat zijn risico’s, hoe kunnen we die beheersen en welke bereidheid is er om de restrisico’s te accepteren? Wat zijn naar professionele inschatting de beste handelingsopties? Als deze elementen door elkaar lopen, ontstaat ruis. Dan klinkt een mening als een feit, of wordt een risico een verbod.
Een goede adviesrelatie berust op samenspel tussen de vrager en ontvanger van advies. Een advies is geen dictaat en een besluit is geen machtsvertoon. Samen wordt gezocht naar de best mogelijke oplossing, waarbij uiteindelijk de adviseur nooit degene is die de beslissing neemt.
Te vaak zie ik verschillende adviseurs in de loopgraven zitten en elkaar met argumenten bestoken, terwijl het probleem niet wordt opgelost. Daarmee zetten zij zichzelf en hun leidinggevenden buitenspel. In het openbaar bestuur kan immers altijd een hoger niveau een afweging maken van belangen en risico’s en vervolgens een knoop doorhakken. Samen escaleren is geen falen, maar professioneel handelen. Niet professioneel is het om in je eigen gelijk te blijven hangen of buiten je collega’s om te escaleren. Dan ben je een advizeur.
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.