Grip krijgen op de interne organisatie van gemeenten

Leeuwarden, Rotterdam, Zaanstad en Boxtel en Sint-Michielsgestel zijn samen met Buurkracht alweer een dik jaar onderweg om op grote schaal structurele betrokkenheid van inwoners bij de energietransitie te organiseren. Inmiddels komen de buurtinitiatieven goed op gang. Rondom energiebesparing, maar bijvoorbeeld ook rondom vergroening, buurtzorg of mobiliteit. Want inwoners bepalen zelf waarmee ze eerst aan de slag gaan in hun buurt. En dan blijkt, zoals ook naar voren komt uit ‘de nationale buurkracht monitor 2025’, dat de interne organisatie van gemeenten vaak nog niet optimaal op samenwerking met inwoners ingericht is. Waar lopen gemeenten tegenaan en vooral: wat zijn hun oplossingen en aanbevelingen?

Ondanks de grote verschillen tussen de verschillende gemeenten die deelnemen aan het project, vertonen de hobbels die ze op hun pad tegenkomen, opvallende overeenkomsten. Dit zijn de meest voorkomende – en waarschijnlijk herkenbare:

• Complex speelveld:  In de praktijk gebeurt er vaak op allerlei thema’s al veel in de wijken, en zeker in de grote gemeenten zijn daarbij al diverse partijen actief. Maar ook bij de minder grote gemeenten blijkt het speelveld behoorlijk complex. Wil je dan ook nog bewoners actief gaan betrekken bij de energietransitie, dan kan dit tot weerstand leiden. Bijvoorbeeld bij wijkregisseurs of bewonersorganisaties die bang zijn dat nieuwe initiatieven hún activiteiten gaan verdringen of doorkruisen. Dan is er lobbywerk nodig om hen ervan te overtuigen dat het ‘organiseren van buurkracht’ bestaande initiatieven juist kan versterken.
• Oud zeer: Hoe soepel het ook loopt om inwoners te vinden die iets voor hun buurt willen doen en die bewoners bij elkaar te brengen, dat wil niet zeggen dat meteen alles op rolletjes gaat lopen. In verschillende gemeenten zien we dat als de buurtteams eenmaal aan het werk gaan, er vragen komen. Dan blijkt dat mensen eerder aan andere plannen gewerkt hebben met de gemeente – en vervolgens nooit meer iets hebben gehoord. Dat er toch oud zeer zit dat nu een obstakel vormt. Ook dat vraagt om reparatiewerk. Bijvoorbeeld door, liefst met de verantwoordelijke wethouder erbij, in gesprek te gaan met die inwoners. Zo haal je de angel eruit en kun je met een schone lei beginnen en verder werken aan de vertrouwensband. Want vertrouwen is essentieel om vooruit te komen.
• Moeizame interne processen: Wat opvalt is dat veel teams ervoor kiezen om eerst iets in de openbare ruimte aan te pakken: een speeltuin, een bloemenweide, meer groen. Logisch, want uit peilingen in de buurten blijkt dat vaak daar de meeste behoefte aan is, dat buurtgenoten daarop aanslaan. Maar voor dat soort initiatieven is de medewerking nodig van beheer en onderhoud, en daar beginnen lastige situaties te ontstaan. Want zij hebben hun handen al vol en dan betekenen die plannen waar bewoners enthousiast over zijn, alleen maar extra werk. Opnieuw is persoonlijk contact de beste ijsbreker: ga bij je collega’s langs, luister naar wat er bij hen speelt en wat ze allemaal op hun bord hebben, en kijk waar je samen toch nog een gaatje kunt vinden.
• Verkokering: In het verlengde van de uitdagingen met beheer en onderhoud, of misschien wel aan de basis hiervan, ligt dat participatie in de meeste gemeentelijke organisaties wordt aangevlogen vanuit individuele beleidssectoren. Terwijl het dagelijks leven van mensen in wijken zich niet aan die hokjes houdt. Voor succesvolle participatie is dan ook afstemming nodig tussen afdelingen van gemeenten. Waar de trekkers dan vaak tegenaan lopen, is dat er discussies ontstaan over capaciteit, taakverdeling en budgetten. Waardoor de interne samenwerking stroever verloopt dan gehoopt. Een echt leerpunt uit het project: houd vooraf rekening met extra uren die nodig zijn van andere afdelingen. Probeer deze zo nauwkeurig mogelijk in te schatten. Betrek teamleiders en maak hier afspraken over met elkaar. En/of maak een apart potje participatie-uren en -budget.
• Een hoog verloop binnen gemeenten: Dit speelt landelijk, en ook bij een paar gemeenten die meedoen aan het project zijn al wisselingen van de wacht geweest. Geen pré in een proces dat draait om vertrouwen en continuïteit. Hoe kun je dan de relatie bestendigen? De trekkers van het project zijn blij met de buurtbegeleiders van Buurkracht als vast aanspreekpunt voor de buurtteams én de gemeenten. Maar kijken ook naar andere manieren om voor de langere termijn meer continuïteit te waarborgen. Bijvoorbeeld door buurtteams te koppelen aan wijkmakelaars of -regisseurs. Een onderwerp dat in het tweede jaar van de samenwerking per gemeente verder uitgewerkt wordt.

Drie bonustips om je interne organisatie participatie-proof te maken

Voor elk obstakel waar gemeenten in dit project op stuiten, vinden ze samen met Buurkracht en de buurtteams ook wel weer een oplossing. Hier kunnen andere gemeenten hun voordeel mee doen. Net als met de algemene tips van Tom Tetteroo en Nessy Don Griot, projectleiders voor de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel, die we na afloop van de intervisiebijeenkomst spraken:

• Reserveer een participatiepotje:  Zoals gezegd: participatie houdt zich niet aan beleidssectoren. Wil je interne discussies voorkomen, zorg dan niet alleen dat je op voorhand in kaart hebt wat bewoners van verschillende afdelingen gaan vragen, maar ook dat hier een ‘neutraal’ budget voor beschikbaar is.
• Stel een oliemannetje of -vrouwtje aan: Idealiter is er iemand in de organisatie die soepel verbindingen legt tussen afdelingen en zich binnen en buiten de organisatie beweegt om participatie te bevorderen. Iemand die drempels wegneemt bij collega’s die nog koudwatervrees hebben voor participatie. En zorgt dat bewoners geen last hebben van gemeentelijke structuren omdat ze een aanspreekpunt hebben bij de gemeente. Dit kan een participatiecoördinator zijn, maar ook een andere bevlogen medewerker.
• Zet in op werkplezier: Als je energie wil losmaken bij inwoners, is het belangrijk dat je zelf ook die energie uitstraalt. Het kan alleen maar van twee kanten komen. Bovendien blijven medewerkers langer als ze plezier hebben in hun werk – zo kun je ook echt iets met bewoners opbouwen.

Meer weten?

Lees voor meer informatie ook eens deze artikelen:

-  Op weg naar efficiënte participatie aanpak in de energietransitie
-  Menselijke energie in wijken in kaart gebracht 
-  Gemeenten in gesprek over opschaling binnen de energietransitie
-  TU Delft neemt participatietraject onder de loep