Rechtmatigheid en het belang van procesmanagement

Gemeenten, provincies en andere organisaties die voor een groot deel met publiek geld gefinancierd worden zijn verplicht een “rechtmatigheidsverklaring” af te geven, later gevolgd door een “In Control statement”. Als onderdeel van deze verantwoordelijkheid worden bij lagere overheden de processen in kaart gebracht.

Procesmanagement is het vakgebied waarin processen worden gemodelleerd. Door de processen daarbij met de medewerkers te bespreken ontstaat “people driven change” en komt het inzicht in relevante uitzonderingen echt naar voren. De organisatie krijgt de basis op orde en kan van daaruit niet één, maar meerdere verantwoordelijkheden en doelstellingen ondersteunen.

Rechtmatigheidsverantwoording is een ‘normale’ compliance-verantwoordelijkheid

De rechtmatigheidsverantwoording is voor veel organisaties een bijzondere verantwoording. Het is vaak aanleiding om voor de eerste keer processen écht te beschrijven en breed met medewerkers te bespreken.

Toch is de rechtmatigheidsverantwoording een normale ‘compliance zaak’. Veel private organisaties zoals productiebedrijven en servicebedrijven in de automotive, de luchtvaart, de scheepvaart etc. hebben al lange tijd een certificaat of controle-instantie van rechtswege. Deze organisaties hebben ervaren dat het invoeren van een nieuw certificaat of de AVG relatief eenvoudig is omdat de operationele processen al “In Control” zijn.

Overheidsinstanties daarentegen zijn vaak “administratieve” organisaties waarbij het klantproces, van vraag tot levering van een dienst, niet echt zichtbaar is en ook voor veel medewerkers niet echt bekend is. Nu, door de rechtmatigheidsverantwoording, worden de werkprocessen in kaart gebracht. Procesmanagement speelt een belangrijke rol omdat het zorgt voor twee cruciale facetten; betrekken van medewerkers en (onder)kennen van uitzonderingen.

Het betrekken van medewerkers is cruciaal

Een goede compliance vraagt om grote betrokkenheid, inzicht en beleving van medewerkers in alle werkprocessen. De hoofdredenen hiervoor zijn:

1. Wanneer medewerkers weten waar in het proces de compliance-zaken spelen, pas dan kunnen ze dit in perspectief plaatsen. Voor het uitvoeren van de compliance verantwoordelijkheid is het belangrijk dat ze weten waar en wanneer in hun werk dat aan de orde is.
2. Processen zijn aan veranderingen onderhevig. Wanneer processen veranderen, omdat de diensten aangepast moeten worden, wetten veranderen of er een verbetering wordt doorgevoerd, dan kunnen medewerkers vanuit hun kennis en ervaring helpen de zaak In Control te houden. Zeker wanneer er nieuwe uitzonderingen ontstaan waar eerder een compliance-situatie niet van toepassing was, is deze betrokkenheid zeer belangrijk. Immers, uitzonderingen zijn situaties waar net even anders gehandeld moet worden.
3. De brede betrokkenheid van medewerkers is in het totale proces essentieel. Er zijn altijd meerdere en verschillende compliance zaken van toepassing op een proces. De uitvoering van het proces moet niet te veel verstoord worden door deze compliance zaken. Met kennis van het hele proces en inzage in wie wat wanneer doet, kan dit optimaal ingevuld worden.

Een extra belangrijke rol voor uitzonderingen

Het belang van uitzonderingen wordt vaak onderschat. Uitzonderingen zijn uitzonderingen omdat daar een andere situatie is; er wordt anders gewerkt, er moeten andere data en systemen worden ingezet, ander soort controles zijn van toepassing en andere mensen of functies  zijn betrokken. Deze uitzonderingen moeten in de processen dus voldoende onderkend en in kaart gebracht zijn om een groot compliance-risico te voorkomen. Onwetendheid is immers het grootste gevaar in iedere compliance situatie.

Vooral in human-centric organisaties waar veel mensen werken, (overheidsinstellingen zoals gemeenten zijn hier een goed voorbeeld van), hebben medewerkers met een groot aantal uitzonderingen te maken. Die uitzonderingen zijn ontstaan omdat processen organisch doorgroeien, nieuwe medewerkers een goed idee hebben, burgers anders geholpen moeten worden, een nieuwe module van een IT-systeem wordt ingezet etc.

De som van de uitzonderingen is vaak groter dan het aantal gevallen dat als een ‘clean case’ behandeld kan worden. Maar belangrijker nog, zonder het kennen van de uitzonderingen kan er geen sprake van een In Control situatie zijn en is het welhaast onmogelijk een kloppende rechtmatigheidsverantwoording af te leggen.

Rechtmatigheid in de praktijk

Weten van Rechtmatigheid en waarom het belangrijk is, is stap één. Zien en horen hoe procesmanagement in de praktijk wordt ingezet ten behoeve van de Rechtmatigheidsverantwoording is stap twee. Binnenkort zullen we op onze kennispartnerpagina een webinaropname publiceren waarin de Gemeente Bunnik dit uiteenzet.