Meer grip op inkoop? Zo geregeld

Slimmer werken met AFAS: waardevolle inzichten voor overheid en onderwijsBudgetteren, inkopen, declareren, afsluiten, het zijn processen waar onderwijs- en overheidsorganisaties dagelijks mee te maken hebben. En juist daar valt vaak nog winst te behalen met minder handmatig werk, meer overzicht en betere afstemming op de dagelijkse praktijk. Onze consultants laten je graag zien hoe je met slimme inrichting en heldere processen nog meer grip krijgt op je processen. Van control frameworks en inkoop tot optimalisatie van je HR-processen. Ze helpen je met oplossingen die in de praktijk werken en waar jij en je collega’s direct mee aan de slag kunnen. We zoomen samen met consultants Jesse Telman en Pim Lansink in op het inkoopproces. Want wie vooraf inzicht heeft in wat er besteld wordt, houdt grip op het budget en voorkomt gedoe achteraf.

Waarom is deze functionaliteit zo relevant voor overheid en onderwijs?

Veel organisaties willen meer grip op hun uitgaven, maar hebben weinig zicht op wat er precies besteld wordt. Past een aanvraag bijvoorbeeld binnen het afgesproken budget of gebeurt het via de juiste leverancier. Zeker als bestellingen via verschillende locaties of afdelingen lopen, ontstaat al snel ruis. Het resultaat is achteraf veel bellen en mailen, onnodig herstelwerk, frustratie bij de financiële administratie en soms zelfs onrechtmatige inkoop. Door het proces vanaf de bron goed vast te leggen, gekoppeld aan budgetten en contractafspraken, krijg je vooraf inzicht en hou je controle.

Hoe werkt dit in de praktijk bij overheids- en onderwijsorganisaties?

We zien dat organisaties vooral worstelen met grip aan de voorkant. Bestellingen gaan buiten contracten om of er is geen budgetcontrole. Voor overheidsinstellingen is dat risicovol: zij moeten laten zien dat ze rechtmatig inkopen. Door te werken met interne catalogi en autorisaties kun je dat proces afdwingen zonder het ingewikkeld te maken. Dat zorgt voor rust: gebruikers weten wat kan en de organisatie weet zeker dat alles volgens de gemaakte afspraken gaat.

Wat moet je als organisatie goed regelen voor een foutloos en efficiënt inkoopproces?

Begin met een helder proces en zorg dat gebruikers weten wat ze moeten doen. Zeker in het onderwijs bestellen mensen vaak incidenteel en dan zijn duidelijke instructies cruciaal. AFAS-klanten gebruiken hier steeds vaker korte instructievideo’s voor. In ons Clubhuis hebben we alles klaarstaan om te zorgen dat jouw boodschap goed overkomt. Een video met jouw organisatie als afzender werkt beter dan een PDF van tien pagina’s. En betrek keyusers op elke locatie. Die kunnen collega’s helpen én meedenken over wat goed werkt in de praktijk.

Inkoop onder controle: praktische tips voor een sterke basis

• Zorg voor draagvlak op de werkvloer
  Betrek keyusers per locatie en laat ze testen en meedenken.
• Maak de instructies simpel en visueel
  In het AFAS Clubhuis kun je video’s voor je eigen organisatie maken.
• Houd grip met autorisatie en bestelprofielen
  Stel profielen in per gebruikersgroep, met koppelingen aan budget en interne catalogus. Dat is duidelijk en voorkomt verrassingen.
• Zet in op het gebruik van contractmanagement en de verplichtingenadministratie
  Zo heb je niet alleen zicht op je inkoop maar ook op de reeds afspraken.