Falend risicomanagement bij gemeenten?

Er is iets merkwaardigs aan de hand in gemeenteland. Duizenden inwoners zitten met waardeloze stadspassen of cadeaukaarten en miljoenen euro’s aan gemeenschapsgeld lijken verdampt. Het bedrijf achter deze passen, Groupcard, had geen vergunning van De Nederlandsche Bank. Toch gingen tientallen gemeenten met hen in zee. Hoe kan dat?

Deze informatie was niet geheim. Het DNB-register is openbaar, en vergunningen zijn eenvoudig controleerbaar. Maar in de waan van alledag en misschien de drang om maatschappelijk betrokken oplossingen te omarmien, lijkt bij veel gemeenten de basisvraag vergeten: mag deze partij eigenlijk wel doen wat ze belooft?

Er is ook iets merkwaardigs aan de bedrijfsstructuur: een wirwar van bv’s en stichtingen, allemaal onder de regie van één eindverantwoordelijke directeur. Zonder onafhankelijk toezicht of scheiding van zeggenschap. Zo’n structuur zou ondenkbaar zijn bij een bank maar bleek voor gemeenten acceptabel. En dat voor een organisatie die miljoenen aan publiek geld en burgertegoeden beheerde.

Daarnaast speelt de kwestie van de derdenrekening, ondergebracht in een stichting. Dergelijke rekeningen zijn bedoeld als bescherming bij calamiteiten. Maar dan wel met een onafhankelijk stichtingsbestuur. Het bleek echter dat het tegoed in dit geval niet veilig was en dat de stichting bestuurd werd door dezelfde directeur alleen. De gevolgen zijn ernstig. Het faillissement trof ruim een derde van alle gemeenten, met in totaal naar schatting €14 miljoen aan gemeenschapsgeld dat mogelijk niet terug te halen is. Veel gemeenten zijn gedupeerd en onderzoeken nu juridische stappen.

De vraag rijst: wat leren we hiervan en zijn er meer van dit soort risico’s? Vraagt dit om meer control? Of vraagt dit om control serieus een plek te geven aan de voorkant van afspraken, samenwerkingen en constructies die we als gemeenten aangaan?

Ik denk aan onder andere de volgende checks om gemeentelijk geld te beschermen: Om gemeentelijk geld beter te beschermen zijn enkele checks noodzakelijk. Allereerst de vergunning: mag een organisatie doen wat ze belooft? Vervolgens de structuur: is er een heldere organisatiestructuur met onafhankelijk toezicht? Bij een netwerk van bv’s en stichtingen bestuurd door één persoon zouden alarmbellen moeten afgaan. Ook is een financiële gezondheidstoets belangrijk: jaarrekeningen, liquiditeit en solvabiliteit geven inzicht in de mate waarin organisaties afspraken financieel kunnen nakomen en welke risico’s een gemeente hierin bereid is te lopen. Leveranciers- en partnermanagement kan sterk verbeterd worden, zeker bij risicovolle ruimtelijke projecten en grote zorgleveranciers. Tot slot is een continuïteitsplan cruciaal: wat gebeurt er bij een faillissement? Denk aan cruciale software. Is er een escrow-overeenkomst om verlies van kritische data te voorkomen?

Hoeveel andere ‘goedbedoelde’ samenwerkingen lopen er nu die riskant zijn? Laat het een wake-up call zijn voor gemeentelijke samenwerking. Vertrouwen we op intuïtie of stellen we normale checks & balances op bij elke partner die met gemeenschapsgeld werkt?

En wie neemt hierin het voortouw? Mag je van de 2e lijn verwachten dat ze aansturen op deze toets vooraf en dat de derde erop toeziet dat dit gebeurt? Of vertrouwen we er blindelings op dat de eerste lijn hier invulling aan geeft?