Huiselijke hoorzittingen werken beter

Gesprekken met bezwaarmakers vinden doorgaans plaats in ‘zakelijke’ vergaderzalen in het gemeentehuis. Uit onderzoek blijkt dat een huiselijke inrichting ervan kan bijdragen aan een positievere waardering van de ruimte. Maar voor het verloop van de zitting en de procedureel-rechtvaardige beleving ervan lijkt die huiselijkheid weinig verschil te maken.

Vervreemdend

Bezwaarmakers zijn regelmatig ontevreden over de manier waarop hun bezwaarschriften worden behandeld. De bezwaarschriftprocedure vinden ze ‘formeel’ en ‘juridisch’ en werkt ‘vervreemdend’. Tijdens de gesprekken komen juridische aspecten aan de orde, onderliggende onvrede niet. Wel gaan veel bezwaarbehandelaars tegenwoordig meer ‘mens- en oplossingsgericht’ te werk, met aandacht voor de beleving door de burger.

Arnt Mein, lector Responsieve rechtspraktijk aan de Hogeschool van Amsterdam vroeg zich af: speelt de ruimte waar het gesprek met bezwaarmakers plaatsvindt een rol? Hoorzittingen worden doorgaans gehouden in tamelijk functionele en zakelijke ruimtes op het gemeentehuis. Dit zou de afstandelijkheid en vervreemding in de hand kunnen werken.

Tandartsgevoel

In het rapport De huiselijke hoorzitting doet hij verslag van een onderzoek naar de behandeling van bezwaarschriften binnen drie gemeenten. In het bijzonder kijkt Mein naar de invloed van de inrichting van de ruimte waar de hoorzitting plaatsvindt op het verloop en de beleving van die procedure.

Ontvangstruimten van gemeentehuizen en werkplekken van ambtenaren worden steeds vaker ‘huiselijk’ ingericht, maar de ruimte voor de hoorzitting blijft daarbij achter. Elders wordt daar wel naar gekeken. Neem patiëntenkamers en de spoedeisende hulp: daar is meer aandacht voor lichtinval, kleurgebruik, materiaalkeuze, akoestiek en opstelling. Mogelijk kan een ruimte voor de hoorzitting die bezwaarmakers als prettig ervaren, zo is het idee, hen op hun gemak stellen zodat partijen nader tot elkaar komen. Op gemeentehuizen wordt daarover nogal geklaagd. Bezwaarmakers spreken in het onderzoek over ‘kale ruimtes’, ‘tandartsgevoel’, ‘het was een soort personeelskantine’ en ‘word ik niet herkend met die glazen wanden’. Velen vinden de ruimte waarin of de tafel waaraan wordt overlegd te groot, wat ‘afstand creëert’. Ze zien graag een plant, kunst aan de muur en warm licht. Anderen vinden het raar dat het gesprek plaatsvindt. Iemand spreekt van een ‘kippenhok van twee bij twee’, terwijl ‘het gemeentehuis zo groot is’.

Zintuigen

In het onderzoek betrekt Mein twee typen bezwaarschriften: over het fysiek domein (omgevingsrecht, openbare orde) en het sociaal domein (werk en inkomen, welzijn). In één gemeente zijn drie interventies uitgevoerd, gebaseerd op de zintuigen gehoor, reuk en zicht. Dat zijn een soundscape (subtiele geluiden met een kalmerend effect op het menselijk brein), het vooraf verspreiden van geur in de ruimte dat een positief gevoel moet oproepen, en een huiselijke omgeving met gordijnen, kussens in de stoelen, een dekentje op tafel en een plastic kamerplant.

Uit het onderzoek blijkt dat in het fysiek domein de inrichting van de ruimte een geringe invloed heeft op de beleving van de procedure. Bezwaarmakers verwachtten een neutrale en functionele ruimte, dat past bij een technocratische behandeling van hun zaak. De soundscape en de geurverspreider maakten weinig verschil.

Bijzonder onprettig

Voor het sociaal domein was het anders: daar lijkt de inrichting van de ruimte er wel toe te doen. De spreekkamers voor de hoorzittingen worden over het algemeen als bijzonder onprettig ervaren. Dat maakt de procedure naar het gevoel van bezwaarmakers ‘minder rechtvaardig’: zij bevinden zich als one shotters vaak in een kwetsbare en afhankelijke positie ten opzichte van de gemeente als repeat player. Zij hadden in deze gevallen juist de behoefte aan een uitnodigende ruimte die vertrouwen en gelijkwaardigheid uitstraalt. De interventie (zoals een huiselijke inrichting) leidde over het algemeen tot een positievere beleving van de procedure.

Menselijker inrichten

Volgens Mein is het geen slecht idee om de spreekkamers waar bezwaarmakers in het sociaal domein te woord worden gestaan menselijker in te richten: met gebruik van kleur en geur, natuurlijke elementen en materialen, een grote ronde of ovalen tafel. Een herinrichting van deze spreekkamers kan zo bijdragen aan de compensatie van de ongelijkwaardigheid tussen bezwaarmakers in het sociaal domein en de gemeentelijke overheid. Dit kan leiden tot herstel van vertrouwen van de burger in de overheid. ‘Meer in het algemeen zou het gebruik van de ruimte voor een hoorzitting beter kunnen worden afgestemd op het type zaak en de bezwaarmaker’, aldus het rapport. ‘Juridische afdelingen zouden hiervoor over meer speelruimte moeten beschikken, waar zij de ruimte waar de hoorzitting plaatsvindt moeten delen met anderen. De ruimte voor de hoorzitting is nu vaak een sluitpost.’