Procesmanager Archiefbeheer

Ben jij digitaal vaardig, houd je van structuur en heb je een hart voor geschiedenis en erfgoed? Dan is de functie van Procesmanager Archiefbeheer bij de Gemeente Tilburg iets voor jou! Als Procesmanager werk je samen met twee collega Procesmanagers aan een betrouwbare en transparante overheid. Je beweegt je door de hele organisatie, brengt orde in een divers landschap van (informatie)systemen en zorgt dat overheidsinformatie duurzaam bewaard en toegankelijk blijft. Zo maak jij het verschil voor inwoners, onderzoekers en beleidsmakers.

Wat ga je doen?
Als Procesmanager Archiefbeheer ben jij verantwoordelijk voor het (door)ontwikkelen van een betrouwbaar, efficiënt en klantgericht archiefbeheerproces. Je coördineert, optimaliseert en borgt de continuïteit van het proces in samenwerking met interne en externe partners zoals functioneel beheerders, informatieadviseurs en softwareontwikkelaars. Ook lever je incidenteel bijdragen aan beleidsvorming en neem je deel aan specialistische archiefprojecten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het opzetten, verbeteren en borgen van processen rondom het opzoeken, opnemen, preserveren, bewerken, vernietigen of overbrengen van archiefbescheiden;
• Creëren van overzicht door het documenteren van gemeentelijke processen en de daarin ontstane informatie, in het ISP-systeem (Informatie Structuur Plan);
• Opstellen en bijhouden van procedures, hotspotlijsten en werkafspraken;
• Analyseren van prestaties en rapporteren over verbetermogelijkheden;
• Bij afwezigheid van de vaste secretaris fungeren als secretaris van het Strategisch Informatie Overleg.

Waar kom je te werken?
Je wordt onderdeel van het cluster Archiefbeheer van team Informatiebeheer en Control (IBC), onderdeel van de afdeling Data, Informatie & Technologie (DIT). IBC is met haar 28 collega’s het kloppend hart van informatiebeheer binnen de gemeente Tilburg. Hier werken bevlogen professionals samen aan één doel: zorgen dat informatie betrouwbaar, toegankelijk en toekomstbestendig is. Het team bestaat uit vier clusters die elkaar versterken – van strategisch advies en systeeminrichting tot postverwerking en archiefbeheer. Samen zorgen we ervoor dat informatie niet alleen goed wordt opgeslagen, maar ook toegankelijk blijft voor de toekomst. Werken in dit team betekent samenwerken aan een transparante overheid die grip heeft op haar informatie.

Wat breng je mee?
Jij bent analytisch sterk, werkt gestructureerd en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Je bent een echte verbinder, communiceert helder en schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus binnen de organisatie. Je bent organisatiesensitief, klantgericht en flexibel, en je weet informatie gestructureerd en nauwkeurig te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in archivistiek, informatiekunde of LARM (Leergang Adviseur Recordmanagement);
• Kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, Awb, AVG en de Selectielijst;
• Ervaring met digitaal archiveren en zaakgericht werken;
• Affiniteit met procesoptimalisatie en (informatie)systemen;
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent 28 tot 36 uur beschikbaar.

Wat krijg je ervoor terug?
De Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis.

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 9 met aanloopschaal 8. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 3.171,- en maximaal € 4.998,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Indien je momenteel in vaste dienst bent bij Gemeente Tilburg, blijf je in vaste dienst;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?
De vacature staat open t/m 31 oktober 2025. De gesprekken zullen naar verwachting plaatsvinden in week 46 (13 november). Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Eurydice van Vliet, Teammanager, via tel nr. 0650013568. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@tilburg.nl.

Overige info
Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor burgers en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.

Wil je meer weten over het speelveld van deze vacature? Kijk dan eens op onderstaande websites:

Werken bij Gemeente Tilburg
Onze arbeidsvoorwaarden
Meer over CAO-gemeenten